Departamentalización: características, tipos, importancia, ejemplos
La departamentalización se refiere al proceso por el cual las actividades de un negocio son agrupadas en función de una base común. Estas bases pueden ser tipos de tareas, capacidades, funcionalidad u otras pautas estipuladas según lo que desee la organización.
Es decir, cuando varias personas realizan trabajos en común en una empresa necesitan coordinarse entre sí. Para facilitar esta coordinación se toma como base el trabajo en común para agrupar a los individuos, con lo cual se crean departamentos a través de la especialización laboral.
Por ejemplo, el personal de ventas trabaja agrupado en el departamento de ventas o el personal de contabilidad trabaja agrupado en el departamento de contabilidad.
Existe una lógica detrás de las agrupaciones realizadas, que permite que los empleados se puedan relacionar con un gerente de acuerdo con un plan determinado. Por otro lado, es probable que la mayoría de las compañías utilicen dos o más tipos de departamentalización al mismo tiempo.
Índice del artículo
- 1 Características de la departamentalización de una empresa
- 2 Tipos de departamentalización
- 3 Importancia
- 4 Ventajas
- 5 Desventajas
- 6 Ejemplos de departamentalización
- 7 Referencias
La departamentalización es uno de los pasos para crear una estructura organizacional. Es un aspecto del diseño organizacional en el que una empresa divide a su personal en unidades más pequeñas con una disposición lógica que tenga una base común, según las tareas que realicen dentro de la empresa.
Es importante utilizar la departamentalización cuando una organización está creciendo. Se hace demasiado complejo y abrumador que un único propietario administre todas las situaciones que surgen cuando la empresa va creciendo hasta llegar a un cierto tamaño.
Al haber muchos departamentos diferentes en la organización, esta podrá crecer y expandirse fácilmente. De lo contrario, permanecerá pequeña y estática.
Cada departamento realiza una función diferente. Esto da como resultado mayor velocidad, eficiencia y mejora en la calidad y cantidad de trabajo.
La organización se divide en pequeños departamentos manejables. Estos departamentos pueden ser fácilmente supervisados y controlados.
Se fija la responsabilidad de un trabajo específico en un departamento particular. Así, si hay un error en las cuentas, el departamento de contabilidad será responsable, si hay un error en la producción, el departamento de producción será responsable.
La departamentalización en las organizaciones se puede dar atendiendo a distintos criterios:
Los departamentos se agrupan en divisiones independientes y autónomas basadas en una base común. Se fundamenta en la diversidad de habilidades, en lugar de habilidades similares.
Se crean equipos de trabajo para realizar tareas específicas y coordinar los principales departamentos. Pueden existir equipos de trabajo tanto en la oficina del presidente de la empresa como en el taller de mantenimiento.
Las personas se agrupan en departamentos por habilidades y actividades comunes, como un departamento de ingeniería o un departamento de contabilidad.
La empresa se convierte en una pequeña oficina central conectada electrónicamente a otras empresas que realizan funciones vitales.
Los departamentos son servicios independientes contratados por la oficina central para generar ganancias. Estos departamentos pueden estar ubicados en cualquier parte del mundo.
En lugar de tener un gerente dividido entre múltiples ubicaciones geográficas, hay gerentes específicos para cada lugar. Por ejemplo, la función de ventas puede atender diferentes regiones (oeste, sur, norte, este). Cada una de estas regiones es un departamento organizado geográficamente.
Esta forma de departamentalización puede ser valiosa si los clientes de una empresa se encuentran dispersos en grandes áreas geográficas y tienen necesidades similares en función de su ubicación.
Organiza el trabajo según las necesidades del cliente. Esto es crítico en empresas donde un cliente industrial y un consumidor general pueden necesitar una atención simultánea. La organización tiene personal asignado para atender las necesidades particulares de cada tipo de cliente.
Se desglosa en función del tipo de salida que produce cada equipo de trabajo. Cada producto tiene sus propios departamentos. Por ejemplo, cada modelo de automóvil tendría sus propios departamentos de pintura y acabado, departamento de interiores y electrónica, y así sucesivamente.
Las actividades se agrupan en función del flujo del producto. Por ejemplo, en el proceso para solicitar licencias de conducir, los solicitantes pasan por varias áreas, como validación de datos, trámite de licencia y tesorería, antes de recibirlas.
La departamentalización conlleva los beneficios que brinda la especialización. Los trabajos se dividen en diferentes departamentos en función de su naturaleza, confiando la responsabilidad a un gerente calificado y eficiente.
Cuando un gerente está involucrado en una función específica se incrementa su experiencia y eficiencia en ese campo en particular. Se planifica el estándar de desempeño de cada departamento y los objetivos a alcanzar.
Cuando hay una desviación del rendimiento real con respecto al planificado, se toman las medidas correctivas para eliminar los obstáculos.
Los gerentes son los responsables del trabajo realizado por el personal en sus departamentos, facilitando también que el gerente de alto nivel dirija y supervise el trabajo realizado por los gerentes de niveles medios.
