Diagrama de flujo: qué es, características, símbolos, ejemplos
¿Qué es un diagrama de flujo?
El diagrama de flujo, también conocido como diagrama de actividades o flujograma, es una herramienta de organización que permite a las personas evaluar, mejorar y comunicar sus ideas con mayor facilidad. Se trata de un esquema que se utiliza para describir los pasos que se deben seguir al momento de realizar algo.
En otras palabras, el diagrama de flujo es una representación gráfica de una actividad determinada. Dicha representación es gráfica porque las personas se centran en dibujar diferentes símbolos y dentro de ellos retratan los procesos que seguirán para su proyecto.
Los diagramas de flujo se caracterizan por tener un orden secuencial, ya que los distintos pasos expuestos están relacionados de forma cronológica entre sí. Asimismo, la extensión y el diseño de estos esquemas son variables, pues dependen de los temas o proyectos que se desarrollarán.
Finalmente, hay que señalar que los diagramas de flujo son muy empleados en el campo de la contaduría, economía, psicología cognitiva e informática; aunque también se utilizan en el ámbito académico y en la cotidianidad.
Características de los diagramas de flujo
Recurre a la simplificación
Uno de los principales propósitos al elaborar un diagrama de flujo es que las ideas sean expuestas brevemente. Por ese motivo, las personas utilizan frases cortas a la hora de describir los procesos. La finalidad es que las etapas del proyecto sean comprendidas por todos los participantes.
Se elabora en poco tiempo
Después de que las personas indican los procesos que seguirán sus proyectos, se enfocan en retratarlos en un esquema. No obstante, es preciso resaltar que –dependiendo de la cantidad de pasos– algunos diagramas pueden demorar más tiempo en realizarse que otros.
Recurre a la simbología
El uso de símbolos permite que el diagrama sea comprensible y tenga un orden determinado; además, impide que haya ideas confusas o repetitivas.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo?
Los diagramas de flujo sirven para:
Encontrar problemas e identificar nuevas soluciones
Al momento de describir los procesos, las personas examinan cuáles son los inconvenientes que pueden afectar el desarrollo del proyecto; generalmente esos problemas son causados por el entorno, la escasez de algún material o decisiones externas que de cierto modo paralizan la actividad.
Sin embargo, gracias a esos inconvenientes surgen nuevas ideas, ya que las personas –al ver las posibles dificultades– buscan otras soluciones para que los procesos se cumplan en el tiempo establecido. De ese modo se observa que los flujogramas son importantes porque permiten estudiar hasta el más mínimo detalle.
Facilitar la información
Cuando hacen un diagrama de flujo, las personas pretenden recordar la información expuesta en cada proceso con mayor rapidez. Esto es posible porque los seres humanos vinculan las ideas descritas con los símbolos donde estas se encuentran retratadas; es decir, las figuras dibujadas generan que los pasos del proyecto sean entendidos fácilmente.
Organizar las ideas
Al instante de realizar un flujograma, las personas se centran en analizar y comparar los distintos procesos con la finalidad de organizarlos de manera secuencial. El objetivo es que los pasos descritos tengan una estructura lógica para que las personas puedan identificar los posibles riesgos y cambios de sus actividades.
Tipos de diagramas de flujo
Existen 3 tipos principales de diagramas de flujo:
Vertical
El flujo va de arriba a abajo:
Horizontal
El flujo va de izquierda a derecha:
Mixto o panorámico
El flujo es vertical y horizontal:
Símbolos de un diagrama de flujo
El diagrama de flujo está conformado por uno o más procesos y cada uno de esos pasos debe representarse en un símbolo diferente; pero la simbología no la seleccionan las personas, ya que es de uso común.
Es decir, existe una lista de figuras determinadas que fue establecida en 1960 por el Instituto Nacional Estadounidense de Estándares y aprobada en 1970 por la Organización Internacional de Normalización. A continuación se mencionarán los símbolos más importantes:
Terminal
Tiene la forma de un óvalo y dentro de él se suelen encontrar las palabras inicio o fin. Esta figura indica dónde comienza y termina un proceso o subproceso.
