Proceso administrativo: concepto, etapas, importancia, ejemplos
¿Qué es el proceso administrativo?
El proceso administrativo es el procedimiento de gestión, planificación y análisis realizado para poder alcanzar todos los objetivos de una organización. Es una manera de ver y luego controlar los procesos que están presentes en una empresa, buscando formalizar e instaurar mejores formas de hacer el trabajo.
Es decir, se refiere a la alineación de los diferentes procesos con los objetivos estratégicos de un negocio, al establecimiento de sistemas de medición de esos procesos, y a la capacitación y organización de los gerentes para que gestionen los procesos de manera efectiva.
Por tanto, el proceso administrativo involucra cómo se estudian, identifican, cambian y monitorean los procesos de un negocio para asegurar que funcionen sin problemas y puedan mejorarse con el tiempo.
Es una metodología efectiva para asegurar que los procesos sean eficientes y efectivos, ya que esto dará como resultado una organización mejor y más rentable. De hecho, significa una serie de actividades u operaciones que se realizan para lograr un objetivo específico. Es una forma sistemática de hacer las cosas.
Por ejemplo, en una fábrica existe un proceso de producción. De igual modo, en el proceso administrativo se utilizan los recursos y los esfuerzos humanos de manera ordenada para lograr objetivos específicos. Este proceso sugiere las funciones que deben realizar los gerentes.
Características del proceso administrativo
El proceso administrativo tiene ciertas características:
Mejora continua
El proceso administrativo no debe ser un ejercicio de una sola vez. Debe implicar una evaluación continua de los procesos e incluir acciones para mejorar su flujo total. Todo esto conlleva un ciclo continuo de evaluación y mejora de la organización.
Se cambian procesos existentes
En lugar de erigir procesos absolutamente nuevos o “perfectos” se deben mejorar los procesos existentes, para evitar deteriorar cualquier ganancia lograda.
Proceso continuo
Se trata de un proceso continuo y lo ejecutan los distintos gerentes que se desempeñan en diferentes niveles. Es un proceso distinto, donde los gerentes planifican, organizan, dirigen, coordinan y controlan los esfuerzos humanos para lograr objetivos bien definidos.
Lo realiza el gestor de una empresa
El proceso administrativo es llevado a cabo por el gestor de una empresa. En el caso de que la empresa sea mediana o grande, suele ser realizado por los directores de departamento.
Importancia del proceso administrativo ¿Para qué sirve?
Dirección, coordinación y control
En los negocios trabajan juntas muchas personas y necesitan una orientación adecuada para aumentar su eficiencia. Si no se les orienta, las personas trabajarán de acuerdo a sus deseos y no será posible un trabajo ordenado de la empresa.
Por tanto, el proceso administrativo es necesario para planificar las actividades del negocio, guiar a los empleados en la dirección correcta y finalmente para coordinar sus esfuerzos para lograr los resultados más favorables.
Logro ordenado de los objetivos del negocio
Se necesita un proceso administrativo eficiente para lograr los objetivos de la actividad comercial de una manera ordenada y rápida.
Uso óptimo de los recursos
Facilita la utilización óptima de los recursos humanos y físicos disponibles, lo que conduce al progreso y la prosperidad de una empresa. Incluso se eliminan o minimizan los desperdicios de todo tipo.
Fortaleza competitiva
Se desarrolla una fortaleza competitiva. Esto permite que la compañía desarrolle y expanda sus activos y ganancias.
Motivación de los empleados
Para que tengan más interés e iniciativa en el trabajo asignado y para contribuir a aumentar la productividad y la rentabilidad de la empresa.
También para coordinar sus esfuerzos a fin de alcanzar rápidamente los objetivos del negocio, desarrollando el espíritu de trabajo en equipo.
Gestión eficaz
La sociedad obtiene los beneficios en términos de desarrollo industrial, justicia para los diferentes grupos sociales, satisfacción y bienestar del consumidor.
