Auditoría administrativa: qué es, antecedentes, características, ejemplos
¿Qué es una auditoría administrativa?
Una auditoría administrativa es el proceso de evaluación de la organización y la gestión de una empresa pública o privada. Incluye la revisión de las políticas, estrategias y funciones de los diversos departamentos administrativos, el control del sistema administrativo en general, etc.
Es un examen sistemático e independiente de los libros, cuentas, registros legales, documentos y comprobantes de una organización.
Con esto se determina en qué medida los estados financieros y las revelaciones no financieras presentan una visión verdadera y justa sobre la administración. También intenta asegurarse de que los libros de cuentas sean mantenidos según lo exige la ley.
El auditor observa y reconoce las proposiciones que se presentan ante él para su examen, obtiene evidencias, las evalúa y formula una opinión sobre la base de su sensatez, que se comunica a través de un informe de auditoría.
Las auditorías administrativas brindan una garantía hecha por terceros de que la administración está libre de errores materiales. El término se aplica con mayor frecuencia a las auditorías de la información financiera relacionada con una persona jurídica (es decir, una empresa).
¿Para qué sirve una auditoría administrativa?
El propósito de una auditoría administrativa es que un tercero independiente examine los estados financieros de una entidad.
La auditoría administrativa proporciona una evaluación objetiva de terceros sobre las transacciones administrativas, informes financieros, políticas y procedimientos, y funciones administrativas relacionadas con los tratos financieros de la empresa.
Este examen genera una opinión de auditoría con respecto a si esta información se ha presentado de manera justa y de acuerdo con el marco de información financiera aplicable.
Esta opinión aumenta en gran medida la credibilidad de los estados financieros para sus usuarios, como prestamistas, acreedores e inversionistas.
Antecedentes e historia de las auditorías administrativas
Los historiadores de la contabilidad han notado referencias bíblicas a prácticas comunes de auditoría. Entre estas prácticas están la doble custodia de activos y la segregación de deberes.
Por ejemplo, en el Libro de Éxodo (38:21) se muestra al primer auditor: Moisés contrató a Itamar para realizar una auditoría de las contribuciones para la construcción del Tabernáculo que se usaría en su viaje, que duró 40 años.
Por otro lado, hay evidencias de que el sistema de contabilidad gubernamental en China, durante la dinastía Zhao (1122–256 a.C.), incluía auditorías de los departamentos oficiales.
En los siglos V y IV a.C., tanto los romanos como los griegos idearon sistemas de controles para garantizar la exactitud de sus informes. Los antiguos egipcios y babilonios instituyeron sistemas de auditoría en los que todo lo que entraba y salía de los almacenes se verificaba dos veces.
En los países de habla inglesa, los registros de Hacienda de Inglaterra y Escocia (1130) han proporcionado las primeras referencias escritas de auditorías.
En 1789, el gobierno de Estados Unidos creó el Departamento del Tesoro. Este incluía un contralor y un auditor, siendo Oliver Wolcott II su primer auditor.
Siglos XIX y XX
De 1841 a 1850, las autoridades de los ferrocarriles en expansión emplearon contadores como auditores independientes de la administración.
No fue sino hasta finales del siglo XIX, con la innovación de las sociedades anónimas (cuyos gerentes no eran necesariamente los dueños de la compañía) y el crecimiento de los ferrocarriles, que la auditoría se convirtió en una parte necesaria de los negocios modernos.
La profesión de auditoría se desarrolló para satisfacer esta creciente necesidad y, en 1892, Lawrence R. Dicksee publicó un manual práctico para auditores, el primer libro de texto sobre auditoría.
La Academia de Artes Cinematográficas eligió a Price Waterhouse para supervisar la votación de los premios Oscar en 1933. Esto se hizo como respuesta a la creencia generalizada de que los premios eran adulterados.
En 1938, una empresa registró cuentas por cobrar ficticias e inventarios inexistentes en sus almacenes. Esto generó un estándar de auditoría exigiendo la observación física del inventario y la confirmación directa de las cuentas por cobrar.
