Cronograma de actividades: qué es, para qué sirve, cómo hacerlo, ejemplo
¿Qué es un cronograma de actividades?
Un cronograma de actividades es una tabla o gráfico en el que se pueden visualizar fácilmente todas las tareas que se necesitan realizar para llevar a cabo un determinado proyecto en un tiempo estipulado.
Con un cronograma de actividades se pueden ver qué tareas son necesarias para llevar a cabo un proyecto, en cuánto tiempo se deben realizar dichas tareas, y en qué momento se deben comenzar a hacer. Para algunos proyectos puede ser necesario terminar una tarea para comenzar otra.
Dicho cronograma también puede incluir información sobre los recursos necesarios para cumplir con cada tarea, y sobre la persona o sector encargado de realizarlas, entre otros datos.
Esta herramienta se utiliza en el campo profesional y en el educativo. Por ejemplo, puede utilizarse en un campamento de verano para organizar las actividades de los niños o en un hotel para preparar la temporada alta. También puede utilizarse en la vida cotidiana para organizar las tareas del hogar.
No hay una única forma específica de realizar un cronograma de actividades, aunque uno de los tipos de gráficos más utilizados a la hora de confeccionarlos es el del diagrama de Gantt.
¿Para qué sirve un cronograma de actividades? Funciones
A continuación algunas de las funciones más importantes de los cronogramas de actividades de un proyecto:
Supervisión
El hecho de contar con un cronograma de actividades detallado, posibilita que se pueda llevar a cabo una mejor supervisión de las tareas que se necesitan realizar para completar un determinado proyecto. De esta manera, es posible corregir o incluso evitar retrasos o tareas incumplidas.
Por ejemplo, en un proyecto de software la persona encargada de controlar las actividades del cronograma puede ver si las tareas se están cumpliendo en el tiempo estipulado, o si hay alguna tarea que tiene demoras.
Distribución de recursos
Al utilizar un cronograma de actividades en el que se encuentren estipuladas las cantidades de material necesario para llevar a cabo cada tarea, es posible determinar con facilidad qué cantidad de material y cuándo se va a necesitar.
Por ejemplo, en un cronograma de actividades de un proyecto de construcción, se puede ver fácilmente en qué fecha se va a necesitar una determinada cantidad de cemento.
De esta manera, si no se cuenta con la cantidad necesaria de cemento en stock, se puede comprar el material con antelación para que se encuentre disponible cuando se necesite.
Detección de atascos
Gracias a la utilización de un cronograma de actividades es posible detectar en qué parte del proceso se producen más atascos, pudiendo solucionar estos inconvenientes a tiempo para que no se produzcan demoras.
Por ejemplo, en una fábrica, si se detecta que hay una posible demora en la fabricación de una pieza importante, se pueden disponer más operarios en ese sector para que ayuden a completar la tarea más rápido.
¿Cómo hacer un cronograma de actividades?
Para la realización de un cronograma de actividades de un proyecto se pueden seguir los pasos que se detallan a continuación:
1- Determinar las actividades del proyecto
Lo primero que se debe hacer para crear un cronograma de actividades es definir todas las labores que son necesarias para completar el proyecto.
En el caso de que el proyecto involucre diferentes sectores de una fábrica o empresa, es recomendable que todas las personas encargadas de las diferentes áreas de las mismas contribuyan con información detallada de las tareas que deben realizar.
2- Vincular las actividades entre sí
A continuación, se deben establecer las relaciones que tienen entre sí cada una de las actividades a llevar a cabo.
Esto se realiza con la intención de evitar posibles conflictos o interrupciones, ya que puede haber ciertas tareas que dependan de otras. Por este motivo, las actividades se clasifican de la siguiente forma:
Fin – comienzo
Estas actividades son las que no se pueden comenzar hasta que no se concluya otra actividad.
Comienzo – comienzo
Estas actividades son las que pueden comenzar al mismo tiempo.
Comienzo – fin
Estas actividades son las que dependen de la finalización de una actividad posterior para comenzar.
Fin – fin
Estas actividades son las que terminan al mismo tiempo.
3- Precisar los plazos de las actividades
En este paso se deben definir cuánto tiempo demora cada una de las actividades por separado. El tiempo establecido es una estimación, aunque debe ser lo más realista posible, ya que de esto depende la fiabilidad del cronograma.
Al establecer estos tiempos será posible comprobar si las actividades se están desarrollando en el tiempo estipulado o si hay que realizar algún ajuste en algún proceso para cumplir con el calendario.
4- Confeccionar el cronograma
Una vez definidas y vinculadas las actividades con sus respectivos tiempos de duración se procede a realizar el cronograma. Una de las formas más utilizadas para la confección de los cronogramas de actividades es el Diagrama de Gantt, aunque también existen otros formatos.
En cuanto a los tiempos, se deben contemplar ciertos márgenes en cada actividad, ya que es posible que puedan surgir imprevistos.
Adicionalmente, en este paso se pueden agregar los recursos (materiales y mano de obra, entre otros) que necesita cada actividad para ser llevada a cabo.
5- Reajustar el cronograma
Debido a que existen una gran cantidad de variables que pueden modificar los tiempos preestablecidos en el cronograma, es necesario ir controlando tanto el tiempo como los recursos a medida que se van realizando las actividades.
De esta manera, se pueden realizar ajustes en el cronograma para corregir algunos inconvenientes que puedan surgir, como la reubicación de recursos o la creación de nuevas tareas.
Ejemplos de cronogramas de actividades
A continuación algunos ejemplos de diferentes cronogramas de actividades de un proyecto:
Cronograma de actividades de un proyecto de software
Cronograma de actividades de un proyecto de investigación
Cronograma de actividades de un proyectode tesis
Cronograma de actividades de un proyecto de construcción
Cronograma de actividades de una empresa de celebración de eventos
Referencias
- Editores de PM4DEV. (2015). Project Schedule Management. Retrieved from pm4dev.com
- Editores de Project Manager. (2020). Project Schedule. Retrieved from projectmanager.com
- MYMG TEAM. (2012). Project Activity Schedule Template. Retrieved from mymanagementguide.com