Asegura el uso efectivo de los gerentes
El uso efectivo de los gerentes lo asegura para que los beneficios de su experiencia, habilidades y madurez estén disponibles para la empresa.
Asegura un funcionamiento sin problemas
Garantiza un funcionamiento ordenado y continuo de una empresa durante un largo período. También aumenta la eficiencia, la productividad y la rentabilidad de una compañía.
Crea una organización sólida
Garantiza el desarrollo de una organización sólida, que puede enfrentar cualquier situación, favorable o desfavorable, con facilidad y confianza.
Etapas del proceso administrativo
El proceso administrativo tiene varias etapas:
Planificación
La planificación implica la determinación de un curso de acción para lograr los resultados u objetivos deseados. Todas las demás funciones de gestión están relacionadas y dependen de esta etapa.
Actúa como herramienta para resolver los problemas. Ayuda a visualizar los problemas futuros y mantiene la gestión orientada a posibles soluciones.
Organización
La organización significa reunir los recursos y utilizarlos adecuadamente para lograr los objetivos. Es tanto un proceso como una estructura.
Representa establecer las formas y medios para ejecutar un plan de negocios. Además, proporciona una estructura administrativa adecuada, facilitando la ejecución del plan.
Involucra diferentes aspectos, como la departamentalización, el alcance del control, la delegación de autoridad, el establecimiento de la relación jefe-subordinado y la provisión de mecanismos para coordinar las diversas actividades del negocio.
Dirección
La dirección implica dirigir y elevar la moral de los subordinados. También implica comunicarse, liderar y motivar.
Busca guiar e instruir a las personas para que hagan el trabajo de la manera correcta. Dirigir es responsabilidad de los gerentes en todos los niveles.
Un plan claro y una organización sólida preparan el escenario, pero se requiere que un gerente lidere a su personal para lograr los objetivos.
Control
El control es necesario para evitar en los individuos acciones incorrectas. El control involucra tres aspectos generales:
- Establecer estándares de desempeño.
- Medir el trabajo en progreso e interpretar los resultados logrados.
- Tomar medidas correctivas, si es necesario.
Los planes de negocios no dan resultados positivos automáticamente. Los gerentes deben ejercer un control efectivo para lograr el éxito del plan de negocios. El control es una actividad continua de naturaleza supervisora.
Ejemplos de las etapas
– En una empresa
Las empresas tienen objetivos que cumplir y metas que alcanzar. Podría ser la entrega de productos a los usuarios finales, o la prestación de servicios para garantizar la satisfacción del cliente.
Podría ser la transformación de materias primas en piezas, que se ensamblen posteriormente para crear un producto final. También puede ser el registro adecuado de todas las transacciones financieras de la empresa.
El logro de estos objetivos requiere desempeñar una serie de tareas y actividades. Este conjunto de actividades o tareas, relacionadas lógicamente y siguiendo un flujo lógico, se denominan procesos administrativos.
Las operaciones cotidianas de las empresas, independientemente de su naturaleza, estructura e incluso la industria a la que pertenecen, se componen básicamente de procesos administrativos.
La fabricación como tal se considera un proceso administrativo, pero es muy amplio si se considera también cómo incluye otros procesos administrativos, como el ensamblaje de productos y el aseguramiento de la calidad.
Las finanzas son igual de amplias e involucran procesos menores pero vitales, como la facturación y el presupuesto.
– En enfermería
El proceso administrativo es muy agitado, involucrando múltiples roles laborales y la colaboración de varios equipos de trabajo.
Planificación
Se deben hacer reuniones con los médicos para que ayuden a establecer las políticas en enfermería, crear medidas de seguridad y llevar a cabo programas de capacitación para el personal.
Organización
Tener diversos equipos facilita el trabajo y también ahorra mucho tiempo. Los equipos pueden ser el personal de apoyo, enfermeras, médicos, la sala de emergencias, etc.
