Administrador de proyectos: qué es, perfil, funciones y ejemplo
¿Qué es el administrador de proyectos?
El administrador de proyectos es la persona que tiene la responsabilidad global en un proyecto para que el inicio, la planificación, el diseño, la ejecución, la revisión, el control y el cierre de dicho proyecto sean exitosos.
Es la persona responsable de tomar decisiones, tanto grandes como pequeñas. El administrador de proyectos debe asegurarse de controlar el riesgo y minimizar la incertidumbre. Cada decisión que tome debe beneficiar directamente al proyecto.
Por tanto, los administradores de proyectos trabajan en prácticamente todos los campos, desde tecnología hasta recursos humanos, desde publicidad y mercadotecnia hasta construcción.
Los administradores de proyectos utilizan software de administración de proyectos, como Microsoft Project, para organizar sus tareas y su fuerza laboral.
Estos paquetes de software les permiten generar informes y gráficos sobre el proyecto en pocos minutos, y tener una panorámica de las fases que hay que supervisar. También les permiten gestionar los tiempos y el trabajo.
Perfil de un administrador de proyectos
El administrador de proyectos es un profesional dentro del campo de la gerencia de proyectos.
Habilidades
Comunicación
La habilidad de comunicación verbal y escrita son claves para el éxito. Se les puede pedir que hagan presentaciones, por lo que es importante sentirse cómodo utilizando el software de presentaciones y hablando frente a grandes grupos de personas.
También es importante que sepan comunicar a su equipo las metas del proyecto y las funciones que se espera de cada uno de los miembros para que el proyecto se ejecute perfectamente.
Liderazgo
La capacidad de liderar y motivar a un equipo de trabajo es fundamental para el progreso de cualquier proyecto. Debe resolver los conflictos de temperamentos e impulsar el espíritu de equipo.
Negociación
Los administradores de proyectos negociarán con los clientes tanto el alcance y horario de trabajo apropiados, como ciertos recursos y mano de obra.
Saber cómo negociar para obtener lo que se necesita y mantener satisfechos a todos los involucrados es una habilidad que se desarrolla con la experiencia.
Organización
Es imprescindible que el administrador de proyectos organice el trabajo, tanto del equipo como el propio, para que el proyecto fluya. Su atención debe colocarse en diversos aspectos al mismo tiempo, por lo que una buena gestión del tiempo le será útil para organizarse tanto en su vida profesional como personal.
Solución de problemas
Los administradores de proyectos tienen con regularidad problemas que requieren atención, y es su deber predecir de antemano los problemas potenciales, pensando en soluciones en caso de que surjan estos problemas.
Presupuesto
Todos los proyectos tienen disponible un monto fijo de financiamiento para ellos. El administrador de proyectos debe desarrollar un presupuesto para ese dinero y hacerle un estrecho seguimiento. Esta es una habilidad que requiere experiencia.
Conocimientos
Un administrador de proyectos es un representante del cliente y tiene que determinar e implementar las necesidades exactas del mismo, basándose en el conocimiento de la organización que representa.
Se requiere que tenga experiencia en todo el dominio de trabajo de los gerentes de proyectos, para así poder manejar eficientemente todos los aspectos del proyecto.
Las herramientas, conocimientos y técnicas para manejar los proyectos suelen ser exclusivos de la gestión de proyectos. Por ejemplo: estructuras para subdividir el trabajo, análisis de rutas críticas y gestión del valor obtenido.
Comprender y aplicar las herramientas y técnicas que generalmente se reconocen como buenas prácticas no son suficientes por sí solas para una gestión eficaz del proyecto.
Esta gestión eficaz requiere que el administrador de proyectos entienda y utilice tanto los conocimientos como habilidades de al menos cuatro áreas de experiencia.
Por ejemplo, el conocimiento del área de aplicación, que son las normas y regulaciones establecidas por ISO para la gestión de proyectos, habilidades de gerencia general y manejo del entorno del proyecto.
