Requisición de compra: qué es, tipos, cómo se elabora, ejemplos
El formulario de requisición de compra es el documento generado por un departamento usuario o por el personal de almacén para notificar al departamento de compras los artículos que se necesitan pedir, la cantidad y el marco de tiempo de entrega. La compra en una empresa comienza con la recopilación de requerimientos.
Luego que se hayan compilado, se debe informar al departamento de compras. La requisición de compra es el documento que contendrá la lista de esos requerimientos. Para prevenir algún fraude, a los gerentes de los departamentos no se les suele permitir colocar pedidos directamente a los proveedores ni comprar en nombre de la empresa.
En su lugar, el que en realidad coloca los pedidos a los proveedores externos es un departamento diferente llamado departamento de compras. Los gerentes de los distintos departamentos utilizan los formularios de requisición de compra para informar a este departamento qué materiales se necesita adquirir.
Las requisiciones de compra y las órdenes de compra son documentos clave en el proceso de adquisición de los artículos que la empresa necesita para su operación, estandarizando el proceso de pedidos interna y externamente.
Índice del artículo
Los puntos clave sobre la requisición de compra son los siguientes:
- Es una solicitud que se realiza al departamento de compras para adquirir cierta lista de materiales.
- Necesita la aprobación de la organización de compras.
- Es un documento interno; es decir, permanece dentro de la organización.
Se puede crear una requisición de compra para los siguientes tipos de aprovisionamiento:
Para obtener suministros y materiales de los proveedores, tanto para los procesos productivos como artículos consumibles de oficina y otros activos.
Para suministrarle materia prima a un proveedor, y así luego obtener un producto terminado.
Obtención de material que se guarda en las instalaciones de la empresa y se paga al proveedor por eso.
Para la obtención de materiales desde otro departamento o área que se encuentra dentro de la misma organización.
Para obtener los servicios de un proveedor externo, tal como realizar labores de mantenimiento de la planta.
Los componentes básicos que conforman una requisición de compra son:
– Número de la requisición, que permite la identificación del documento. Debe estar pre-impreso.
– Departamento solicitante.
– Fecha de la requisición y fecha de entrega solicitada.
– Nombre de la persona que elabora la requisición y la firma de la persona que realiza la autorización correspondiente.
– Los artículos solicitados deben ser descritos detalladamente, para evitar datos imprecisos. La cantidad debe ser exacta; es muy importante colocar la unidad requerida (kilos, litros, unidades, etc.).
– Firma del gerente del departamento de compras que aprueba o no la compra.
– Si ya se han pedido cotizaciones a proveedores, deben ser anexadas a la requisición.
El proceso de requisición de compra es utilizado por las organizaciones para realizar y hacer seguimiento a los pedidos de suministros. Estos pueden ser de cualquier cosa: desde materia prima a muebles de oficina y más.
Cuando un gerente de departamento considera que los materiales se están agotando, rellena el formulario de requisición de compra, el cual incluye los campos indicados anteriormente.
Una requisición de compra es el formulario que un departamento de la empresa envía al departamento de compras, enumerando los artículos que desea que se solicite a un proveedor externo.
Este proceso permite a los usuarios realizar un pedido, recibir la aprobación del supervisor y, lo que es más importante, permitir que proveedores externos presenten cotizaciones de precios.
Cuando el gerente de compras recibe la requisición de compra en este proceso, puede revisar toda la información enviada por el usuario de origen. El gerente simplemente selecciona si la requisición está aprobada o no.
Si no se aprueba, existe un cuadro para poder colocar el motivo de la decisión y se le informará al departamento solicitante sobre esta decisión. Sin embargo, si el gerente da su aprobación, el siguiente paso será solicitar cotización a los proveedores.
Cada cierto tiempo, los departamentos de una empresa necesitarán materiales; la requisición de compra inicia el proceso de compra. El departamento de compras actuará de acuerdo con la solidez del documento.
Si hay algún problema, el documento servirá como evidencia de que un departamento solicitó los suministros con una comunicación determinada.
Donde no haya controles apropiados el personal puede involucrarse en fraudes, ya que pueden pedir materiales para uso personal.
Con una requisición de compra existen medidas establecidas para garantizar que no se practique ningún fraude. La solicitud debe pasar por varias manos para garantizar su precisión y necesidad.
Con las órdenes de requisición implementadas se evitan las posibilidades de fraude. Los activos de la compañía también están protegidos.
Cuando una organización requiere que todas las requisiciones se realicen de forma centralizada a través del departamento de compras, es fácil administrar todo el proceso.
Los compradores también se benefician, ya que ahora pueden agrupar las compras y aprovechar el poder de compra de la organización para negociar mejores términos.
No. de requisición: 00455
Fecha: 15 de mayo de 2018
Nombre del requiriente: Annaliese Corvo
Cargo: supervisor de adiestramiento
Departamento: Adiestramiento de personal
Motivo del requerimiento: Se requieren los siguientes artículos para ser utilizados en el curso de formación “Aseguramiento de la calidad”, que será dictado durante la semana del 16 al 20 de julio de 2018.
– 01 estuche de marcadores para rotafolio.
– 12 lápices.
– 01 rotafolio con 20 hojas blancas: 1 metro de ancho x 1,5 metros de largo.
– 12 cuadernos de línea sencilla tamaño normal.
– 06 marcadores de colores para pizarra.
– 12 gomas para borrar.
– 12 bolígrafos de tinta azul.
Están anexadas 2 cotizaciones recibidas de proveedores de papelería.
Autorizado por: Alberto Moreno
Cargo: gerente de Recursos Humanos
Gerencia de Recursos Humanos
El departamento de producción de Confecciones Tely, S.A. necesita pedir diferentes materiales y rellena el formulario de requisición de compra. Este formulario le notifica al departamento de compras que se necesitan esos suministros.
El departamento de compras puede aprobar o denegar la requisición recibida. Si se aprueba, se creará una orden de compra.
La orden de compra se envía al proveedor para comprar los productos. El proveedor produce y entrega los productos con una factura.
El departamento de recepción recibe los productos y entrega el informe de recepción al departamento de contabilidad.
Si todos los documentos están conformes, el área de contabilidad emite al cajero la aprobación de la factura, indicando que se puede hacer el pago al proveedor.