Diagnóstico administrativo: herramientas, importancia, ejemplo
¿Qué es un diagnóstico administrativo?
El diagnóstico administrativo es una metodología de evaluación sistemática, integral y periódica, cuyo propósito es conocer en profundidad el funcionamiento y la organización administrativa de las principales áreas de gestión de una organización, con el fin de descubrir las causas y efectos de la problemática administrativa.
Al tener un conocimiento más profundo de la organización, es posible resolver los problemas de manera práctica, enfocándose en lo que realmente importa, sin perder tiempo en temas menores, analizando y proponiendo alternativas factibles de solución para ayudar a erradicar los problemas.
Entre los objetivos más importantes de esta metodología está poder garantizar una administración eficiente, al igual que modernizar los procedimientos y sistemas de la empresa. Por otro lado, permite localizar y analizar los errores administrativos, brindando una mejora en la imagen de la empresa.
El diagnóstico administrativo no tiene límites y puede aplicarse en cualquier área de la empresa, adecuando y monitorizando a las compañías para afrontar y ajustarse a la evolución de los mercados existentes.
Herramientas de diagnóstico administrativo
Los diagnósticos administrativos pueden ser realizados por empleados de recursos humanos, gerentes o consultores externos y para ello utilizan distintas herramientas, técnicas e instrumentos:
Cuestionarios
Consiste en presentar a los empleados una serie de preguntas sobre el funcionamiento de la organización. Puede hacerse de manera física u online.
Entrevistas
La persona que hace el diagnóstico administrativo se reúne con algún empleado que tenga información de interés o que esté involucrado directamente con las áreas de interés.
Encuestas
Es un método en el que se toman datos de una muestra para obtener información de las áreas de interés.
Observación
El encargado de realizar el diagnóstico administrativo acude personalmente al lugar de trabajo para examinar las posibles causas de los problemas.
Estudio documental
Se trata de inspeccionar documentos en los que pueda haber información de importancia relativa a los problemas identificados.
Matriz de Ansoff
Es una herramienta que actúa como una descripción visual de las alternativas de crecimiento empresarial:
- Penetración del mercado: aumento de la participación en el mercado.
- Desarrollo del mercado: nuevos mercados de productos existentes.
- Desarrollo de productos: nuevas ofertas o extensiones de los productos.
- Diversificación: nuevos productos para nuevos mercados.
Evaluación de la competencia
Esta herramienta se utiliza para evaluar la competencia con indicadores estandarizados. Sin embargo, es posible que se desee profundizar en la competencia y preguntarse: “¿Qué criterios son importantes en nuestra industria?”.
Hacer este análisis lleva tiempo y debe hacerse con regularidad, pero cada vez que se haga uno habrá siempre se descubrirá algo que anteriormente no se sabía o no se quería saber.
Resumen FODA
Este documento explica los elementos de un análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas). El FODA es una herramienta utilizada por todos los negocios, pero solo será tan buena como el contenido ingresado en el formulario.
El principal problema al utilizarlo para una empresa es que la mayoría de las personas son ciegas a sus debilidades y minimizan las amenazas. Sin embargo, sigue siendo un punto de partida útil para cualquier diagnóstico administrativo.
Evaluación de la cadena de valor
Considera todos los insumos necesarios para entregar un producto o servicio en un segmento definido del mercado. Esta herramienta está diseñada para ayudar a pensar en los componentes claves de una cadena de valor.
Diagrama de árbol
Es una técnica que sirve para definir los medios para alcanzar un objetivo final. Se basa en desarrollar un objetivo y acciones concretas en múltiples etapas.
Se utiliza esencialmente en el proceso de análisis y solución de problemas para organizar y definir las acciones correctivas que supriman las causas de algún problema, con el objeto de prevenir que ocurra nuevamente.
Importancia del diagnóstico administrativo
El diagnóstico administrativo compone una base referencial para estar al tanto de los problemas administrativos dentro de una empresa y brindar la solución más factible.
Además, permite establecer los objetivos de un buen análisis administrativo y ejecutar una buena orientación, creando el interés imperioso de parte de los empleados y ejecutivos de una organización.
Efectuar un diagnóstico administrativo en la empresa hace que se despierte el espíritu de equipo del personal involucrado y que se comprometan todos a ejecutar la solución encontrada. Brinda una estructura lógica al problema y permite conocer los procesos operativos, consiguiendo así una inmediata mejora.
