Póliza de cheque: qué es, para qué sirve, ejemplos
La póliza de cheque es simplemente un documento característico de un valor financiero que revela que egresó dinero de una cuenta bancaria propia, realizándose la salida de ese dinero por medio de la emisión de un cheque.
Es la muestra de un instrumento contable que se usa en el terreno de los bancos y las finanzas. Este documento representa un egreso de un importe de la cuenta bancaria a través de un cheque.
La compañía es la que expide el cheque, mientras al mismo tiempo adjunta una copia al carbón de ese cheque a la póliza con un propósito contable, de tal manera de poder tener la información sobre el monto del cheque y por qué se expidió, es decir, cuál ha sido su concepto.
Inclusive tiene como función servir de recibo del cheque, ya que deja una constancia que ese cheque ya fue entregado.
En contabilidad hay diferentes clases de pólizas, tal como las de ingresos, las de diario y las de cheque, siendo esta última el registro que refiere la salida de dinero de la cuenta bancaria tomando como base la expedición de un cheque.
Índice del artículo
- 1 ¿Qué es y para qué sirve una póliza de cheque?
- 2 Datos a anotar en la poliza de cheque
- 3 ¿Cómo llenar una póliza de cheque?
- 4 Ejemplos de polizas de cheques
- 5 Referencias
En la póliza de cheque se deben anexar y registrar los comprobantes de las transacciones de la empresa donde como medio de pago se haya hecho un cheque. Por tanto, como lo indica su nombre, la póliza de cheque es la que se realiza cuando la operación envuelve un egreso de dinero desde el banco por medio de un cheque.
Así mismo, es importante saber que además de los requerimientos para su llenado correcto, se necesita que tenga siempre anexo el documento que da origen a ese pago con el cheque.
Por ejemplo, las transacciones que se deberían registrar y los comprobantes que se deberían anexar a una póliza de cheque podrían ser los siguientes:
– La compra de herramientas para la empresa, por las cuales se hace un cheque y se recibe una factura.
– La adquisición de materia prima, cuando se paga con un cheque al proveedor y se recibe a cambio una factura.
– Cuando se paga con un cheque los impuestos de la empresa y se tiene debidamente llenada la forma de pago de impuestos, sellada y firmada por el banco.
– Cuando en el banco se cambia un cheque por efectivo para pagar el salario a los obreros, con el recibo correspondiente firmado por ellos.
De la información que contiene una póliza de cheque, cuando la empresa realiza alguna operación donde se deba hacer un cheque, se tendrán que rellenar los espacios siguientes:
De ser posible, en esta área se debe colocar una copia del cheque a elaborar, vigilando que los datos queden visiblemente sobre fecha, cantidad, número de cheque y beneficiario.
En caso que no se pueda contar con la copia del cheque, se deberán escribir claramente los datos mencionados anteriormente, sea a mano o preferiblemente a máquina.
En esta área se debe puntualizar de forma breve, pero clara, la motivación del pago, referenciando lo más posible al comprobante que se debe adjuntar.
En esta área se deberá solicitar a la persona a quien se pague el cheque que firme como señal de recibido, porque con la firma se tendrá la seguridad que ya fue pagada la transacción que acoge la póliza que se está realizando.
Resulta importante indicar que las pólizas deberán poseer el mismo número sucesivo que los cheques.
Por tanto, si se ha cancelado algún cheque se deberá hacer también una póliza de cheque, adjuntando el cheque anulado y señalando en el espacio que corresponda al concepto del pago la indicación de cheque nulo.
En relación al rellenado de las áreas restantes, será responsabilidad del contador el registro de la transacción, según los principios contables.
La póliza de cheque brinda la conveniencia de poder certificar que los datos que se escriban en el cheque sean iguales a los que quedan copiados en la póliza (ver modelo en ejemplos).
En la casilla “Concepto del pago” se escribe el motivo por el cual se emite el cheque. El paso siguiente es entregar el cheque a la persona autorizada que tenga asignada la compañía para recibir este documento de pago, que pudiera ser el gerente, el dueño o el representante legal.
El encargado de depositar el cheque lo recibe y en la casilla “Firma cheque recibido” lo rubrica. Esta firma formal resulta ser muy importante, ya que confirma que el cheque fue entregado al depositario, deslindando responsabilidades con ello.
La parte siguiente de la póliza se presenta por columnas, donde aparece la siguiente información:
- En la primera y segunda columna, denominadas respectivamente “cuenta” y “subcuenta”, se colocarán las asignaciones correspondientes del catálogo de cuentas que utiliza la compañía.
- En la tercera columna se colocará la descripción de los abonos y cargos que correspondan a la operación realizada.
- Para la cuarta columna, denominada “debe”, se registran los montos que conforman los cargos.
- En la quinta columna, llamada “haber”, se asienta las cantidades que conforman los abonos.
- El conjunto de datos que se requieren para poder registrar las operaciones se conforman de cargos y abonos y se llaman asiento de diario.
- En el recuadro “sumas iguales” debe mostrarse la igualdad de los montos totales que componen estas dos columnas. A todo abono le corresponde un cargo.
En el segmento inferior de la póliza de cheque se encuentran los renglones de rúbricas, de las cuales son imprescindibles estas tres:
La primera pertenece a la persona que elaboró la póliza de cheque, quien es responsable del llenado de las pólizas, pudiendo ser el auxiliar contable, la secretaria, etc.
La segunda rúbrica es de la persona que revisa o supervisa los datos de la póliza y que pudiese ser el contralor o contador.
La tercera firma corresponde a quien autoriza la póliza, la cual pudiera ser el administrador, el gerente o el contralor.
Para finalizar el llenado de la póliza de cheque, se debe anotar el número sucesivo que le corresponda.
La compañía Sytec 2000 C.A. se dedica a comprar y vender mercancía de computación. Esta compañía efectúa sus registros por medio de pólizas de cheque para controlar los pagos. A continuación se presenta el modelo utilizado por esta empresa, con un cheque montado en la póliza:
Existen variados modelos de pólizas de cheque, tal como el modelo vacío que se muestra a continuación:
- Stu Docu (2020). Póliza de Egresos o Cheque. Tomado de: studocu.com.
- Significados (2020). Significado de Póliza. Tomado de: significados.com.
- Isis Cervera (2018). Ejemplo de póliza de cheque. Mil Ejemplos. Tomado de: milejemplos.com.
- IPN (2020). Póliza de cheque – IPN. Tomado de: ipn.mx.
- + Ideas de Negocio (2020). Cómo hacer y llenar una póliza de cheque. Tomado de: masideasdenegocio.com.