Responsabilidades
El administrador de proyectos es responsable de la planificación, adquisición y ejecución de un proyecto de cualquier empresa, independientemente de la industria.
Debe asegurar que todos en el equipo conozcan y ejecuten su papel, se sientan capacitados y apoyados en su rol, y que conozcan los roles de los otros miembros del equipo, actuando en consonancia con cada rol.
Otras responsabilidades comunes a todos los administradores de proyectos son las siguientes:
– Definir y comunicar los objetivos del proyecto, que sean claros, útiles y alcanzables.
– Conseguir los requerimientos del proyecto: equipo de trabajo, información que se requiera, diferentes acuerdos y material o tecnología necesarios para lograr los objetivos del proyecto.
– Gestionar la comunicación.
– Desarrollar los planes del proyecto y definir el alcance.
– Relacionarse con los interesados en el proyecto.
– Gestionar el cronograma del proyecto.
– Gerenciar el tiempo estimado para la entrega del proyecto.
– Administrar el presupuesto del proyecto.
Funciones del administrador de proyectos
– El administrador de proyectos es el máximo responsable del proyecto y de su éxito.
– Es el punto de contacto entre el equipo y los jefes de los distintos departamentos de una organización.
– Es el puente entre la gerencia superior y los equipos encargados de la ejecución real del proyecto.
– Supervisa y gestiona todas las fases del proyecto (progreso, tareas y consecución final).
– Genera un entorno productivo, colaborativo y armónico en el equipo, imponiendo la responsabilidad personal de cada miembro.
– Gestiona las diferencias personales y culturales del equipo.
– Elabora el plan de administración del proyecto.
– Analiza los riesgos y mantiene una política de comunicación abierta con el objetivo de que cada colaborador importante pueda tener la oportunidad de decir sus opiniones e inquietudes.
– Identifica, selecciona y controla tanto el nivel como los procesos para lograr la máxima calidad en el proyecto.
– Asiste a su equipo durante la ejecución del proyecto.
– Garantiza al cliente la ejecución correcta, y al equipo que los resultados sean aceptados por el cliente.
Ejemplo
Perfil del administrador de proyectos de tecnología
El administrador de proyectos de TI es responsable de desarrollar y administrar los proyectos de tecnología en cuanto a su costo, tiempo y alcance.
Responsabilidades
– Crear y gestionar el plan del proyecto, la asignación de tareas y el establecimiento de hitos.
– Alinear los objetivos del proyecto con los objetivos de la empresa, asegurándose de que el equipo del proyecto tenga claros esos objetivos.
– Entregar e instalar soluciones tecnológicas.
– Ayudar al equipo del proyecto con las tareas de diseño y desarrollo.
– Liderar el proceso de identificación y resolución de problemas.
– Gestionar el proceso de seguimiento de riesgos.
– Monitorear y gestionar el alcance.
– Gestionar toda la documentación.
– Trabajar en múltiples proyectos simultáneamente.
– Fomentar la comunicación con los clientes o patrocinadores.
Competencias
– Tres o más años de experiencia en la gestión de proyectos de TI.
– Se requieren certificaciones de gerencia de proyectos.
– Orientado al detalle y al logro de resultados.
– Buenas habilidades comunicativas, con clientes, equipos de trabajo y personas interesadas.
– Experiencia en la estrategia de negocios y en TI.
– Mentalidad enfocada en el cliente.
– Conocimiento de herramientas de software relacionadas.
Referencias
- Wikipedia, the free encyclopedia. Project manager. Tomado de: en.wikipedia.org.
- Duncan Haughey. The role of the project manager. Tomado de: projectsmart.co.uk.
- Department of Finance An Roinn Airgeadais. Roles and responsibilities of the Project Manager. Tomado de: finance-ni.gov.uk.
- Jason Westland. Project Manager Job Description. Project Manager. Tomado de: projectmanager.com.
- The Balance Careers. Project Manager Skills List and Examples. Tomado de: thebalancecareers.com.