Póliza de egresos: características y ejemplo
Una póliza de egresos es un formato que tiene la función de servir como comprobante físico de una operación de salida de dinero de una compañía o negocio. Se utiliza en la contabilidad con el objetivo de describir con detalle el movimiento y suele acompañarse con otros comprobantes de la operación.
La contabilidad es una disciplina que tiene como fin controlar todas las transacciones que se dan en una empresa o negocio a nivel de entrada o salida de dinero.
Esto quiere decir que cada vez que se realice un gasto, una inversión, se paguen salarios u otros tipos de egresos, o por el contrario se reciban fondos por concepto de pagos de clientes y demás ingresos, el departamento de administración de la compañía debe dejar estas operaciones registradas en su sistema de contabilidad.
Al igual que una persona debe pagar por lo que compra, una empresa debe hacer lo mismo, aunque de una manera un poco más compleja, y por ello se vale de sistemas contables.
Para cada tipo de operación, existe un formato específico de registro y las pólizas de egreso, como se explicó al inicio, sirven como prueba de los pagos realizados.
Dichos pagos son emitidos a los distintos proveedores de bienes y servicios de la empresa. Por ejemplo, todo negocio requiere de los servicios básicos como electricidad, conexión a internet, agua, etc.
También necesita comprar insumos para poder hacer su trabajo: papelería, artículos de oficina, vehículos, etc., y en el caso de las empresas de fabricación, deben adquirir la materia prima para hacer sus productos.
Existen muchos pagos que una empresa debe hacer para llevar a cabo su objetivo y cada uno de ellos debe quedar registrado. Además, cada pago o egreso de dinero debe ir autorizada por el o los departamentos correspondientes.
Características de una póliza de egresos
La información que debe incluirse en una póliza de egreso típica es la siguiente:
- Copia del cheque o transferencia electrónica con la cual se hace el pago.
- El concepto del pago, es decir, qué servicio, insumo, impuesto, etc., se está cancelando.
- Firma de aprobación del pago por parte del departamento encargado.
- Fecha en la que se realizó el pago.
- Cantidad o monto total del pago.
- Identificación del proveedor.
- La firma del proveedor o persona que recibió el pago.
Es necesario anexar al formato de póliza de egreso otros comprobantes tales como:
- La factura del proveedor (o su equivalente en caso de pagos de impuestos, pago de salarios y otros que no posean factura por su naturaleza)
- La orden de compra, la cual es otro formato donde se hace la solicitud al proveedor por los insumos o artículos que se requieren. Por ejemplo, si una empresa necesita hojas de papel, emite una orden de compra a su proveedor de papelería, pidiendo una cantidad específica de resmas o paquetes de hojas.
Al incluir estos documentos, es más fácil justificar los gastos y encontrar información útil en caso de algún error en la entrega de los artículos comprados o cualquier otro inconveniente posterior.
Además, resulta conveniente mantener documentos relacionados en un solo paquete, como una manera eficaz de ordenar los archivos contables para facilitar consultas futuras así como su debido control.
Ejemplo
A continuación se muestra un ejemplo de una póliza de egresos o póliza de cheque, como también se le llama en algunos casos:
Conceptos relacionados
Los campos ubicados debajo de los recuadros “concepto de pago” y “recibido por” se llenan con la información correspondiente según cada una de las siguientes definiciones:
1. Cuenta
Son códigos numéricos que identifican el tipo de movimiento y su clasificación. Por ejemplo, existen cuentas asociadas a las ventas, costos de producción, bancos, etc. Se clasifican de manera general cuentas de activo y pasivo.
2. Subcuenta
Son cuentas desglosadas, es decir, más específicas y detalladas. Un ejemplo sería:
Cuenta: 110 – Bancos
Subcuenta 1: 110.1 – Banco X
Subcuenta 2: 110.2 – Banco Y
3. Nombre
Se refiere al nombre de la cuenta como tal en lugar de su código. En el ejemplo anterior, sería “bancos”.
4. Parcial
Es el monto detallado correspondiente a cada una de las subcuentas incluidas en la póliza. Si solo hay una subcuenta, no será necesario indicar este valor.
5. Debe y Haber
Toda cuenta contable se representa de forma escrita como una “T”, es decir, como una tabla de dos columnas, en las cuales se anotan el nombre de la cuenta y su cantidad correspondiente en una u otra columna (derecha o izquierda).
La columna de la izquierda se identifica como “Debe” y la de la derecha se llama “Haber”.
Como se indicó anteriormente. Existen cuentas de activos y pasivos.
Los activos son básicamente los bienes de la empresa, todos lo que pueda considerarse de su propiedad. Los pasivos, son las deudas.
Las cuentas de activos aumentan su valor por los montos que se escriben en la columna “Debe” y disminuyen por el “Haber”. Ocurre lo contrario con las cuentas de pasivos.
6. Total
También se le llama “Saldo”. Es el resultado de restar el valor del Debe menos el del Haber.
Con respecto a las casillas “Realizado por”, “Revisado por” y Autorizado por” se colocan los nombres o firmas de las personas que intervienen en la emisión y aprobación de la póliza. Esto puede variar de acuerdo a los criterios de cada empresa.
Los recuadros “Auxiliar y “Diario”, se indican los nombres de las personas que pasaron la información a los Libros Auxiliar y Diario, los cuales son otros tipos de registros que forman parte de todo el sistema de contabilidad.
El Número de Póliza es una forma de identificar el documento de manera que tenga relación con las pólizas anteriores, es decir, que sean números consecutivos. Cada empresa puede crear su propia nomenclatura con respecto a este aspecto.
En la actualidad, existen sistemas contables computarizados que facilitan el registro de las operaciones realizadas por las empresas.
Es importante que éstos cumplan con los requisitos establecidos por las autoridades fiscales de cada país.
Referencias
- ¿Qué es el Debe en Contabilidad? Recuperado de: reviso.com
- ¿Qué es el Haber en Contabilidad? Recuperado de: reviso.com
- El debe y el haber. Recuperado de: economia.ws
- Molina, V. (2002). Contabilidad para No Contadores. México, Ediciones Fiscales ISEF
- Qué es activo y pasivo. Recuperado de: significados.com/activo-y-pasivo
- Qué son las pólizas contables en contabilidad electrónica. Recuperado de: clickbalance.com
- What is a Voucher? Recuperado de: accountingtools.com
- What is the difference between an invoice and a voucher? Recuperado de: accountingtools.com