Erogación: concepto, características, para qué sirve, ejemplo
¿Qué es una erogación?
Una erogación (contabilidad) en efectivo, también llamada pago en efectivo, se refiere al pago realizado por una empresa durante un período específico, como un mes, un trimestre o un año. Es la salida de efectivo pagado a cambio de la provisión de bienes o servicios.
No solo incluye los pagos en efectivo (salida de caja), sino también a través de cheques o transferencias electrónicas de fondos. Si se realiza el pago con un cheque o a través de una transferencia, normalmente hay un retraso de uno o dos días antes de que los fondos se retiren de la cuenta bancaria de la compañía, debido a la duración de su procesamiento.
Las erogaciones en efectivo generalmente se realizan a través del sistema de cuentas por pagar. Sin embargo, los fondos también se pueden desembolsar a través del sistema de nómina y mediante la caja chica.
El proceso de erogación de efectivo se puede subcontratar con el banco de la empresa, para que emita los pagos a partir de las fechas autorizadas por la compañía pagadora utilizando los fondos de la cuenta corriente de la entidad.
Características de la erogación
Una erogación representa una salida de efectivo. La actividad de pago resulta en una reducción del saldo de caja disponible en una cuenta corriente.
También se puede realizar una erogación en efectivo para reembolsar dinero a un cliente, que se registra como una reducción de las ventas. Otro tipo de erogación en efectivo es el pago de dividendos a los accionistas; esta se registra como una reducción en el capital corporativo.
Existe una gran cantidad de posibles transacciones de erogación, entre las cuales se encuentran las siguientes:
- Salarios pagados a los empleados.
- Comisiones de venta que se pagan a los vendedores.
- Regalías pagadas por el uso de la propiedad intelectual.
- El pago de facturas de proveedores.
- Dividendos que se pagan a los accionistas o inversionistas.
- Impuestos que se pagan al Estado.
Las formas más comunes que puede tomar una erogación son en efectivo, cheque, transferencia electrónica automatizada por cámara de compensación, tarjeta de débito y transferencia bancaria.
Cuentas de erogación
Una compañía usa las cuentas de erogación para controlar el dinero que utiliza para gastos tan diversos como nómina, litigios, multas regulatorias, mantenimiento de equipos y suministros de oficina.
Cualquier cuenta en la que confíe el negocio para supervisar lo que sale de las arcas corporativas califica como cuenta de erogación. Dada la importancia de estas cuentas, hay mucho pensamiento estratégico para formular y adoptar los procedimientos de erogación.
Estas normativas ayudan a los empleados a entender claramente cómo erogar los fondos, cuándo hacerlo, de quién obtener la aprobación y cómo reportar las partidas.
Un contador registra las transacciones y las contabiliza en los libros contables, como el libro mayor y el libro de cuentas por pagar. Cada registro incluye la fecha, el nombre del beneficiario, la cantidad cargada o acreditada, el método de pago, el propósito del pago y su efecto en el saldo de caja general de la empresa.
Las cuentas en el libro mayor dependen del tipo de negocio. Por ejemplo, un minorista tiene pagos por artículos de inventario, cuentas por pagar y salarios. Un fabricante tiene transacciones de materias primas y costos de producción.
¿Para qué sirve?
Las erogaciones en efectivo miden la cantidad de dinero que realmente está saliendo de una empresa. Este monto puede ser muy diferente de la ganancia o pérdida real de la compañía.
Por ejemplo, si una empresa utiliza el método contable de devengado, los gastos se declaran cuando se incurre en estos, no cuando se pagan. Del mismo modo, los ingresos se informan cuando se ganan, no cuando en realidad son cobrados.
Sin embargo, si los ingresos no son cobrados tan rápidamente como se desea, pero se están pagando los gastos, se podría estar reportando una ganancia pero sin tener dinero en efectivo por haberse acabado.
La erogación de dinero es parte del flujo de efectivo. Si el flujo de efectivo es negativo, lo cual significa que las erogaciones son más altas que los ingresos, puede ser una advertencia anticipada de una posible insolvencia.
Diario de erogaciones
El diario de erogaciones es el registro que llevan los contadores de todos los gastos financieros realizados por una empresa antes de publicarlos en el libro mayor.
Los diarios de erogaciones cumplen una serie de funciones, como un medio para registrar la cancelación de impuestos y la categorización de otros gastos. Todas las compras realizadas en efectivo se registran en el diario de erogaciones.
Este diario se concilia mensualmente con las cuentas del libro mayor. Estas se utilizan posteriormente para crear los estados financieros para los períodos contables regulares.
Los diarios se mantienen en el software de contabilidad y contendrán la siguiente información básica: fecha del desembolso, número de cheque, tipo de transacción, monto, beneficiario y nota.
El administrador del diario debe ser muy meticuloso y estar al tanto de cada transacción para mantener el diario adecuadamente. También es una buena práctica establecer controles internos para que el dinero no sea desviado o malversado.
Dichos controles internos podrían ser verificar erogaciones de montos grandes o hacer seguimiento a esquemas de pago particulares para detectar actividades inusuales.
Más allá de su uso para las entradas del libro mayor en la preparación de los estados financieros de una compañía, el diario de erogaciones puede proporcionar información a los propietarios sobre las actividades del manejo de efectivo.
Entre la información destacada que presenta dicho diario destaca cuánto se destinó al inventario de ese mes, cuánto salió por salarios, cuánto por arrendamientos, cuánto para servicios externos, entre otros aspectos. El diario se convierte en un buen recurso para guiar futuras decisiones de erogación de efectivo.
Ejemplo
Un ejemplo de una erogación es cuando el abogado de una compañía, mientras está preparando un caso, realiza pagos a terceros por honorarios judiciales o médicos, investigaciones privadas, envío de documentos o informes de expertos.
Las erogaciones pueden ser costosas en casos que involucren informes de expertos para el establecimiento de pruebas, especialmente en casos de lesiones personales, cuando lesiones graves tengan efectos a largo plazo y deban evaluarse inmediatamente.
Estos informes permiten determinar con mayor precisión las pérdidas del cliente y permiten comprender mejor los daños reclamados. El abogado le notifica al cliente y a la compañía de seguros antes de incurrir en altos costos de erogación. El cliente debe reembolsarle al abogado.