Organización administrativa: qué es, etapas, principios, tipos, ejemplos
¿Qué es la organización administrativa?
La organización administrativa es el proceso de planificar, controlar, dirigir y organizar los recursos propios de una empresa, con la finalidad de alcanzar los objetivos de la misma. Se encarga de coordinar los diferentes departamentos, conjuntamente con los empleados que laboran en cada uno de estos.
El objetivo es poder trabajar como un equipo y consolidar los propósitos planteados por la organización. La organización administrativa permite el uso óptimo de los recursos a través de una planificación y control meticulosos en el lugar de trabajo. Para esto es necesario tomar decisiones y resolver los problemas que surjan durante ese proceso.
Uno de los recursos donde tiene acción directa es el humano. La intención principal es crear un ambiente pacífico y positivo, vinculando a cada empleado con su trabajo y con la empresa.
La organización debe trabajar estrechamente con el personal, valorando e incentivando su labor. De esta manera les brindará una sensación de seguridad y unidad que se traducirá en un trabajo mancomunado para alcanzar los objetivos de la empresa.
Etapas de la organización administrativa
Los seis pasos esenciales del proceso administrativo son los siguientes, por orden de ejecución:
- Previsión: tener en cuenta todos los factores que puedan afectar a la consecución de los objetivos.
- Planificación: trazar los objetivos y los pasos para alcanzarlos.
- Organización: formación de la estructura organizacional necesaria para lograr los objetivos.
- Dirección: administración de la organización y gestión del personal.
- Coordinación: coordinar equipo humano, recursos externos y externos.
- Control: observación y vigilancia de las actividades, de forma que se encaminen a la consecución de objetivos.
Principios de la organización administrativa
Relacionada con los objetivos
Una empresa debe tener sus propósitos de manera clara y precisa. Ahí estará reflejado el alcance del grupo, el cual definirá las diferentes estrategias y acciones que se programarán y ejecutarán.
Todas las acciones establecidas en la empresa deben estar relacionadas con los objetivos y metas de la organización, indistintamente del área a la que pertenezcan. Así se reducirá el desperdicio de hacer labores orientadas hacia otro norte que no sea el requerido.
Especialización
El trabajo que llevará a cabo el personal debe estar delimitado a un campo de acción específico. Para lograr la eficiencia es necesario subdividir la tarea a realizar en actividades claramente definidas, ya que mientras más específicas sean estas, mayor será la eficacia del individuo en hacerla.
Jerarquía
Una organización administrativa está conformada por múltiples órganos, por lo que se hace imperioso ordenarlos, tomando como criterio una serie de relaciones de supremacía y subordinación. La intención es que la persona que se encuentre en el tope sea quien ejerza el control sobre los subordinados.
En este orden jerárquico el órgano superior puede dirigir, inspeccionar y ordenar a los que están debajo de este. Sin embargo, el poder no es absoluto; tiene sus límites jurídicos.
Paridad entre autoridad y responsabilidad
Dentro de la organización es importante delegar responsabilidades en las personas que se consideren capacitadas para llevar a cabo la tarea. Esto debe ir acompañado con un grado de autoridad, aspecto indispensable para el cumplimiento de lo asignado.
Unidad de mando
Cada función dentro de la organización administrativa debe estar asignada a un departamento, el cual debe tener un solo jefe. Esto debe estar claramente definido, a fin de evitar situaciones ambiguas en cuanto a liderazgo se refiere.
Difusión
Se deben publicar las funciones de cada cargo que tengan responsabilidad y autoridad, al igual que facilitarlas (por escrito) a todas aquellas personas de la compañía que tengan relación con este.
Amplitud o alcance de control
Un jefe debe tener un número máximo de subordinados. Cada cargo tiene características específicas, y con base en estas características será calculada esta cantidad.
Este límite —en cuanto a subalternos al mando— se establece con la finalidad de no sobrecargar al gerente y permitir que pueda cumplir sus funciones eficientemente.
Coordinación
Cada unidad que conforma la organización tiene su función específica, pero todas deben estar sincronizadas hacia el logro de las metas de la empresa.
La idea es que no sean entes aislados ni antagónicos, sino que trabajen armónicamente entre sí. De esta manera, todas las partes funcionaran de forma eficaz y oportuna.
Continuidad
Una vez que se ha estructurado y establecido una organización administrativa, la estructura debe mantenerse, haciéndole las mejoras que sean necesarias a la par de recibir los ajustes necesarios, considerando los cambios de los medios internos y externos ligados a la empresa.
Tipos de organización administrativa
Organización lineal
Es una forma donde existe una jerarquización de la autoridad: hay un jefe con sus respectivos subordinados. Su organización es simple y piramidal, donde las líneas de autoridad y responsabilidad son directas y únicas.
La comunicación sigue estrictamente las líneas formales del organigrama. Al ascender en la organización se tiene una visión global y centralizada de la empresa.
A medida que se desciende, existe una visión más específica de cada función. La autoridad tiene centralizadas la toma de decisiones y el control sobre la organización.
Organización funcional
En esta organización las personas dedicadas a una actividad común se agrupan en departamentos. Las tareas son agrupadas por funciones, siendo una de las formas más básicas para dividir las áreas de trabajo.
La autoridad es funcional, no solo existe un jefe superior sino varios, cada uno en su especialidad. La comunicación entre cada uno de los niveles es directa y sin intermediarios.
Las decisiones son delegadas a cada uno de los cargos funcionales, aportando cada cargo a la organización una asesoría de su especialidad.
Organización matricial
Se basa en la creación de equipos, integrados por empleados de diversas áreas que tienen un proyecto como objetivo común. Una vez finalizado este, la organización deja de funcionar como tal.
Los recursos humanos y materiales se asignan temporalmente a los diferentes proyectos, por lo cual los empleados tienen dos jefes: uno del cargo y otro del proyecto.
Para ejecutar el proyecto se reúnen varios expertos en un equipo de trabajo, por lo que la jerarquía queda reducida, existiendo mayor grado de flexibilidad y autonomía. Debido a que están involucrados varios departamentos, la comunicación es directa entre estos.
Organización en comités
El comité está constituido por un grupo de personas con autoridad de línea y de staff, los cuales tienen a su cargo el estudio de una situación específica. Existen formales o informales:
- Formales: su autoridad está delimitada, así como también sus deberes, ya que están integrados dentro de la organización formal de la compañía. Por lo general, tienen un carácter permanente.
- Informales: se forman cuando se desea realizar un estudio particular. Son organizados por una persona que desea un estudio o decisión sobre algún problema, por un tiempo corto determinado.
Organización en trébol
Tiene como objetivo focalizar sus esfuerzos en propuestas y funciones claves, dejándoles a profesionales externos el cumplimiento de las actividades complementarias.
Esta organización se encuentra actualmente en boga, debido a que los directivos están reduciendo sus costos operacionales contratando empresas externas para que realicen ciertos trabajos.
Ejemplos de organización administrativa
- Organización administrativa del Grupo Bimbo desde sus oficinas centrales en Ciudad de México para gestionar sus operaciones internacionales.
- Organización administrativa del Estado mexicano para gestionar la recaudación, ministerios y empleados públicos que dan servicio a sus ciudadanos.
- Organización administrativa de Cemex para operar sus actividades en cuatro continentes desde Monterrey.
- Organización administrativa de Apple desde sus headquarters en Cupertino.