¿Cuál es el propósito de escribir una carta formal?
El propósito de escribir una carta formal es comunicarse por escrito con una persona a quien no se conoce, o con los representantes de una empresa, institución o ente gubernamental.
Dado que los destinatarios de la carta formal son en ocasiones personas con cierta jerarquía, normalmente se emplea un lenguaje muy formal, aunque sencillo y directo.
Por tanto, es recomendable que al escribir el remitente exponga sus objetivos en forma clara y concisa, ya que el lector querrá conocer rápidamente el motivo de la misma.
A través de una carta formal se puede realizar una solicitud, informar hechos, pedir cotizaciones, hacer un trámite, así como exponer todo tipo de ideas y pensamientos que sean de interés tanto para el autor como para el lector del texto.
Entre los numerosos propósitos que tiene una carta formal, se describen los siguientes:
Ejemplos de propósitos para una carta formal
Solicitar un préstamo
Una carta formal suele ser un requisito para solicitar un préstamo o crédito a alguna institución financiera. Los motivos son variados y se incluyen en el texto de la carta: como la adquisición o remodelación de una vivienda, la compra de un automóvil, mercancías, pagar la universidad, cubrir gastos médicos, entre los más frecuentes.
En esta carta, el solicitante incluye además su información personal, garantías y el convenio de pago al que se atiene.
Postularse a un empleo
Esta carta formal suele acompañar a la hoja curricular. En ella el aspirante señala las virtudes que lo hacen apropiado para el cargo, su experiencia previa y las motivaciones para optar a él.
Es recomendable incluir asimismo alguna llamada de acción al reclutador, que inspire a este la intención de concretar una entrevista con el aspirante.
Informar sobre problemas en la comunidad
Suelen ir dirigidas a alguna autoridad competente. Por ejemplo, se puede informar acerca del estado de las vías, instalaciones deportivas y sociales, mal funcionamiento de servicios básicos (hospitales, transporte, electricidad, agua, aseo urbano…), disputas entre vecinos y mucho más.
Formular una queja
En ocasiones es preciso expresar una queja por un mal servicio, o tras la compra de algún producto que resultó de mala calidad o tenía defectos de fábrica.
Normalmente el consumidor afectado querrá la devolución de su dinero o simplemente cambiar el producto por otro. En estos casos, escribe una carta formal a la tienda o al vendedor acompañada de la factura, la garantía u otra documentación pertinente a la compra.
Solicitar una beca
Las becas se solicitan siempre a través de una carta formal, dirigida a alguna autoridad educativa o gubernamental. Su propósito es obtener apoyo económico para proseguir estudios, y se otorgan a estudiantes destacados por su buen rendimiento académico o deportivo.
En la carta, el aspirante expresa su solicitud acompañada con documentos que certifican sus méritos académicos o deportivos, carta de buena conducta, estudios socioeconómicos y otros requisitos que pida la entidad otorgante, de acuerdo con el tipo de beca a la que se aspira.
Hacer una invitación
Para eventos sociales de relevancia (recepción de premios, actos de grado, galas, bodas, conferencias…), la invitación suele hacerse mediante una nota formal. En ella se indica la fecha, lugar y hora del evento, y a veces incluye una línea especificando el tipo de vestimenta.
Ofrecer disculpas
En ocasiones es preciso ofrecer formalmente disculpas a otra persona, o a una comunidad. Por ejemplo, si un periódico publica una información que luego resultó no ser verídica, cuando una compañía tiene fallos en el servicio prestado o en una tienda se atendió mal a un cliente.
Pedir un permiso en el trabajo
En el ámbito laboral es común solicitar permiso para ausentarse por problemas de salud (propios o de un familiar), alguna diligencia impostergable, un viaje imprevisto y más.
En todo caso, aun si el solicitante conoce bien a su jefe, se requiere escribir una carta formal, señalando los motivos para la ausencia y la duración de esta.
Expresar agradecimiento
Se escriben cartas formales en respuesta a una donación, la recepción de una ayuda o un aporte. También a quien ha escuchado una propuesta de negocios o realizado una entrevista.
Asimismo, es común que las escriba alguien que recibió un premio o galardón, o que vayan dirigidas a quienes hicieron posible la realización de algún evento.
Inconformidad de calificación de un examen
Cuando un estudiante no está conforme con una calificación obtenida en un examen, puede informar de ello al respectivo comité académico mediante una carta formal. Usualmente dispone de un plazo específico.
En la carta debe indicar sus datos, el nombre de la asignatura y el del profesor, la fecha en que realizó el examen y los motivos de la disconformidad, así como exponer la acción que espera para solventar el problema.
Solicitar una cotización
Esta carta formal es una solicitud dirigida a las compañías que venden insumos o prestan servicios para que expongan un presupuesto detallado, según los requerimientos del solicitante.
La carta incluye, entre otras cosas, la descripción completa de cada insumo, las cantidades, forma de pago y lugar y fecha de entrega. Normalmente se solicitan cotizaciones a varios proveedores, a fin de seleccionar la más adecuada.
De renuncia o despido
Por múltiples razones una persona puede renunciar a un trabajo, y escribe una carta formal en la que expresa los motivos de la renuncia, así como la fecha en la cual tiene previsto finalizar sus labores.
Otro comunicado formal en el ámbito laboral es la carta de despido. En ella se notifica al empleado el cese de sus labores, las razones que mueven a ello y la fecha en que se hace efectivo el despido.