Comparar el desempeño administrativo
Existen dos comparaciones generalmente muy útiles: el desempeño mínimo que se desea y el mínimo recomendado. Se debe buscar tener siempre un desempeño que sea superior a ambos, pero entender estos niveles puede dar una orientación sobre qué cosas necesitan una mayor atención y cuáles podrían esperar un poco más.
Comprender cuáles son las áreas más importantes
No todo el mundo se da cuenta, pero las empresas tienen áreas de mayor y de menor importancia. Acatando esta categorización, se deben crear estrategias y también planes de acción basados en lo que sea más importante.
Entender qué y dónde se debe hacer
Puede que no sea suficiente conocer el desempeño general de la empresa, pero gracias al diagnóstico administrativo es posible saber con exactitud dónde se encuentran los errores y qué cosas no se están haciendo para alcanzar un nuevo nivel de gestión administrativa.
Una pregunta que puede surgir al pensar en todos estos beneficios se refiere a cómo obtener un análisis lo más cercano posible a la posible realidad del negocio.
Descubrir el grado de madurez de la empresa
Se debe comprender si se está en un nivel muy bajo o si ya se está lo suficientemente maduro para perseguir nuevos objetivos. Entender esto puede ser de gran ayuda para construir propósitos y también estrategias comerciales.
Ejemplo de diagnóstico administrativo
A continuación presentamos un ejemplo de diagnóstico administrativo, utilizando para ello la empresa ficticia “Frampaimport S.A.”.
Farmaimport S.A. es una empresa que ofrece productos farmacéuticos de alta calidad. tRAS varios años, la empresa cambió su estrategia, pasando a producir y vender también suplementos alimenticios.
Farmaimport está dividida en dos áreas principales: operaciones y administrativa. Aunque posee una declaración de visión y misión, los empleados desconocen totalmente su existencia.
Estructura organizacional
Se observa que a lo largo del tiempo no ha padecido cambios importantes. Sin embargo, se han realizado ciertas alteraciones acordes a requerimientos eventuales. Por ejemplo, al realizarse una inspección de sanidad o una auditoría del Servicio de Administración Tributaria.
Estos cambios los ha realizado el gerente general o el supervisor de producción, sin haber fijado un criterio profesional que ayude a que la estructura quede alineada con las estrategias instauradas.
Igualmente, la estructura organizacional vigente no concuerda con la situación real de la compañía en lo que respecta a la distribución de los cargos y la división de funciones.
Manuales
La compañía no posee manuales administrativos. Solo se evidencia un manual de procedimientos en el área de producción para los cargos operativos.
Recursos humanos
La mayoría de los empleados lleva laborando en la empresa desde que esta comenzó su operación. Esto ha ocasionado que el personal posea un excelente sentido de pertenencia hacia la compañía.
Por otro lado, la cultura organizacional es transmitida a los empleados a través del buen trato y convivencia durante la jornada laboral.
Tecnología
La empresa posee un adecuado nivel de desarrollo tecnológico, lo cual facilita ejecutar apropiadamente sus operaciones diarias. La maquinaria requerida se ha ido modernizando, para así no quedarse rezagada en lo referente a la tecnología.
Medición del desempeño
La compañía no cuenta con criterios ni indicadores especializados para poder medir su desempeño conseguido tanto globalmente como individualmente en las distintas áreas. Esto ayuda a explicar la ineficiencia no solo en el proceso administrativo, sino en los resultados logrados.
Referencias
- CEO Business Diagnostics (2020). Tools. Tomado de: ceobusinessdiagnostics.com.
- Rafael Ávila (2016). What is and how to make a business diagnosis. Tomado de: blog.luz.vc.
- Auditoría Administrativa (2020). Diagnóstico Administrativo Medimport, S.A De C.V. Tomado de: auditoriaadministrativaunivia.wordpress.com.
- Mark Gottfredson, Steve Schaubert, Hernan Saenz (2008). The New Leader’s Guide to Diagnosing the Business. Harvard Business Review. Tomado de: hbr.org.
- Herrmann Advantage Consulting (2020). Why You need a Business Diagnosis. Tomado de: herrmannadvantageconsulting.com.