En 1941, la Comisión de Valores y Bolsa requirió que el informe del auditor indicara que el examen había sido realizado de acuerdo con las normas contables generalmente aceptadas.
Características de la auditoría administrativa
– Formación: el auditor debe estar capacitado para realizar la auditoría correctamente. Todas las auditorías deben ser realizadas por personas que tengan la capacitación técnica adecuada. Esto incluye educación formal, experiencia de campo y formación profesional continua.
– Independencia: los auditores deben realizar las auditorías administrativas de manera independiente. Esto significa que deben permanecer objetivos durante todo el proceso, y mantener una postura neutral hacia sus clientes. Además, implica que el público en general los perciba como independientes.
– Debido cuidado profesional: el auditor utiliza todos sus conocimientos de negocios y contabilidad para recopilar la información necesaria. Con ella determina qué está sucediendo dentro de la empresa para brindar una opinión lógica e imparcial a los gerentes.
– Planificación, supervisión y suficiencia: la planificación es la primera fase de todas las auditorías administrativas. Es una característica importante, porque una falla en la planificación hace que el auditor sea menos eficiente.
– Informe: el auditor explicará en su informe si la información recibida se adhiere a las normas contables actuales. También detallará cualquier circunstancia que llevó a la compañía a desviarse de esos estándares, si existe alguna desviación.
– No es infalible: los contadores de una empresa son los principales responsables de preparar los estados financieros. El propósito del auditor es expresar una opinión sobre las afirmaciones administrativas que están en los estados financieros.
Ejemplos de auditoría administrativa
1. Caso Barings
La información financiera inexacta puede ser el resultado de una tergiversación deliberada, o puede ser resultado de errores no deseados.
Uno de los ejemplos recientes más notorios de una falla en la presentación de reportes financieros ocurrió en 1995 en la oficina de Barings en Singapur, un banco británico de 233 años.
El fraude se debió a la falta de suficientes controles internos en Barings durante un período de cinco años. Durante este tiempo, Nicholas Leeson, empleado administrativo responsable de la contabilidad y liquidación de transacciones, fue promovido a gerente en la oficina de Barings en Singapur.
Con su promoción, Leeson disfrutó de un inusual grado de independencia. Se encontraba en la excepcional posición de ser tanto gerente como responsable de realizar todas las operaciones. Esto le permitió participar en operaciones no autorizadas, que no fueron detectadas.
Colapso
Aunque Leeson estaba perdiendo enormes sumas de dinero para el banco, sus responsabilidades dobles le permitían ocultar sus pérdidas y seguir operando.
Cuando el colapso del mercado de valores japonés llevó a una pérdida de $1 mil millones para Barings, se descubrieron finalmente las acciones de Leeson.
Sin embargo, Baring nunca se recuperó de la pérdida y fue adquirida por la compañía de seguros holandesa ING Groep NV en 1995. Posteriormente, fue vendida nuevamente en 2004.
Curiosamente, en este caso los auditores administrativos advirtieron a la gerencia sobre el riesgo en la oficina de Singapur meses antes del colapso. Sin embargo, las advertencias fueron ignoradas por los altos ejecutivos, y el informe de auditoría fue ignorado.
2. Caso Enron-Arthur Andersen
La empresa comercializadora de energía Enron Corp., que tenía pérdidas ocultas en sociedades fuera de los libros y participaba en esquemas de precios abusivos, se declaró en bancarrota en diciembre de 2002.
Poco después de que Enron se convirtiera en objeto de una investigación de la Comisión de Valores y Bolsa, la firma de auditoría Arthur Andersen también fue nombrada en una investigación de esta Comisión. Arthur Andersen finalmente cerró sus operaciones en 2002.
Aproximadamente en el mismo período, la empresa de telecomunicaciones WorldCom Inc. utilizó técnicas contables engañosas para ocultar gastos y exagerar las ganancias en $11 mil millones.
Referencias
- Characteristics of an Audit. Tomado de smallbusiness.chron.com.
- Academic and Administrative Audit. Tomado de naac.gov.in.
- Audit. Tomado de en.wikipedia.org.