Comprobante de ingresos: cómo hacerlo y ejemplo
El comprobante de ingresos es una verificación que realizan las empresas, instituciones financieras u otros organismos con sus clientes potenciales para asegurarse que tienen los medios para pagar los productos o servicios que se les van a prestar.
El momento más común en el que se pedirá un comprobante de ingresos es durante la fase inicial de la solicitud o negociación. Este comprobante es esencial para establecer el origen de los fondos o activos particulares que son el objeto de la relación comercial entre una empresa y su cliente.
Se puede requerir un comprobante de ingresos con el propósito de garantizar que el motivo de la relación comercial entre la empresa y el cliente sea compatible con lo que razonablemente podría esperarse de ese cliente, teniendo en cuenta sus circunstancias.
Si se está administrando un negocio propio comprobar los ingresos no es tan simple, porque no se reciben talones de pago. Sin embargo, hay varias maneras en que se pueden comprobar los ingresos utilizando los registros financieros y comerciales que se tiene a disposición.
Índice del artículo
Primero se debe realizar una carta de comprobación de ingresos, que determine y confirme los ingresos de una persona. Esta carta puede ser concertada por un contador y debe indicar claramente la información básica de los ingresos. Además, se deben adjuntar los siguientes documentos:
Si se han retenido copias de las declaraciones de impuestos, se pueden tomar copias de los años solicitados para presentar a la agencia o prestamista. Si no se tienen copias de las declaraciones de impuestos en los registros propios, se pueden solicitar a la agencia de impuestos.
En general, un prestamista querrá ver la declaración de impuestos de los últimos dos años. Si se combinan los ingresos totales durante esos años y se los promedia, se tendrá el promedio de ingresos netos. Dividir esa cifra entre 24 mostrará el promedio de ingresos mensuales.
Si los ingresos son irregulares, este monto puede ser más útil para demostrar que se tiene suficiente ingreso para pagar mensualmente el alquiler o la hipoteca.
Se pueden extraer las declaraciones requeridas a través de la cuenta bancaria en línea, pero es posible que se deba visitar una sucursal. Dependiendo de la agencia que solicite los estados de cuenta bancarios, es posible que se deban recopilar estados de cuenta durante varios meses o varios años.
Si el origen de un depósito no está documentado, como cuando un cliente paga en efectivo o haya transferido desde otra cuenta, se debe estar preparado para encontrar documentación que demuestre que el depósito en cuestión es un ingreso a tomarse en cuenta para comprobar los ingresos.
Se debe averiguar con anticipación qué documentos necesitará el prestamista o la agencia para comprobar los ingresos, haciendo una lista de chequeo para marcarla mientras se obtienen los documentos. Se puede considerar contratar un contador para asegurar que los archivos estén en orden.
También es posible comunicarse con los clientes para obtener de ellos comprobantes que estén relacionados a los contratos o a las facturas pagadas.
Si se posee una empresa pequeña es posible tener que crear un estado de ganancias y pérdidas, que resuma los ingresos, costos y gastos durante el período de tiempo solicitado por el prestamista o la agencia.
Si se está solicitando un préstamo significativo a largo plazo, el prestamista puede querer ver los ingresos proyectados para varios años en el futuro.
Escribir encabezado y fecha
En la parte superior del documento se deben especificar los detalles del contacto. Incluir nombre, domicilio, número de contacto y dirección de correo electrónico. Esto brindará un acceso más fácil para la respuesta. Después se debe colocar la fecha en que se escribió la carta.
Si la empresa tiene un membrete donde ya está presente el encabezado, no es necesario volver a escribirlo.
Escribir el destinatario
Si la carta se desea dirigir a una persona específica, se menciona el nombre de la misma con su respectivo puesto en la empresa.
Al tener un destinatario específico, se comienza con “Estimado” o “Para”, seguido del apellido del destinatario. Por ejemplo, “Estimado Sr. Gómez” o “Para la Lic. Quintero”. Si no se conoce a la persona que recibirá la carta, se usa el estándar “A quien corresponda”.
Introducción del mensaje
En las frases iniciales, primero hay que presentarse y aclarar la razón de la carta del comprobante de ingresos. Un saludo cortés es la parte introductoria. Establece una impresión al lector. Por tanto, debe mantenerse un trato éticamente profesional.
Por ejemplo, se puede decir: “Mi nombre es Johanna Rodríguez. Estoy escribiendo esta carta para comprobar mis ingresos en correspondencia con mi solicitud de préstamo hipotecario. Además, esta carta servirá como documento para respaldar mi mérito para su aprobación”.
Decirlo lo más directo posible ayudará a ahorrar tiempo. Se deben mencionar los ingresos principales y secundarios.
Se puede mencionar el negocio u ocupación que se tiene. Además, el tiempo que se ha estado ganando esa cantidad de dinero y el tiempo que se espera poder seguir manteniendo esos ingresos.
Por ejemplo, “Soy gerente de ventas de la compañía Y. Estoy trabajando para esta empresa desde hace ocho años. Mi compensación mensual es de $XXXXX. Además, también tengo una pequeña empresa, el lavado de autos Z. Esta entidad tiene operando cinco años y gana alrededor de $XXXXX mensual”.
Indicar archivos adjuntos
Debe haber una nota que indique la presencia de archivos adjuntos. Esta sección básicamente presenta los documentos adicionales, notificando al destinatario que hay documentación complementaria que pueden utilizar de ser necesario.
Cierre
El cierre es tan importante como su introducción. Las observaciones finales también varían según el nivel de formalidad y de función. Algunas tienen fines menos profesionales, como “Con gusto”, “Con gratitud” o “Muchas gracias”.
También hay frases para situaciones más profesionales, como: “Sinceramente suyo”, “Saludos cordiales” o “Atentamente”.
Firma
Especialmente si el documento es impreso, estampar la firma debería ser el gran final. En el espacio proporcionado después del cierre está la parte necesaria para firmar la carta y en ningún otro lugar.
Incluir adjuntos
Como ya se indicó que hay documentos adicionales adjuntos en la carta, esta es la sección donde se los puede especificar. Se deben nombrar todos los documentos suplementarios.
- James Wilson (2017). Self-Employed? Here’s How To Show Proof Of Income. The Pay Stubs. Tomado de: thepaystubs.com.
- Jennifer Mueller (2019). How to Prove Income. Tomado de: wikihow.com.
- Sum & Substance (2020). Proof of Income: How to Effectively Determine Your Clients’ Financial Status. Tomado de: sumsub.com.
- Timothy Harris (2019). What is Proof of Income? Apartment Guide. Tomado de: apartmentguide.com.
- Examples (2020). 9+ Proof of Income Letter Examples. Tomado de: examples.com.