Plan de cuentas: concepto, para qué sirve, estructura, ejemplo
¿Qué es un plan de cuentas?
El plan de cuentas es una lista creada con los nombres de las cuentas que una empresa ha identificado con un número de cuenta, y que ha puesto a disposición para registrar las transacciones en su libro mayor. Una compañía tiene la flexibilidad total para adaptar el plan de cuentas.
La intención de esta adaptación es que el plan se pueda ajustar mejor a sus necesidades, incluyendo la adición o eliminación de cuentas según sea necesario. Independientemente del tamaño del negocio, industria o tipo de organización, todas las entidades usan un plan de cuentas.
En algunos países los planes de cuentas son definidos por el contador a partir de un diseño general estándar, como el BAS en Suecia, o según estén regulados por la ley. Sin embargo, en la mayoría de los países le corresponde a cada contador diseñar el plan de cuentas específico para la empresa.
La lista puede usar identificadores numéricos, alfabéticos o alfanuméricos. Sin embargo, en muchos ambientes computarizados —como el formato SIE— solo se permiten identificadores numéricos.
¿Para qué sirve un plan de cuentas?
El plan de cuentas sirve como base para el sistema de mantenimiento de los registros financieros de una compañía. Proporciona una estructura lógica que facilita la adición de nuevas cuentas y la eliminación de cuentas antiguas.
Un objetivo importante del plan de cuentas es organizar de forma bastante sencilla las finanzas propias de la empresa para que los informes tengan más sentido, segregando los ingresos, los gastos, los pasivos y los activos, a fin de brindar a los interesados una comprensión mucho mejor sobre la situación de una empresa en el ámbito financiero.
Se crea un sistema organizado para leer las finanzas. Sin el plan de cuentas se tendría igualmente la misma información, pero sería muy difícil de descifrar.
Un plan de cuentas bien diseñado no solo satisface las necesidades de información de la gerencia, sino que también ayuda a una compañía a cumplir con los estándares de información financiera.
Cuando se realiza un seguimiento de la contabilidad, ya sea que se esté usando el anticuado lápiz y papel o se utilice un software de contabilidad, se necesita saber de dónde proviene el dinero y hacia dónde va.
El plan de cuentas es simplemente el sistema de organización utilizado para mantener esta información de forma global.
Para empresas de cualquier tipo
Algunas empresas grandes utilizarán una versión detallada del plan de cuentas, mientras que la mayoría de las compañías pequeñas pueden utilizar una versión mucho más reducida, pero todas son similares.
Por tanto, esto no es específico para algún tipo de industria u organización, sino que es lo mismo para todas las empresas.
Estructura de un plan de cuentas
La estructura y los nombres de las cuentas deberían ayudar a tener una publicación coherente de las transacciones. Cada cuenta contable nominal es única, lo cual permite ubicarla en el libro mayor.
Dentro del plan de cuentas se organiza la lista en el orden en el que aparecen habitualmente las cuentas en los estados financieros: primero las cuentas del balance, seguidas por las cuentas del estado de ganancias y pérdidas.
Cuentas del balance general
- Activos.
- Pasivos.
- Patrimonio de los propietarios (accionistas).
Cuentas del estado de ganancias y pérdidas
- Ingresos operativos.
- Gastos operativos.
- Ingresos y ganancias no operativas.
- Gastos y pérdidas no operativas.
Dentro de las categorías de ingresos y gastos operativos, las cuentas adicionalmente se podrían organizar por función de negocio (producción, ventas, administración, finanzas) y/o por divisiones, líneas de productos, etc.
Es probable que un plan de cuentas sea tan grande y tan complejo como la propia empresa. Una corporación internacional con varias divisiones puede necesitar miles de cuentas, mientras que un pequeño minorista local puede necesitar tan solo un centenar de cuentas.
Gastos por departamento
El organigrama de una compañía puede servir como esquema para el plan de cuentas contable.
Por ejemplo, si una empresa divide su negocio en diez departamentos (producción, mercadeo, recursos humanos, etc.), probablemente a cada departamento se le contabilicen sus propios gastos (salarios, suministros, teléfono, etc.). Cada departamento tendrá su propia cuenta de gastos telefónicos, de gastos por sueldos, etc.
Ejemplo
En el plan de cuentas se le asigna generalmente a cada cuenta un nombre y un número único por el cual se pueda identificar. Los números de cuenta suelen tener cinco o más dígitos de longitud, y cada dígito representa una división de la empresa, el departamento, el tipo de cuenta, etc.
Como se verá, el primer dígito podría significar si la cuenta es un activo, pasivo, etc. Por ejemplo, si el primer dígito es “1”, es un activo. Si el primer dígito es “5”, es un gasto operativo.
Un espacio vacío entre los números de cuenta permite agregar cuentas en el futuro. La siguiente es una lista parcial de un plan de cuentas de muestra.
Activos circulantes (números de cuenta 10000-16999)
10100 Efectivo-Cuenta corriente.
10200 Efectivo-Cuenta de nómina.
10600 Fondo de caja chica.
12100 Cuentas por cobrar.
12500 Asignación cuentas dudosas.
13100 Inventario.
14100 Suministros.
15300 seguro prepago.
Activos fijos (números de cuenta 17000-18999)
17000 Terrenos.
17100 Edificios.
17300 Equipos.
17800 Vehículos.
18100 Depreciación acumulada-Edificios.
18300 Depreciación acumulada-Equipos.
18800 Depreciación acumulada-Vehículos.
Pasivo circulante (números de cuenta 20040-24999)
20140 Notas por pagar-Línea de crédito 1.
20240 Notas por pagar-Línea de crédito 2.
21000 Cuentas por pagar.
22100 Salarios por pagar.
23100 Intereses por pagar.
24500 Ingresos no devengados.
Pasivo a largo plazo (números de cuenta 25000-26999)
25100 Préstamo hipotecario por pagar.
25600 Bonos por pagar.
25650 Descuento en bonos a pagar.
Capital contable (números de cuenta 27000-29999)
27100 Acciones comunes.
27500 Ganancias retenidas.
29500 Acciones del tesoro.
Ingresos operativos (números de cuenta 30000-39999)
31010 Ventas-División 1, línea de producto 010.
31022 Ventas-División 1, línea de producto 022.
32019 Ventas-División 2, línea de producto 015.
33110 Ventas-División 3, línea de producto 110.
Costo de mercancía vendida (CMV) (números de cuenta 40000-49999)
41010 CMV-División 1, línea de producto 010.
41022 CMV-División 1, línea de producto 022.
42019 CMV-División 2, línea de producto 015.
43110 CMV-División 3, línea de producto 110.
Gastos de marketing (números de cuenta 50000-50999)
50100 Departamento de marketing. Salarios.
50150 Departamento de marketing. Impuestos de nómina.
50200 Departamento de marketing. Suministros.
50600 Departamento de marketing. Teléfono.
Gastos del departamento de nómina (números de cuenta 59000-59999)
59100 Departamento de nómina. Salarios.
59150 Departamento de nómina. Impuestos de nómina.
59200 Departamento de nómina. Suministros.
59600 Departamento de nómina. Teléfono.
Otros (números de cuenta 90000-99999)
91800 Ganancia por venta de activos.
96100 Pérdida por venta de activos.