Los esfuerzos de colaboración de estos equipos repercuten en el buen funcionamiento de toda la enfermería.
Dirección
Es necesario animar a los miembros del personal que produzcan cambios positivos en enfermería. El estímulo se puede dar en forma de premios, incentivos o incluso una valoración verbal.
Control
El proceso administrativo se encarga que los jefes de cada departamento presenten sus informes periódicamente.
Esto ayuda a mantener los presupuestos, discutir los errores cometidos a los pacientes y tomar las medidas necesarias contra esos errores.
– En derecho
Los bufetes de abogados poseen procedimientos bien claros. Estos procedimientos incluyen los flujos de trabajo de los servicios ofrecidos, además de una metodología para revisarlos de forma periódica, a fin de encontrar oportunidades de mejora.
Con los procesos administrativos establecidos, una gerencia adecuada y además una mentalidad abierta a la automatización, se podrá ejecutar con eficiencia la práctica de la abogacía.
Desde los documentos de clientes hasta los procesos internos y contables, es vital contar con algún tipo de sistema para administrar la documentación.
Un buen sistema será seguro, actualizado, fácil de navegar y altamente accesible. Los empleados deben poder acceder a todo lo relacionado con su trabajo, sin importar dónde o cuándo lo necesiten.
Lo mejor es crear un proceso que verifique la precisión de los documentos completados o que asegure que los empleados tengan toda la documentación necesaria antes de comparecer ante un tribunal.
Hacer cumplir las políticas
Es importante asegurar que los empleados cumplan con las políticas establecidas. Resulta vital tener un enfoque coherente para todo, para así presentar un frente unido tanto interna como externamente.
– En la educación
Se refiere a determinar los objetivos académicos, organizar esfuerzos, las políticas internas y externas, además de la creación y aplicación de una normativa adecuada para los alumnos y el personal docente, técnico y administrativo.
Esto con el objeto de establecer las condiciones educativas para desarrollar una dirección eficiente, además de un proceso apropiado de enseñanza-aprendizaje. Para alcanzar tal fin se requiere la realización de estas actividades:
- Controlar que se desarrolle el proceso de enseñanza-aprendizaje acoplando la práctica con la teoría, y también considerando el entorno donde está ubicada la escuela y reside el alumno.
- Evaluar la implantación de procedimientos y métodos que posibiliten el logro de los objetivos.
- Tomar las estrategias más convenientes para así optimizar el uso de los programas de estudio para cada grado.
- Instaurar los procedimientos para evaluar la labor de docentes y alumnos.
Organización
Quienes constituyen la comunidad educativa deben conocer sus atribuciones y funciones, además de actuar de forma acorde con las mismas.
Se deben asignar horarios y comisiones de trabajo para que cada uno de los miembros del personal de la unidad administrativa desarrolle sus funciones estipuladas.
– En mercadotecnia/marketing
Realizar estudio de mercado
Si un producto es nuevo, es probable que la empresa no conozca las futuras perspectivas del producto.
Tampoco sabrá qué producto necesita el mercado, cuál será el aumento esperado de facturación del nuevo producto, etc. Estas preguntas son respondidas por la investigación de mercado.
Desarrollar estrategia
La segmentación, la orientación y el posicionamiento forman parte de la estrategia de marketing. Sin embargo, también están involucrados decidir la estructura del marketing y acertar la estrategia de posicionamiento.
Hacer plan de marketing
Se elabora un plan para analizar dónde está la empresa y además dónde quiere llegar en un período de tiempo determinado.
El vendedor debe poder consultar el plan en cualquier momento para analizar si está en el camino correcto o no.
Control
Una vez que un producto está en el mercado, los clientes pueden dar más ideas para mejorarlo.
Estas ideas son consideradas por el departamento de marketing, realizando una investigación de mercado para encontrar la validez de las ideas.