Entrada / Salida
Tiene la estructura de un paralelogramo. Este símbolo se utiliza para señalar la entrada y salida de datos; su fin es mostrar los resultados que se pretenden obtener.
Proceso
Se representa como un rectángulo y dentro de él se describe la actividad u operación que se ejecutará.
Línea de flujo
Es una flecha larga; se utiliza para marcar el orden secuencial de los procesos y subprocesos. Esta línea puede colocarse en cualquier dirección (arriba, abajo, derecha e izquierda) y gracias a ella se van uniendo los distintos pasos del proyecto.
Decisión
Esta figura con forma de rombo –similar a un diamante– muestra los dos caminos que se pueden seguir durante un proceso o subproceso. Por eso, dentro de este símbolo se hallan las palabras sí, no, verdadero o falso.
Anotación
Este símbolo se coloca para agregar alguna información adicional sobre un proceso o subproceso, motivo por el cual se representa como un rectángulo abierto que se une –a través de una línea– al proceso que procura explicar.
Otros
Proceso definido, conector de página, conector de fuera de página, nota aclaratoria, archivo, línea de comunicación, operación o cinta magnética son otros símbolos de diagrama de flujo menos frecuente.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo?
Antes de exponer cómo se elabora este esquema, es conveniente destacar que hay varios tipos de flujogramas y cada uno tiene pasos particulares que se ajustan a los propósitos de sus creadores; pero –a pesar de las diferencias que existen entre ellos– cuando se realiza cualquier diagrama de flujo es necesario enfocarse en los siguientes aspectos:
1- Definir el tema o proceso
El primer paso para hacer un flujograma es definir el tema o proceso que se representará. Es fundamental que las personas tengan un objetivo determinado para que sus esquemas puedan avanzar.
Por ejemplo: Ana desea escribir un libro, pero debe especificar el tópico y el género de la obra. Entonces, ella decide escribir un texto sobre la historia de Colombia de 1920. De esa forma, Ana comienza a estructurar su diagrama, pues ya seleccionó un proceso válido.
2- Establecer el alcance del proceso
Después de que las personas cuentan con un objetivo específico, se enfocan en detallar dónde comenzará su proyecto y dónde finalizará. Establecer el alcance de la actividad es importante porque es el elemento que marcará la amplitud del diagrama.
Véase de esta manera: luego de que Ana escribe su tema, se centra en designar la trayectoria del proyecto; su esquema iniciará en el momento en que empiece a redactar el texto y culminará cuando termine de escribirlo.
3- Identificar los subprocesos o subtemas
Una vez establecido el alcance, las personas examinan cuáles son los pasos que deben seguir para cumplir con el objetivo principal; así es como comienzan a unir cronológicamente los subprocesos (o subtemas) con el proceso (o tema principal).
Así se aprecia en el diagrama de flujo de Ana, quien se pregunta qué debe hacer para escribir su obra y la respuesta es buscar información (este es el primer subproceso); pero ¿dónde buscará información? Ahí surgen dos nuevas actividades que se conectan al subproceso: la primera es que tiene que asistir a las bibliotecas y la segunda es que debe entrevistar a un historiador.
4- Establecer los puntos de decisión
Tras retratar y vincular los distintos pasos, las personas evalúan los procesos y subprocesos con la finalidad de observar las diferentes rutas que estos puedan tener. En este punto es cuando se colocan los símbolos de decisión, que les indican a los sujetos qué camino deben seguir. Después de representar los procesos y las posibilidades se cierra el diagrama.
Finalizando con el esquema de Ana, ella coloca un punto de decisión en el tercer subproceso, que es entrevistar al historiador: si puede hablar con él, añadirá su testimonio al texto; si no puede, solo citará los documentos que estudió en las bibliotecas. Ana culmina su flujograma con esta frase: libro terminado.
Ejemplos de diagramas de flujo
– Para la agricultura
– Para realizar una actividad