La departamentalización ayuda a desarrollar nuevos gerentes al brindarles la oportunidad de tomar decisiones e iniciativas de forma independiente. Por tanto, un gerente de nivel medio altamente calificado puede tener la oportunidad de ascender al nivel superior.
La departamentalización permite gestionar mejor los cambios en el mercado, tales como nuevas necesidades de los consumidores, regulaciones gubernamentales y nuevas tecnologías.
Los jefes de departamento pueden reunirse, describir sus áreas problemáticas y encontrar una solución como grupo.
Los supervisores pueden evaluar mejor las habilidades que demuestran los empleados, cómo se llevan con otros trabajadores y la conformidad con la que hacen su trabajo.
Ayuda a lograr el establecimiento de operaciones, al facilitar la expansión de los negocios en varias regiones. Mediante la creación de divisiones regionales existe una mejor coordinación de las actividades y se puede satisfacer con mayor efectividad los requerimientos locales.
Busca lograr economías de escala al colocar en las mismas unidades a personas con habilidades y orientaciones similares, produciendo una especialización.
También permite a la alta dirección ejercer control sobre el conjunto de funciones, facilitando la delegación de autoridad. Esto elimina la duplicación de esfuerzos, trayendo eficiencia.
Es adecuada para organizaciones con varios tipos de clientes, porque la gerencia podrá concentrarse en clientes claramente identificados y en los potenciales. Además, se prestará especial atención a los gustos y preferencias de los clientes.
Se tiene mayor responsabilidad por el rendimiento de cada producto, porque todas las actividades relacionadas con un producto específico están bajo la dirección de un solo gerente. Los gerentes se hacen responsables por la rentabilidad de cada producto.
El trabajo se divide adecuadamente en diferentes procesos, facilitando la coordinación para garantizar el uso efectivo de las habilidades y equipos especializados. De este modo se entrega al gerente la responsabilidad de todo el proceso para que complete las actividades que mejoren la eficiencia del producto.
– Es posible que se dupliquen instalaciones físicas.
– Puede haber problemas de integración en las diferentes oficinas regionales.
– Puede no haber personas calificadas y eficientes para hacerse cargo de los departamentos regionales.
– Es más difícil mantener el control centralizado sobre los departamentos regionales.
– Es un método costoso de departamentalización.
– Hay un énfasis excesivo en la especialización, maximizando el costo de supervisión.
– Puede haber conflictos entre los departamentos, ya que las responsabilidades son interdependientes. Esto genera dificultades para coordinar las actividades de los departamentos.
– Puede haber una subutilización de las instalaciones, especialmente durante períodos de baja demanda.
– Puede ser difícil mantener una buena coordinación.
– Es posible la duplicación de actividades.
– Existe la posibilidad de conflictos entre departamentos debido al énfasis excesivo en los clientes de cada departamento.
– Un énfasis excesivo en los clientes puede llevar a desperdiciar recursos.
– La alta dirección no tiene un control efectivo sobre las divisiones de producción.
– Puede haber una subutilización de la capacidad de planta si no es suficiente la demanda del producto.
– El gerente de producto podría ignorar el objetivo general de la organización.
– Maximiza el costo administrativo.
– Existe la posibilidad de conflictos entre los gerentes de los diferentes procesos.
– Alguna de las actividades del proceso puede crear problemas a todo el proceso.
– Es más difícil mantener la coordinación entre los distintos procesos.
El departamento de ventas es un departamento que ayuda a obtener más clientes y aumentar los ingresos. Google y KFC tienen ambos este departamento.
Además, tienen departamentos de finanzas para brindar apoyo financiero a las nuevas estrategias comerciales. Este departamento también analiza los resultados del negocio.
Ambas compañías tienen un departamento de marketing, que genera la venta de sus productos y servicios. Además, asegura la investigación necesaria para identificar clientes potenciales.
Google tiene un departamento de ingeniería de software, donde se trabaja en el desarrollo de nuevos productos. Por otro lado, KFC tiene un departamento de control de calidad, que mantiene el color, el sabor y la confiabilidad en la calidad de sus productos.
Además, KFC tiene un departamento geográfico, haciendo que las unidades sean altamente efectivas dentro de las regiones a las que sirven. Sin embargo, Google no tiene un departamento geográfico.
Todas las cadenas de comida rápida, tiendas de comestibles, supermercados, Wal-Mart y otras se basan en este tipo de departamentalización.
Procter & Gamble está organizado así. Cada producto, como Tide, Pampers y Pringles, se coloca bajo la autoridad de un ejecutivo, que tiene la responsabilidad total de ese producto.
Microsoft está organizada en torno a cuatro mercados de clientes: consumidores, grandes corporaciones, pequeñas empresas y desarrolladores de software. En cada departamento se satisfacen mejor las necesidades de los clientes, al tener especialistas para cada tipo.
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