Costo incurrido: características y ejemplos
El costo incurrido es, a nivel contable, un gasto en el que se incidió durante las actividades comerciales del negocio, y que se registra como pasivo en el balance de la empresa hasta que se descargue o se pague. Por tanto, es un costo por el cual una empresa se ha hecho responsable.
Es un concepto de la contabilidad de devengo, en el que una entidad registra un costo en el momento en que se consume un recurso o activo y se registra como gasto.
En otras palabras, ocurre cuando una compañía usa un activo o se hace responsable por el uso de un activo en la fabricación de un producto. Estos activos dejan de ser un recurso y se convierten en un gasto, incluso si aún no ha recibido una factura de un proveedor como documentación del costo.
Los costos incurridos pueden incluir los costos directos de producción y costos indirectos como gastos generales. Permitir que se acumulen demasiados costos incurridos sin pagarlos puede ser peligroso, porque puede hacerse más difícil afrontar todos los pagos.
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El concepto contable de devengo requiere que las empresas registren los costos cuando se incurre en ellos, en lugar de cuando se pagan. De este modo, los gastos de la empresa se registran en el mismo período que los ingresos relacionados con esos gastos.
Este concepto se llama principio de concordancia. Los principios contables generalmente aceptados requieren que se utilice el principio de concordancia en todas las declaraciones financieras, para presentar una imagen coherente de las actividades de la empresa.
Por ejemplo, una operación de manufactura utiliza una cantidad considerable de electricidad durante el mes de enero, después de lo cual la compañía eléctrica factura $25.000 por el consumo de electricidad. La empresa recibe la factura en febrero y luego la paga en marzo.
Sin embargo, la compañía incurre en el costo de la electricidad en enero. Por tanto, debe registrar contablemente este gasto en enero.
Si la compañía estuviera utilizando una base contable de efectivo, no se aplicaría el concepto de costo incurrido, porque no se registraría el costo sino hasta pagar la factura en marzo. Esto generaría un retraso de dos meses en el reconocimiento del costo.
Un costo incurrido es el costo que la empresa debe al recibir bienes o servicios. Se refiere generalmente al costo que aún no se ha pagado.
Por ejemplo, si una empresa recibe bienes por un valor de $10.000 de un proveedor que espera el pago para el próximo mes, la empresa ha incurrido en un gasto de $10.000.
Es el costo pagado a un proveedor, más cualquier otro costo que sea necesario para que el producto esté disponible y listo para la venta.
Por ejemplo, si un minorista paga $40 a su proveedor y luego paga $10 para que lo entreguen en su almacén, el costo del producto del minorista es de $50.
Este costo incluye el costo de las materias primas, más los costos de convertir las materias primas en el producto. Se clasifica en tres grupos:
– Materias primas utilizadas en el producto.
– Mano de obra directa utilizada para hacer el producto.
– Costos generales de fabricación incurridos para hacer el producto.
Dado que los costos generales de fabricación son costos indirectos, se deben asignar a los productos fabricados para así cumplir con las normas contables.
Los costos del producto también se conocen como costos inventariables, porque se utilizan para valorar los productos en el inventario.
Cuando se venden los bienes, se eliminan del inventario los costos del producto, apareciendo en el estado de resultados como costo de mercancía vendida.
Los gastos de venta, generales y administrativos de una empresa no son costos del producto. Más bien, se reportan como gastos en el estado de resultados del período contable en el cual se produjeron.
Para ilustrar, supongamos que se abre una nueva tienda minorista el 1 de septiembre y la compañía de servicios públicos leerá su medidor eléctrico el último día de cada mes. Durante septiembre, el minorista incurrió en el costo de la electricidad que utilizó durante septiembre.
Según la contabilidad de devengo, el minorista debe informar un pasivo el 30 de septiembre por el monto adeudado a la empresa de servicios públicos en ese momento.
En su estado de resultados de septiembre, el minorista debe informar el gasto de electricidad, que es igual al costo de la electricidad utilizada durante septiembre.
El hecho que la empresa de servicios públicos no facture al minorista hasta octubre y permita que el minorista no realice el pago hasta noviembre, no es pertinente en la contabilidad de acumulación.
El principio de concordancia requiere que los costos incurridos en septiembre se correspondan con los ingresos del mismo mes.
Sarah es la contadora de Sedlex Company y tiene que determinar qué costos ya se incurrieron en julio, basándose en la siguiente información:
– Maquinaria, vida útil: 1 año, costo de $300.000.
– Alquiler: prepagado al comienzo del año el total anual de $12.000.
– La compañía recibe su factura telefónica los días 15 de cada mes y siempre ha sido de $75.
– El inventario de suministros, originalmente de $30, al final del mes es solo la mitad de su cantidad original.
Como se podrá observar, se incurre en estos costos cuando se consumen o la empresa se hace responsable por ellos. Así, se registran como gastos en este período.
A continuación se detallan los costos en los que se incurrió como gasto durante el período del mes de julio.
Depreciación: $25.000
Todos los meses que se han beneficiado del uso de la maquinaria también deben compartir su costo. El gasto de depreciación en julio es de $25.000, que es el costo total dividido entre su vida útil en meses ($300.000 / 12).
Alquiler: $1.000
El alquiler prepagado a principios de año se convierte en costo incurrido a medida que la compañía va utilizando los beneficios sobre el mismo. Ese es el total del año dividido entre el número de meses ($12.000 / 12).
Teléfono: $75
Aunque la compañía aún no haya recibido el estado de cuenta, se debe hacer responsable por los gastos de comunicación, ya que ha utilizado este recurso durante el mes.
Suministros: $15
El costo incurrido por los suministros solo incluye la porción usada de los mismos. La otra mitad sigue siendo un activo al final del mes.
- Harold Averkamp (2019). What is cost incurred? Accounting Coach. Tomado de: accountingcoach.com.
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