Diferencias entre procesadores de textos y hojas de cálculo

Los procesadores de texto y las hojas de cálculo forman parte de los paquetes informáticos (software) de oficina. Sus aplicaciones son múltiples, ya que se usan para elaborar documentos y presentaciones de todo tipo, así como gráficas, estadísticas, operaciones aritméticas y de cálculo en general.

Son de uso extendido en los ámbitos laborales y académicos. Hay procesadores de texto y hojas de cálculo de pago y gratuitos, y desde que su uso se extendió masivamente, a finales del siglo XX, han significado una revolución en la comunicación de las ideas, la escritura y la organización del trabajo y las tareas.

Prácticamente no existe actividad laboral ni académica en la que no se requiera, en mayor o menor medida, el uso de los procesadores de texto y las hojas de cálculo. Por eso conviene saber en qué consisten y cuáles son las funciones de cada uno.

Procesador de texto

Definición

El procesador de texto es una aplicación informática para realizar y modificar textos fácilmente, así como darle el formato apropiado para organizar el contenido. De esta forma, la lectura resulta amena, dinámica y entendible.

Asimismo, el procesador de texto incluye múltiples opciones para el tipo de letra, tamaño y color, espaciado, títulos y encabezados, inserción de imágenes y más.

Características

En líneas generales, un procesador de texto ofrece las siguientes funciones:

-Interfaz para permitir al usuario la interacción con el programa.

-Ingreso del texto a través del teclado o por voz.

-Edición, que permite agregar, borrar y corregir a medida que se trabaja. El usuario observa los cambios mientras desarrolla el documento.

-Selección de fuentes de diferentes tipos y tamaños.

-Opciones para encabezado, interlineado, márgenes, títulos y subtítulos, que permiten dar estructura y orden al texto. También se puede cambiar el color para los títulos, subtítulos y párrafos. Hay plantillas prediseñadas y facilidades para que el usuario elabora plantillas a su gusto.

– Archivo y actualización, cambiar de nombre, crear copias de partes o de la totalidad del documento y compartirlo, entre otras funcionalidades.

-Revisión y corrección ortográfica.

-Funciones gráficas, que permiten la creación de tablas, dibujos, gráficos e inserción y edición básica de imágenes.

Para qué sirve

El procesador de texto es una herramienta para crear, realzar y modificar documentos de todo tipo, añadiendo imágenes, gráficas, tablas, títulos, subtítulos y notas, entre otras muchas prestaciones. Se logran textos de apariencia atractiva, fáciles de leer, profesionales y muy organizados.

Elementos

Cuando se abre un procesador de texto, se encuentran tres elementos principales:

-Barras de herramientas

-El área de trabajo

-Un cursor

Barras de herramientas

Contiene los comandos que el usuario emplea durante la creación del documento

• Barra de herramientas propiamente dicha, para acceder a un documento en blanco, modificar un documento en curso, guardar, cambiar de nombre e imprimir, entre otras cosas.
• Vistas del documento, selecciona la forma en que aparece el documento en la pantalla.
• Barra de opciones, contiene botones para el formato.
• Barra de estado del documento, muestra el progreso del mismo, así como el número de palabras y de páginas.
• Barra de desplazamiento, ubicada a la dercha del documento, se usa para desplazarse rápidamente sobre el mismo.

Área de trabajo

Es el espacio en blanco sobre el que se escribe el documento.

Cursor

Una línea parpadeante que sirve para posicionarse sobre el texto, así como seleccionar partes del mismo.

Ejemplos

Existen numerosos procesadores de texto, los más usados son Microsoft Word y Google Docs, pero además están:

-WordPad, procesador básico incluido en el sistema operativo Windows.

-Bloc de Notas, otro procesador de texto más básico aún, que también viene con Windows.

-Pages, es el procesador de texto de Apple.

-Open Office Writer, procesador de texto muy completo, de libre acceso.

-LateX, procesador especializado en ecuaciones para física, matemática y otras áreas de la ciencia.

-Microsoft Word.

-Google Docs.

Hoja de cálculo

Definición

Las hojas de cálculo son aplicaciones informáticas para crear listas, hacer operaciones matemáticas y elaborar informes numéricos.

Características

Comparten algunas características con los procesadores de texto, de hecho, las hojas de cálculo contienen un procesador para introducir los caracteres y editarlos:

-Interfaz para el usuario.

-Opciones de ingreso de valores, texto y edición.

-Espacio de trabajo dividido en filas y columnas numeradas y etiquetadas, como una matriz. Para las filas se utilizan números, y para las columnas, letras mayúsculas.

-Funciones para realizar toda clase de cálculos con los valores ingresados: operaciones aritméticas y de otros tipos: logaritmos, trigonometría, integrales, derivadas, matrices, estadística, promedios, desviación estándar y más. También se pueden hacer balances, llevar nóminas y elaborar presupuestos.

-Opciones para el diseño y apariencia de la hoja: colores, fuentes, formatos y tamaños.

Para qué sirve

Las hojas de cálculo sirven para almacenar, mostrar y manipular datos numéricos y no numéricos, como listas, balances y cifras estadísticas, entre otros.

Igualmente brinda la posibilidad de crear distintos tipos de gráficas con los valores ingresados, e insertar la gráfica en la misma hoja de cálculo o en otro documento aparte.

Elementos

La hoja de cálculo consta básicamente de:

Barras de herramientas

Contiene los comandos para dar formato al texto y a los valores ingresados, tal como en el procesador de texto, pero además contiene los botones de acceso a las funciones matemáticas mediante fórmulas, así como para la creación e inserción de gráficas.

Área de trabajo

Es una cuadrícula organizada en filas numeradas y columnas etiquetadas con letras mayúsculas. En ella se distinguen:

• Celdas, donde se inserta el texto, cifra o fórmula, se identifica con un número y una letra. Con los valores numéricos de cada celda se pueden realizar operaciones, como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, porcentajes y más. Se pueden realizar operaciones combinando valores en diversas hojas y también pueden dejarse hojas que solamente sean para gráficos.
• Libros, cada hoja de cálculo forma parte de un libro con varias hojas, al cual se le da un nombre, usualmente relacionado con su contenido. Cada una de las hojas que lo componen tiene una etiqueta que aparece en la barra inferior, a la izquierda, para acceder a ellas con un clic.

Cursor

El cursor es la barrita parpadeante que también aparece en el procesador de texto, y sirve para posicionarse en las celdas del área de trabajo.

 Ejemplos

Como en el caso de los procesadores de texto, hay hojas de cálculo de pago y libres:

-Microsoft Excel.

-Google Sheets.

-Apache Open Office Calc.

-LibreOffice Calc.

-Numbers.

-Corel Quattro Pro.