Estructura organizacional: qué es, características, tipos, elementos
¿Qué es una estructura organizacional?
Una estructura organizacional o modelo organizacional es aquel que define una empresa por medio de su marco referencial, que incluye líneas de autoridad, comunicaciones, deberes y asignación de recursos. Determina cómo las actividades, (asignación de tareas, coordinación y supervisión) se dirigen hacia el logro de los objetivos.
Las organizaciones deben ser eficientes, flexibles e innovadoras para lograr una ventaja competitiva sostenible. La estructura organizacional también se puede considerar como la ventana de visualización o la perspectiva a través de la cual los individuos ven su organización y su entorno.
Una organización se puede estructurar de muchas maneras diferentes, según sus objetivos. La estructura de una organización determinará los modos en los que va a operar y funcionar. El modelo organizacional permite la asignación explícita de responsabilidades para la realización de diferentes funciones y procesos a diferentes entes.
Características de una estructura organizacional
Para operar de manera eficiente, una empresa necesita un sistema formal de toma de decisiones, comunicación y finalización de tareas que concuerde con las necesidades de la compañía.
Estructura definida y documentada
Toda estructura de la compañía debe tener un marco establecido que defina la jerarquía. La estructura debe definir claramente cada trabajo, indicando explícitamente la función de ese trabajo, el alcance y la alta gerencia a la que se refiere el rol.
Debe estar bien documentada y ser fácilmente accesible para todos los empleados, para evitar que la gente se confunda sobre sus tareas y roles, o que pase tiempo en tareas que están fuera de su alcance.
Comunicación
Una buena estructura organizacional tendrá establecida una jerarquía de comunicación que determine cómo se comunica el personal entre sí en diferentes situaciones.
Describirá cómo se delegan y se comunican las tareas a los empleados, cómo los empleados mantienen actualizada a la gerencia sobre las tareas y cómo informan o presentan quejas sobre problemas.
Una estructura de comunicación ideal tendrá documentada una cadena de mando para guiar a los empleados en sus interacciones diarias.
Una estructura de comunicación clara permite que el liderazgo mejore las interacciones en la empresa.
Visión clara
Toda empresa debe tener una visión. Sirve como fundamento para establecer las metas y objetivos de la compañía.
Debe definir claramente lo que defiende, lo que quiere lograr y sus límites morales y éticos. La visión debe ser concisa y proporcionar dirección para el negocio. La estructura organizacional debe ser creada con base en la visión de la compañía.
Departamentalización
La departamentalización puntualiza la manera en la que una empresa agrupa distintos fragmentos de su organización. Por ejemplo, un modelo organizacional funcional congrega los trabajos según su función, como ventas, mercadeo, fabricación y servicio al cliente.
Una organización divisional se agrupa según la geografía, tal como una región oriental y occidental. Otras formas de departamentalización incluyen departamentalización por cliente, producto o mercado.
Especialización del trabajo
La especialización laboral, conocida también como división del trabajo, es el nivel en el que son divididas tareas concretas dentro de una empresa en trabajos individuales.
Cuando es extensa la especialización laboral, una empresa puede asignarle a una persona una tarea como parte de un proyecto más grande. Con frecuencia, este tipo de entorno crea tareas más pequeñas y repetitivas.
Jerarquía de autoridad
También llamada cadena de mando, alude a la línea de autoridad de una organización, detallando quién reporta a quién.
Con relación a la jerarquía de la autoridad está el alcance del control. Se refiere a la cantidad de dependientes sobre los que los gerentes tienen autoridad.
Centralización y descentralización
Las estructuras organizacionales descentralizadas difunden las responsabilidades de toma de decisiones a los gerentes de nivel inferior y a algunos empleados no gerenciales.
Por otro lado, un modelo organizacional centralizado mantiene las responsabilidades de control y toma de decisiones cerca de la cima de la compañía.
Sin embargo, que una organización esté centralizada o descentralizada puede depender de diversos elementos, tales como la cantidad de niveles jerárquicos que tenga la empresa o el grado en que una empresa se encuentre dispersa geográficamente.
Tipos
Organización simple o empresarial
Una organización simple tiene una estructura organizacional flexible, impulsada generalmente por líderes con mentalidad emprendedora. Las empresas en sus inicios, administradas por sus propietarios, ejemplifican este tipo de organización.
