Presupuesto base cero: concepto, características y cómo hacerlo
¿Qué es el presupuesto base cero?
El presupuesto base cero es un método o proceso presupuestario en el que todos los gastos deben estar justificados para cada nuevo período. El proceso presupuestario base cero comienza desde una “base cero”, analizando cada función dentro de una organización para determinar sus necesidades y costos.
Luego se crean los presupuestos, asignando fondos en función de la eficiencia y lo que se necesite para el próximo período sin usar el presupuesto del año anterior, independientemente de si cada presupuesto es más alto o más bajo que el anterior.
El presupuesto base cero permite implementar objetivos estratégicos de alto nivel en el proceso presupuestario, al vincularlos con áreas funcionales específicas de la organización, donde primero los costos pueden agruparse y luego medirse con respecto a los resultados previos y a las expectativas actuales.
El presupuesto base cero puede ayudar a reducir los costos al evitar aumentos o disminuciones generales del presupuesto de un período anterior. Sin embargo, es un proceso lento que lleva mucho más tiempo que el presupuesto tradicional basado en los costos.
Características del presupuesto base cero
Aprobación de todo lo que se va a presupuestar
En el pasado, las empresas solo miraban algunas cosas específicas y suponían que todo ya estaba en su lugar y que no necesitaban verificarlo de nuevo. Sin embargo, en el presupuesto base cero se debe aprobar todo lo que se va a presupuestar.
Como este tipo de presupuesto requiere una aprobación para poder presupuestar, significa que los presupuestos se inician desde una base cero, con una decisión nueva cada año sobre todo lo que se haga.
Esencialmente, la gerencia debe comenzar desde cero y observar cada operación y cada actividad para determinar si vale la pena gastar el dinero de la compañía. La gerencia también debe establecer objetivos de gasto completamente nuevos.
Coste alto
Es costoso, complejo y lento, ya que el presupuesto es reconstruido anualmente. Un presupuesto tradicional es más simple y más rápido, ya que solo requiere justificar los cambios incrementales.
Justificación de gastos recurrentes
El presupuesto base cero exige una justificación de los gastos recurrentes y antiguos, además de los gastos nuevos. Tiene como objetivo darle responsabilidad a los gerentes para que justifiquen sus gastos. También tiene como objetivo generar valor a una organización, al optimizar los costos y no solo el ingreso.
¿Cómo hacer un presupuesto base cero?
En ocasiones, los presupuestos y los gastos de las empresas están tan fuera de control que es necesario revisar toda la estructura de costos de la empresa. En este caso, no tiene sentido mirar el presupuesto del año anterior.
Todo el presupuesto debe volver a ser completamente rehecho. Este tipo de cambio drástico se conoce como presupuesto base cero. A diferencia del presupuesto tradicional, ningún elemento se incluye automáticamente en el próximo presupuesto.
Se asume que ninguna actividad es intocable. Todos los gastos son analizados y deben estar justificados para permanecer en el presupuesto.
En el presupuesto base cero el equipo de trabajo revisa cada plan y cada gasto al comienzo de cada ciclo presupuestario. Debe justificar cada partida presupuestaria para poder recibir fondos.
El equipo de trabajo puede aplicar presupuesto base cero a cualquier tipo de costo: gastos de capital, gastos de explotación, costos de ventas, generales y administrativos, costos de comercialización, costos variables o el costo de la mercancía vendida.
Pasos a seguir
Los pasos a seguir en el proceso de presupuesto base cero se refieren al análisis detallado de cada actividad para todas las áreas de la empresa:
- Identificación de una actividad.
- Encontrar diferentes formas y medios para llevar a cabo la actividad.
- Evaluar estas soluciones y también evaluar distintas alternativas de fuentes de fondos.
- Establecer los números presupuestados y las prioridades.
Ventajas y desventajas
Cuando tiene éxito, el presupuesto base cero produce ahorros radicales y libera a las empresas de metodologías y departamentos cerrados. Cuando no tiene éxito, pueden ser considerables los costos para una organización.
Ventajas
Precisión
Este tipo de presupuesto ayuda a las empresas a examinar todos los departamentos para así asegurarse que reciben la cantidad correcta de dinero. El presupuesto resultante está bien justificado y alineado con la estrategia del negocio.
Eficiencia
Ayuda a considerar las necesidades reales enfocándose estrictamente en los números actuales, en lugar de tomar en cuenta presupuestos anteriores. Mejora la eficiencia operativa mediante un riguroso análisis de suposiciones.
Reducción del gasto inútil
Puede eliminar gastos redundantes al volver a examinar gastos potencialmente innecesarios. Ayuda en la reducción de costos, evitando incrementos automáticos en el presupuesto.
Coordinación y comunicación
Permite una mejor comunicación dentro de los departamentos al involucrar a los empleados en la toma de decisiones y en la priorización presupuestaria. Cataliza una colaboración más amplia en toda la organización.
Desventajas
Burocracia
Crear un presupuesto base cero dentro de una compañía puede tomar enormes cantidades de tiempo, de esfuerzo y análisis que requerirá un personal adicional.
Esto podría causar que el proceso sea contraproducente para recortar costos. Puede tener un costo prohibitivo para organizaciones con fondos limitados.
Corrupción
Al usar un presupuesto base cero, los gerentes podrían intentar sesgar los números para convertir los gastos en actividades vitales. Así, pueden crear una “necesidad” para ellos.
Esto provocaría que las empresas continúen malgastando dinero en cosas que en realidad no necesitan.
Justificaciones intangibles
Este tipo de presupuesto requiere que los departamentos justifiquen su presupuesto, lo que puede ser difícil en muchos niveles. Departamentos tales como publicidad y mercadotecnia tienen que justificar gastos que podrían o no utilizar el próximo año debido a las fluctuaciones del mercado.
Esto podría costar ganancias en el futuro debido a que no se pueda justificar una cierta cantidad de dinero. Es riesgoso cuando los ahorros potenciales son inciertos.
Tiempo de gestión
El presupuesto base cero requiere un costo de tiempo y de capacitación adicional para los gerentes.
Esto significa buscar un tiempo adicional cada año para hacer el presupuesto, para hacer los ajustes y recibir la capacitación adecuada para comprender cómo hacer un presupuesto base cero.
Tiempo de respuesta más lento
Debido a la cantidad de tiempo y capacitación necesarios para realizar el presupuesto base cero, es menos probable que el personal directivo haga revisiones como respuesta a un mercado cambiante.
Esto significa que se llevará más tiempo para que una empresa transfiera dinero a los departamentos que más lo necesiten en un momento dado. El presupuesto base cero podría dejar vacíos en una empresa porque este instrumento podría no reaccionar ante las necesidades repentinas de los departamentos.