15 máquinas de oficina que domina
Las máquinas de oficina son aquellos aparatos y dispositivos eléctricos y electrónicos que facilitan y posibilitan el trabajo en la oficina, como las impresoras, las fotocopiadoras, los ordenadores, los escáneres, etc.
El tiempo ha transformado los equipos necesarios en una oficina. Antes, a finales del siglo XIX y comienzos del XX, las máquinas de escribir eran fundamentales, y las secretarias debían aprender taquigrafía para tomar notas rápidamente.
Todo eso cambió con la entrada de la tecnología. Los ordenadores, por ejemplo, revolucionaron la manera de trabajar, y luego el fax, los escáneres y ahora los sistemas de videoconferencias han dado un nuevo giro a la forma en que se trabaja en una oficina.
El presente artículo presenta una lista de máquinas de oficina que domina, las cuales aún se usan hoy en día en la mayoría de oficinas alrededor del mundo.
Máquinas para comunicación e información
1. Computadoras personales
Así como hace algunas décadas no podía existir una oficina sin una máquina de escribir, hoy en día no existe oficina alguna sin por lo menos una computadora u ordenador. La computadora se utiliza para un sinfín de funciones, que incluyen:
- Redacción y almacenamiento de documentos.
- Manejo de información importante para la empresa.
- Administración de personal, de clientes y de prospectos.
- Manejo de comunicaciones internas y externas.
- Manejo de la contabilidad de la empresa, etc.
Sean de escritorio o portátiles, las computadoras son una parte esencial de la oficina moderna. Esto es algo que difícilmente cambiará en los años venideros.
2. Máquina de fax
A pesar de que el uso de correos electrónicos y documentos firmados digitalmente ha hecho que los faxes se vuelvan obsoletos, aún se utilizan en muchas oficinas alrededor del mundo.
Estas máquinas ofrecen el beneficio de enviar una copia fidedigna de un documento a través de una línea telefónica sin la necesidad de digitalizar el documento previamente. Es ideal para la transmisión de documentos importantes y otro tipo de información.
3. Sistemas telefónicos
A pesar de que el uso del correo electrónico y los memos digitales han reemplazado parte de la comunicación entre los miembros de una oficina moderna, la comunicación telefónica sigue siendo de gran importancia.
Algunas oficinas emplean sistemas telefónicos empresariales privados (PBX) que conectan una central telefónica de la empresa a una línea pública y luego distribuyen llamadas dentro de la oficina.
Otras oficinas optan por soluciones de telefonía por internet, denominada (VoIP).
4. Sistemas de teleconferencia y videoconferencia
Las reuniones remotas con miembros de equipo se han vuelto cada vez más frecuentes en el nuevo ambiente empresarial. Es por esto que las máquinas y tecnologías que permiten las teleconferencias y videoconferencias son más importantes que nunca.
Esto incluye, además de los sistemas telefónicos mencionados antes y de una conexión estable al internet, sistemas de sonido y de micrófonos para que cada miembro hable y sea escuchado, así como sistemas de cámaras y pantallas para que todos puedan ser vistos mientras intervienen.
5. Servidores y centrales de internet
El funcionamiento de la mayoría de las oficinas modernas depende de una conexión a internet y de la existencia de una red interna, o intranet, que permita compartir archivos de manera rápida y segura.
Esto por lo general se logra mediante el uso de servidores que centralizan el tráfico de información. También se utilizan routers y suiches de internet que distribuyen la conexión, bien sea por medio de cables de datos o por redes inalámbricas.
Máquinas relacionadas con papelería y manejo de documentos
6. Impresoras de oficina
Las computadoras e impresoras en conjunto reemplazaron por completo a las máquinas de escribir. Prácticamente, todas las oficinas del mundo requieren la impresión de distintos tipos de documentos para diversos fines. Esto puede incluir:
- Contratos.
- Comunicaciones internas.
- Memorandos.
- Cartas.
- Cotizaciones.
- Ofertas de trabajo.
- Registros, etc.
Por esta razón, la impresora es una de las máquinas más importantes de la oficina, ya que permite plasmar información en forma física de manera rápida y fácilmente archivable.
7. Fotocopiadora
Con la finalidad de llevar uno o más archivos que sirvan de registro de las diferentes operaciones de una oficina, estas siempre tienen por lo menos una fotocopiadora que permita reproducir de manera rápida y fiel cualquier documento.
8. Guillotinas y anilladoras
Con el objeto de recortar, organizar y archivar la gran cantidad de documentos impresos que se generan en una oficina, por lo general se utilizan guillotinas, carpetas, archivadoras y anilladoras.
Estas últimas permiten unir cualquier conjunto de hojas sueltas en un cuaderno fácilmente manejable. Este tipo de archivos anillados resulta de gran utilidad durante reuniones.
9. Escáneres
Las oficinas modernas muestran una tendencia a evolucionar hacia sistemas paperless (sin papel), en los cuales reemplazan todos los sistemas físicos de archivado y organización de la información por versiones digitales de los mismos.
Esta tendencia hace obsoleto el uso de fotocopiadoras, las cuales son reemplazadas por escáneres que transforman documentos e imágenes físicas en copias digitales exactas. Esto permite llevar a cabo el mismo archivado de documentos físicos que antes, pero sin el uso de papel.
10. Trituradora de papel
Además de la creación de documentos escritos de gran importancia, las oficinas también tienen necesidad de destruir documentos que ya no necesitan, pero que pueden contener información secreta.
Para ello, se utilizan las trituradoras de papel, las cuales cortan las hojas en pequeños trozos.
Máquinas para identificación de personal
11. Impresora de carnets
Como parte de la administración del personal de una oficina, se deben crear carnets de identificación para cada miembro del equipo. Para ello, las oficinas suelen tener impresoras de carnets de PVC, o máquinas para laminado plástico de carnets impresos en papel normal.
12. Lectores biométricos o escáneres de carnets
En el caso de oficinas que usan carnets para identificar a sus empleados, muchas veces cuentan con lectores de códigos de barra o códigos QR para verificar rápidamente que se trata de la persona correcta.
Además, algunas oficinas también incluyen lectores de huella o reconocimiento facial para el mismo fin.
13. Equipos de control de asistencia
Los sistemas de identificación y de verificación de la identidad casi siempre están asociados a equipos de control de asistencia, que registran las horas de entrada y salida de cada miembro del equipo.
Misceláneos
14. Equipos de cocina
Ninguna oficina del mundo está completa sin un área de cocina. Esta siempre incluye máquinas como nevera, hornilla, tetera para calentar agua, microondas y la infaltable máquina de café.
15. Impresoras fiscales
Las oficinas que trabajan con clientes y que, por lo tanto, cierran tratos como parte de su día a día, deben poseer una impresora fiscal para la emisión legal de facturas y demás tickets de compra.
Referencias
- Çaki, S. (2021). 10 Basic Office Equipment (2022 Guide). Tomado de market-inspector.co.uk.
- Gupta, A. (2015). Top 6 Types of Machines Used in an Office. Tomado de yourarticlelibrary.com.
- Homestratosphere Editorial Staff & Writers (2022). 46 Types of Office Equipment & Supplies (Items Checklist). Tomado de homestratosphere.com.