Oficio de petición: para qué sirve, ejemplo, formatos
¿Qué es un oficio de petición?
Un oficio de petición es un comunicado o documento oficial que se redacta para asuntos administrativos con el fin de ser enviado a alguna autoridad formal para realizar una solicitud fundamentada de algún servicio o bien determinado.
Se utiliza generalmente entre instituciones oficiales o dependencias gubernamentales cuando efectúan un requerimiento ante la autoridad que tenga la responsabilidad de atender esta petición.
Originalmente este era un documento protocolar que tenía validez oficial y que solo era emitido por organismos del gobierno, pero actualmente puede llegar a ser emitido por instituciones, sean públicas o privadas, y empresas particulares.
En general, se requiere que una institución emita este tipo de oficio hacia sus inferiores o superiores jerárquicos, dictaminando o pidiendo algo que se deba realizar. Sin embargo, se encuentra también el que sirve en instituciones civiles, como industrias, escuelas, etc.
Como es un escrito formal y protocolar, se precisa que el redactor esté al tanto de cómo se hace un oficio para que así lo pueda plasmar de la mejor forma posible y conozca su estructura.
¿Para qué sirve un oficio de petición?
Este es un documento oficial que se redacta con el objeto de hacer formal un comunicado, una solicitud o una resolución determinada a una institución específica, la cual puede ser pública o privada, un ente del Estado o una institución educativa, una empresa o una persona, etc.
Es un acto protocolar como tal que demuestra formalidad, profesionalismo, seriedad y otras cualidades de la persona que lo ejecuta, del gobierno que lo publica o de la institución que lo emite.
Todo oficio de petición tiene una intencionalidad expresa. Puede tener como intención dirigirse a alguna autoridad para efectuar una solicitud de importancia, puede contener también una petición o un requerimiento a una empresa.
Es probable que se realice también para pedir una consideración o reconsideración, al igual que puede ser una explicación de motivos, etc.
Documento oficial
Se tiene que tomar en cuenta para poder efectuar un oficio de petición que este es un documento completamente oficial, y que se remite a cierta autoridad para poder requerir algún bien o incluso algún servicio específico.
Esta petición o solicitud de algo se dirige regularmente a una institución, oficinas de una empresa, un organismo o ente del Estado, etc., a diferencia de las cartas comunes de solicitudes, que tienen un espectro más extenso de direcciones, pudiendo ser un requerimiento de cualquier cosa.
¿Cómo redactar un oficio de petición? Información necesaria
Para realizar un oficio de petición se deberá saber que su estructura es algo diferente a la que se muestra en una carta común. Esto es debido a que se toman en cuenta ciertos elementos que lo distingue de una carta, por lo cual se necesita revisar cuidadosamente para que todo pueda estar perfecto:
Lugar y fecha de expedición
Estos dos elementos se colocan en la parte superior derecha del documento, de la misma manera que para cualquier otra carta.
Clave del oficio
Hay ciertos elementos que deben anotarse en la parte superior izquierda, siendo la clave del oficio el primero de ellos, debido a que este es un documento oficial y por tanto debe llevar esta serie para identificarlo así con facilidad.
Datos a quien va dirigido
Luego se deberá pasar a colocar los datos del destinatario a quien se enviará. Para esto se deberá anotar el nombre completo, el nombre de la institución o cargo que representa la persona a quien el oficio va dirigido.
Asunto
Luego se deberá seguir con el asunto, indicando de forma muy breve a qué se refiere la petición del oficio que se está enviando.
En caso que este oficio de petición sea la segunda o la tercera parte de una serie de anteriores oficios, entonces se deberán incluir las referencias, indicándolas como “Referencia” y escribiendo los números anteriores. De esta manera, quien lo lea sabrá de dónde proviene este oficio.
Cuerpo
Luego de todos los elementos que servirán para darle al oficio de petición la formalidad adecuada, se pasará a exponer todo lo que se necesite en el cuerpo del documento, empezando con una breve introducción y siguiendo con el mensaje principal.
Es muy importante cerrar este cuerpo con una despedida cordial e indicando que se espera una respuesta, en caso de haberla solicitado. Finalmente, la firma, nombre y cargo del redactor.
Ejemplo de oficio de petición
Mérida, Yucatán al 04 de enero de 2021.
Oficio: OSMZ/ 07635422/002.
Maestra Jenny del Carmen Villalba Rosales.
Secretaría de Educación de Yucatán.
Subsecretaria de Educación.
Asunto: Petición de maestra suplente para cubrir incapacidad.
Referencia: OSMZ/07635422/001.
Tal como se lo hice saber en el oficio 07635422/001, cuyo asunto era “Incapacidad de profesora”, la Lic. Mariana Astudillo Figueras, titular del grupo de quinto grado de la siguiente institución: Escuela Federal Primaria 25 “Lázaro Cárdenas”, de Yucatán, deberá interrumpir sus labores debido a su pronta maternidad, que comenzará el próximo 8 de enero del año en curso.
Por este motivo es que la pongo en conocimiento de mi petición sobre el envío de una profesora sustituta que iniciará sus ocupaciones a partir del 11 de enero y durará hasta el día 26 de junio del presente año, ya que la profesora Mariana Astudillo se reintegrará a sus funciones académicas corrientes a partir del 27 de junio.
En el caso que exista alguna fecha diferente, se lo haré saber con una anticipación que no será menor a 14 (catorce) días, para que de esta manera puedan tomarse las medidas que correspondan.
De igual forma, solicito que la persona que haya sido destinada para esta tarea, asista al plantel desde el día 11 de enero para que de esta forma pueda hacerse la entrega de sus ocupaciones y conozca adecuadamente cómo es la dinámica del grupo para que pueda continuar con las faenas propias del año escolar 2020-2021.
Sin más nada que agregar, se agradece de antemano su atención a este oficio, quedando por mi parte a la espera de su afable respuesta. Reciba un saludo cordial.
Atentamente,
__________________
Lic. Mariel Páez Roca
Directora de la Escuela Federal Primaria 25 “Lázaro Cárdenas”
CCP: Lic. Mariana Astudillo Figueras, titular del quinto grado.
Formatos para descargar
General
A continuación se muestra un modelo de oficio de petición correspondiente para uso general:
Para escuela
A continuación se muestra un modelo de oficio de petición correspondiente para una escuela:
Para ayuntamiento
A continuación se muestra un modelo de oficio de petición correspondiente para el ayuntamiento:
Para servicio social
A continuación se muestra un modelo de oficio de petición correspondiente para servicio social: