¿Qué es el Ciclo Vital de los Documentos?
El ciclo vital de los documentos consiste en una sucesión de etapas por las que transita un archivo a lo largo de su vida útil. Dichas fases, van desde la creación de un documento, pasando por todos sus usos y modificaciones, hasta el momento de ser destruido o archivado de forma permanente.
El concepto del ciclo vital de los documentos fue creado en Estados Unidos después de la Segunda Guerra Mundial. Esto obedeció a la necesidad de encontrar una forma apropiada de gestionar una gran cantidad de archivos que se habían acumulado.
Cada disciplina aborda de forma diferente el ciclo vital de los documentos, teniendo en cuenta su enfoque y la naturaleza del archivo. Por ejemplo, el ciclo vital de un documento jurídico puede tener etapas diferentes a las que tiene un documento de carácter académico.
En cada caso, varían las consideraciones del tiempo que debe conservarse un documento, cómo debe almacenarse o cuál debe ser su uso correcto. Del mismo modo, también existen enfoques diferentes sobre las etapas de su ciclo vital.
Por ejemplo, pueden existir documentos sin ningún valor para una empresa o para una entidad gubernamental debido a su antigüedad. Sin embargo, estos mismos archivos pueden tener un alto valor histórico para un museo.
Otra diferencia fundamental, es la que existe entre los documentos análogos y los digitales. Si bien, la importancia radica en el contenido de los documentos, la existencia de los archivos digitales implica particularidades en su manipulación y en las etapas de su ciclo vital.
Las tres edades de los documentos
En 1972 el historiador Carlos Wyffels propuso la teoría de las Tres Edades. Según ésta, los documentos son objetos que tienen un proceso vital a lo largo del cual sus usos se van transformando.
En general, los documentos tienen un uso intensivo inmediatamente después de su creación y durante un tiempo determinado. Sin embargo, con el tiempo este uso se va reduciendo hasta el momento en que se detiene por completo, bien sea porque se archivan o se destruyen.
Según Wyffels, este ciclo por el que atraviesan todos los documentos se divide en tres edades: la edad administrativa o activa, la edad intermedia o semiactiva y la edad inactiva o histórica.
La edad administrativa o activa (archivo de gestión)
Se refiere al período activo de un documento. Comienza en el momento de su creación y pasa por diferentes etapas en las cuales es consultado, transferido y compartido de manera frecuente.
Por ejemplo, la edad administrativa de una boleta de servicios públicos comienza cuando ésta se genera. Luego, continúa en movimiento durante un tiempo limitado: mientras un cartero la entrega o se envía por correo electrónico, cuando se consulta y cuando se paga.
La edad intermedia o semiactiva (archivo central)
Es aquel período en que el documento ha perdido la utilidad para la cual fue creado. Por lo tanto, no tiene un uso tan activo como en la edad administrativa. Sin embargo, se conserva y puede ser consultado de manera poco frecuente.
Por ejemplo, la edad intermedia de una boleta de servicios comienza cuando, después de pagarla, se archiva en una carpeta. Es muy probable que nunca vuelva a ser consultada, sin embargo, se mantiene archivada en caso de que surja alguna inquietud.
La vida semiactiva de los documentos puede ser variable según el tipo de documento y según el contexto. Un documento jurídico, por ejemplo, puede tener una vida activa más extensa que una boleta de servicios públicos.
La edad inactiva o edad histórica (archivo histórico)
Se refiere al período final de los archivos. Sin embargo, no todos los archivos tienen el mismo destino. Dependiendo de su naturaleza, pueden ser convertidos en históricos o ser destruidos.
Los archivos históricos son aquellos que tienen un valor cultural o de investigación. Por lo tanto, durante esta etapa se les procuran métodos de preservación que los conserven de la manera más íntegra que sea posible.
Etapas del ciclo vital de los documentos
La teoría de las tres edades establece de manera general las fases fundamentales por las que atraviesan todos los documentos. Sin embargo, también existen otras etapas más específicas que definen la utilidad y la manipulación de los documentos.
Las etapas por las cuales atraviesa un documento dependen de su valor, su uso y su contexto. De acuerdo con estas características se determina cuáles son las fases que debe atravesar y cuáles son las disposiciones técnicas y administrativas para cada una de ellas.
Estas son algunas de las principales etapas por las que pasa un documento a lo largo de su vida útil:
1-Creación: consiste en la creación del documento, bien sea en formato impreso o digital.
2-Almacenamiento: de acuerdo con el formato en que haya sido creado el documento, éste se almacena de forma física o digital. En algunos casos también se considera la etapa de digitalización, cuando ésta hace parte del proceso.
3-Categorización: se refiere a la organización, clasificación o indexación de los documentos de acuerdo con los parámetros establecidos en cada contexto.
4-Transferencia: se refiere al envío y/o entrega de un documento según sus características. En actualidad esto puede hacer referencia a una entrega por correo físico o a un envío por correo electrónico según sea el caso.
5-Distribución: esta etapa se refiere a documentos que son de uso o necesidad pública, por lo tanto después de ser creados requieren ser divulgados a un determinado grupo de personas.
6-Uso colaborativo: en la actualidad, los archivos pueden disponerse para su uso y edición compartida. Esta etapa es de reciente aparición y se considera exclusivamente para los documentos digitales.
7-Consulta: se refiere a aquella etapa en la cual los documentos se disponen con la intención de que éstos puedan ser consultados. Durante este proceso son muy importantes las disposiciones de seguridad y/o accesibilidad, dependiendo del público que se espera que acceda a la información.
8-Archivado o destrucción: esta es la etapa final en el ciclo de vida de todos los documentos. Corresponde al momento en que se decide si éste tiene valor histórico suficiente como para ser conservado o por el contrario, es destruido.
Recursos
- Darmouth College. (S.F.). The Document Life Cycle: Definitions, Supporting Technologies, and Applications. Recuperado de: dartmouth.edu
- González, L. (2015). Ciclo vital de los documentos: Teoría de las 3 edades. Recuperado de: bibliopos.es
- Larrivee, B. (2013). What Is an Electronic Document Management Life Cycle? Recuperado de: documentmedia.com
- Rouse, M. (S.F.). Document lifecycle. Recuperado de: whatis.techtarget.com
- Yebra, M. (2016). Ciclo de vida de los documentos – El sistema archivístico español. Recuperado de: normadat.es.