Organización de maquinaria (burocrática)
Henry Mintzberg calificó a una organización altamente burocrática como una “maquinaria”. Las agencias gubernamentales y otros tipos de corporaciones grandes personifican este estilo.
La organización de maquinaria se define por su estandarización. El trabajo está muy formalizado, existen muchos procedimientos, la toma de decisiones está centralizada y las tareas se agrupan por departamentos funcionales.
Organización profesional
El tipo de organización profesional tiene un nivel similar de burocracia al de tipo maquinaria. Sin embargo, se caracteriza por un alto grado de conocimiento profesional.
Estos trabajadores técnicamente capacitados suelen tener habilidades especializadas y autonomía en su trabajo. Esto permite una toma de decisiones más descentralizada que la que prevalece en el tipo de maquinaria.
Organización divisional
Una estructura divisional es común en las grandes corporaciones con múltiples unidades de negocios. Las empresas dividen sus negocios y productos en divisiones para promover la administración específica de cada división.
Organización innovadora (“adhocracia”)
En las nuevas industrias, las empresas necesitan innovar y funcionar sobre una base ad hoc para sobrevivir. La clara ventaja de las adhocracias es que mantienen un grupo central de talentos. De este grupo se pueden extraer personas en cualquier momento para resolver problemas y trabajar de una manera altamente flexible.
Elementos
El modelo organizativo de Mintzberg, también denominado modelo de los cinco elementos de la organización de Mintzberg, divide a la empresa en los siguientes elementos básicos:
Ápice estratégico
En la parte superior de la organización hay un ápice estratégico, cuyo objetivo es garantizar que la organización cumpla su misión y gestione la relación con su entorno.
La alta gerencia (el ápice estratégico) establecerá estrategias y políticas organizacionales a largo plazo a través de las cuales se alcanzarán los objetivos.
Las personas que componen el vértice —por ejemplo, el director ejecutivo— son los responsables ante los propietarios, agencias gubernamentales, sindicatos, comunidades, etc.
Línea media
Debajo del ápice está la línea media, que son un grupo de gerentes intermedios responsables de convertir los objetivos y los planes estratégicos generales del ápice estratégico en planes detallados de acción operativa.
Estos planes de acción operativa serán llevados a cabo por los trabajadores, especificando las responsabilidades gerenciales para las tareas particulares y cómo serán asignados los recursos.
Estos gerentes intermedios también serán responsables de supervisar las actividades y tomar medidas para garantizar que los recursos se usen de manera eficiente y efectiva para lograr los objetivos de la organización.
Tecnoestructura
A medida que las organizaciones crecen y se hacen más complejas, desarrollan un grupo separado de personas que se preocupan por la mejor manera de hacer un trabajo.
Especifican los criterios de salida (por ejemplo, estándares de calidad) y se aseguran de que el personal tenga las habilidades apropiadas (organizando programas de capacitación). Este grupo de analistas es mencionado por Mintzberg como la tecnoestructura.
La tecnoestructura está compuesta por individuos y equipos clave que trabajan en funciones como recursos humanos, capacitación, finanzas y planificación.
Mintzberg afirma que hay varios roles aquí. Los analistas deciden las mejores formas de realizar los trabajos y buscan estandarizar las habilidades. Los planificadores deciden los productos y definen los requisitos de calidad.
Personal de apoyo
La organización también agrega otras funciones administrativas que prestan servicios; por ejemplo, asesoramiento legal, relaciones públicas, cafetería, etc. Estos son el personal de apoyo.
El personal de apoyo trabaja en funciones tales como investigación y desarrollo, relaciones públicas y servicios legales. Sus productos no contribuyen directamente a los propósitos centrales de la organización, pero sus actividades contribuyen a la eficiencia y efectividad del ápice estratégico, la línea media y el núcleo operativo.
Núcleo operativo
Finalmente, en la parte inferior de la organización está el núcleo operativo. Estas son las personas que realizan el trabajo básico de producir los productos o prestar los servicios.
Referencias
- Diane Chinn (2018). What Is an Organizational Model? Small Business – Chron. Tomado de: smallbusiness.chron.com.
- Rick Suttle (2018). Models of Organizational Structure. Small Business – Chron. Tomado de: smallbusiness.chron.com.
- Wikipedia, the free encyclopedia (2018). Organizational structure. Tomado de: en.wikipedia.org.
- Erik Devaney (2018). The Pros & Cons of 7 Popular Organizational Structures [Diagrams]. Hubspot. Tomado de: blog.hubspot.com.