Inventario periódico: concepto, características, ventajas, ejemplos
¿Qué es un inventario periódico?
El sistema de inventario periódico es un método de valoración de inventarios para su registro en los informes financieros, en el que se realiza un recuento físico del inventario a intervalos o períodos específicos. Este método de contabilidad se caracteriza porque toma el inventario al comienzo de un período.
Posteriormente agrega las nuevas compras de inventario realizadas durante ese período y resta el inventario final, para así obtener como resultado el costo de la mercancía vendida. El sistema de inventario periódico solo actualizará el saldo final de inventario en el libro mayor general cuando se realice un conteo de inventario físico.
La única vez que un sistema de inventario periódico está realmente actualizado es al final de un período contable. Aunque un sistema periódico ahorra el tiempo de entrada de datos, en realidad puede costarle dinero a la empresa.
Como los recuentos de inventario físico consumen mucho tiempo, pocas empresas los hacen más de una vez al trimestre o al año. Mientras tanto, la cuenta de inventario en el sistema de contabilidad seguirá mostrando el costo del inventario que se registró desde el último recuento de inventario físico.
Características del inventario periódico
– En el sistema de inventario periódico la cuenta de inventario del sistema no se actualiza con cada compra y cada venta. Todas las compras realizadas entre los recuentos de inventario físico se registran en la cuenta de compras.
– Cuando se realiza el recuento de inventario físico, el saldo en la cuenta de compras se desplaza a la cuenta de inventario, que a su vez se ajusta para que coincida con el costo del inventario final.
– Al final del período, el total en la cuenta de compras se agrega al saldo inicial del inventario para calcular así el costo de los productos disponibles para la venta.
– El inventario final se determina al final del período mediante un recuento físico y se resta del costo de los productos disponibles para la venta, para calcular el costo de la mercancía vendida.
– Bajo el sistema de inventario periódico, una compañía no conocerá sus niveles de inventario ni los costos de mercancía vendida hasta que se complete el proceso de recuento físico.
Diferencias entre el inventario periódico y el perpetuo
Las siguientes son las principales diferencias entre los sistemas de inventario periódico y perpetuo:
- En ambos sistemas se utilizan la cuenta de inventario y la cuenta del costo de mercancía vendida, pero en el sistema de inventario perpetuo se actualizan continuamente durante el período, mientras que en el sistema de inventario periódico se actualizan solo al final del período.
- Las cuentas de compras y de devoluciones de compras solo se utilizan en el sistema de inventario periódico y se actualizan continuamente. En el sistema de inventario perpetuo las compras se cargan directamente en la cuenta de inventario y las devoluciones de compras se abonan directamente a la cuenta de inventario.
- La transacción de venta se registra a través de dos entradas de diario en el sistema perpetuo. Una de estas registra el valor de la venta del inventario, mientras que la otra registra el costo de la mercancía vendida. En el sistema de inventario periódico solo se realiza una entrada: la venta del inventario.
- Los registros de cierre solo se requieren en el sistema de inventario periódico para actualizar el inventario y el costo de la mercancía vendida. El sistema de inventario perpetuo no requiere registros de cierre para la cuenta de inventario.
Ventajas
– El sistema de inventario periódico es más útil para las pequeñas empresas que mantienen cantidades mínimas de inventario; a estas empresas les resulta fácil completar un recuento de inventario físico. También es sencillo poder estimar el costo de la mercancía vendida para el intermedio del período.
– No se requiere tener un sistema automatizado para registrar los datos. Se puede llevar el inventario manualmente, ahorrando el costo del sistema y el tiempo para registrar continuamente los movimientos de inventario.
Desventajas
– El principal problema con un sistema periódico es que no proporciona datos en tiempo real para los gerentes. Siempre se está trabajando con datos antiguos de la última actualización realizada.
– No ofrece ninguna información sobre el costo de mercancía vendida o los saldos finales de inventario durante el período intermedio, hasta que se haga un recuento de inventario físico.
– Consume mucho tiempo en los conteos físicos y puede producir números obsoletos, que son menos útiles para la gerencia.
– Generalmente el sistema es manual y más propenso a errores humanos. Los datos pueden extraviarse o perderse.
– Los excedentes y faltantes de inventario quedan escondidos en el costo de la mercancía vendida. No existe un registro contable disponible para poder compararlo con el recuento físico del inventario.
– El costo de la mercancía vendida debe estimarse durante los períodos intermedios, lo que probablemente resulte en un ajuste significativo en el costo real de los productos cada vez que se complete un recuento de inventario físico.
– No hay forma de ajustar durante los períodos intermedios el inventario obsoleto o las pérdidas por productos defectuosos, por lo que para estos problemas tiende a haber un ajuste significativo (y costoso) cuando se complete finalmente un recuento de inventario físico.
– No es un sistema adecuado para grandes empresas que tengan grandes inversiones en inventarios, dado su alto grado de inexactitud en cualquier momento (que no sea el día en que el sistema se actualiza con el último recuento de inventario físico).
Ejemplos
El cálculo del costo de la mercancía vendida bajo el sistema de inventario periódico es:
- Costo de productos disponibles para la venta = inventario inicial + compras
- Costo de mercancía vendida = costo de productos disponibles para la venta – inventario final.
Ejemplo 1
La empresa Milagro Corporation tiene un inventario inicial de $100 000 y ha pagado $170 000 en compras. Su recuento de inventario físico revela un costo final de inventario de $80 000. Por tanto, el cálculo de su costo de mercancía vendida es:
$100 000 inventario inicial + $170 000 compras – $80 000 inventario final
= $190 000 costo de mercancía vendida
Ejemplo 2
La siguiente información pertenece a la empresa Tumleh, un minorista de productos de moda de alta escala:
Saldo de inventario al 1 de enero de 2017: $600 000
Compras realizadas durante el año 2017: $1 200 000
Saldo de inventario al 31 de diciembre de 2017: $500 000
Se requiere calcular el costo de la mercancía vendida para el año 2017. Se asume que la empresa utiliza un sistema de inventario periódico.
Costo de la mercancía vendida = inventario inicial + compras – inventario de cierre
= $600 000+ $1 200 000- $500 000
= $1 300 000