Los 12 Principios de la Organización Más Importantes
Algunos de los principios de la organización más destacados son la orientación al objetivo, la jerarquía, la especialización, la responsabilidad y la cadena de mando. La organización es un subproceso administrativo.
Este procedimiento consiste en disponer los recursos organizacionales de tal manera que se puedan obtener los resultados esperados en el tiempo definido, con eficiencia y eficacia.
Es en el momento de la organización cuando se deciden las formas de producción y de uso de recursos, así como el rol que cumplirá cada miembro del equipo. La idea que subyace al concepto de organización es la del esfuerzo coordinado.
Estos principios constituyen la plataforma sobre la cual se llevarán a cabo las operaciones de cualquier entidad o empresa, y su configuración se rige por la filosofía de los fundadores y un marco legal.
¿Para qué sirven los principios de la organización?
En general, los principios de la organización se orientan a lo siguiente:
– Ser una ruta a seguir hacia la meta empresarial.
– Simplificar el trabajo.
– Establecer claramente los flujos de trabajo y los canales de comunicación.
– Definir jerarquía de roles.
– Diseminar los rasgos de la filosofía organizacional.
– Transmitir y mantener la cultura organizacional.
Principios de la organización más relevantes
1- Orientación al objetivo
Como cualquier proceso dentro de la administración, este debe responder al objetivo que se ha planteado la empresa.
Cada acción que se contemple, así como el modo de seleccionar y estructurar la información en la que se basa el plan, deben atender al objetivo principal de la empresa.
También se deben tener en cuenta criterios de administración, como la eficiencia y la eficacia. Se trata de lograr ganancias con bajos costos operativos y de producción.
2- Especialización
Es el principio que establece la realización en serie de una tarea muy específica.
Se trata de aprovechar al máximo una capacidad muy concreta de un empleado o de una máquina, a fin de obtener el máximo rendimiento en esa tarea.
Esto implica que la cadena de producción debe estar muy bien estructurada, pensada y cronometrada para dar cabida a esa secuencia de tareas especializadas.
3- Jerarquía
Es el principio según el cual el poder se distribuye dentro de la empresa para que sea ejercido en beneficio del cumplimiento de los objetivos.
Generar esa cadena de mando ayudará a tener un mejor control de las tareas en cuanto a metodología (cómo se hacen las cosas) y resultados (para qué se hacen las cosas).
Esta cadena de mando también funciona como un incentivo para las personas que integran la organización, porque les presenta posibilidades de crecimiento profesional y/o laboral dentro de la empresa.
Y esto también tiene una dimensión educativa poco evidente; las personas dentro de la empresa pueden comprender la estructura de un Estado y su razón de ser.
4- Responsabilidad
Organizar el uso y la gestión de recursos y asignar tareas requieren también la generación y distribución de responsabilidades.
La magnitud de las responsabilidades dependerá del rango y rol de la persona dentro de la institución.
Este principio permite tener idea del alcance de las acciones, manejar las expectativas y elaborar indicadores de gestión.
También es importante que a cada responsabilidad se le asigne una persona con suficiente autoridad para hacerla cumplir.
5- Cadena de mando
En esa organización hay que establecer normas de actuación y procedimientos dentro de la cadena de mando.
De ese modo se evitarán malos entendidos en el transcurso de las labores operativas, y se podrán establecer responsabilidades en caso de fallas y reconocimientos en casos de éxitos.
El administrador deberá procurar la comunicación clara y efectiva de esta cadena de mando, para que los empleados puedan reconocer a sus jefes inmediatos y rendirles cuentas.
6- Difusión o divulgación
Es una parte fundamental de todo el proceso administrativo: solo difundiendo correcta y oportunamente la estructura de la empresa y sus procesos, los empleados tendrán claro su margen de acción.
En la difusión interna de esta información participan todos los miembros, pero principalmente los rangos altos y medios de la empresa, quienes bajan los datos en cascada a los empleados de base.
Es clave que haya soporte escrito de todas estas informaciones, para llevar registro del acontecer institucional y para que haya modos de verificar órdenes y procedimientos.
7- Tramo de control
En el momento de la organización se debe pensar en la estructura de la línea supervisoria, un grupo de personas con la responsabilidad de supervisar a otros.
Aquí hay que manejar un criterio de racionalidad para determinar el número de subordinados por cada supervisor. Lo ideal es que una persona no supervise a más de 5 empleados directos.
8- Coordinación
Este principio se refiere a la armonía o el equilibrio que se logra al distribuir las responsabilidades entre las distintas unidades de la empresa, y cómo estas unidades aportan proporcionalmente al logro del objetivo.
9- Continuidad
La continuidad es el principio según el cual, al momento de organizar, debe pensarse en el largo plazo, en cómo se garantiza la estabilidad del proceso en el tiempo.
La idea es que cada proceso tenga forma de iniciarse y transcurrir hasta el logro de los objetivos, e incluso que pueda prolongarse más allá de los objetivos, a su verificación y ajuste respectivos.
Este principio surge de la certeza de que la estructura organizacional requiere mantenerse, pero también ajustarse a las condiciones de su entorno.
Este principio lleva aparejado una tarea de documentación constante de los procesos para que haya continuidad de procedimientos independientemente de que cambien las personas que los ejecutan.
10- Flexibilidad
La organización debe estar lo suficientemente preparada para que, en el caso de que deban realizar adaptaciones a cambios técnicos o posibles alteraciones, estas sean lo menos bruscas posible.
Es decir, que se tenga capacidad de reacción sin que esto afecte en demasía a los empleados, la burocracia o sistemas de controles.
11- Eficiencia
Máximo objetivo al menor costo. Es la definición más certera de eficiencia aplicable a la organización. El trabajo eficiente de cualquier organización depende de cómo se realiza la función gerencial de la organización, la cual también debe promover la satisfacción entre los empleados para que -valga la redundancia- la eficiencia sea eficaz.
12- Comunicación
La organización debe disponer de un flujo de comunicación constante, que sea fluida y que llegue de arriba a abajo en ambos sentidos. Este principio alberga conceptos como las políticas empresariales, quejas, sugerencias, programas de empresa, novedades, reacciones, etc.
Los canales de comunicación deben ser fluidos y que sirvan como embudo para eliminar toda aquella información que sea irreverente, genere controversia, malentendido o incertidumbre.
Referencias
- Anayeli (2009). Principios de la organización. Recuperado de: anayeli-organizacion.blogspot.com
- El pensante (2016). ¿Cuáles son los principios de la Organización? Recuperado de: educacion.elpensante.com
- Gestión del talento humano (2016). ¿Qué es una organización y sus principios? Recuperado de: jgestiondeltalentohumano.wordpress.com
- Jérez, Daynelis (2010). La organización administrativa. Recuperado de: eumed.net
- Líder del emprendimiento (2013). Los 9 principios de la organización. Recuperado de: liderdelemprendimiento.blogspot.mx
- Shein, Edgar (1982). Psicología de la organización. Prentice-Hall Hispanoamericana, 1982 – 252 páginas.
- Wikiteka (2015). Principios de la organización formal e informal. Recuperado de: wikiteka.com