Conducto regular: concepto, para qué sirve, importancia, tipos, ejemplos
¿Qué es el conducto regular?
El conducto regular es el medio a través del cual se comunican las personas en una organización para transmitir disposiciones, órdenes, solicitudes, consignas, reclamaciones e informes. Se debe pensar bien qué conductos se usan para completar las diferentes tareas: usar un conducto inapropiado puede generar consecuencias negativas.
Los mensajes complejos requieren conductos regulares más ricos que faciliten la interacción, para así garantizar su claridad. En esta red conocida como comunicación, un gerente se convierte en un enlace. Las decisiones y órdenes fluyen hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados, dependiendo de la posición del gerente en la red de comunicación.
Un buen gerente debe inspirar, dirigir y organizar a sus empleados de manera eficiente, y para esto las herramientas óptimas son la palabra hablada y escrita. Para que exista un buen flujo de información y para que un gerente pueda manejar a sus empleados, debe existir un conducto regular efectivo.
¿Para qué sirve el conducto regular?
En una organización la información fluye hacia arriba, hacia abajo y hacia los lados. Este flujo de información se conoce como comunicación. Los conductos regulares se refieren a la forma en la que esta información fluye dentro de la organización y con otras organizaciones.
Un elemento importante del proceso de comunicación es el mecanismo de retroalimentación entre la gerencia y los empleados.
Este mecanismo sirve para que los empleados informen a los gerentes que han entendido la tarea que tienen entre manos. Por otro lado, los gerentes les brindan a los empleados comentarios e indicaciones sobre el trabajo de los mismos.
Importancia
Un quiebre en el conducto regular conduce a un flujo ineficiente de la información: los empleados desconocen lo que la compañía espera de ellos, no están informados de lo que está sucediendo en la empresa.
Esto hará que sospechen de los motivos de cualquier cambio en la empresa. Además, sin una comunicación efectiva, los empleados se hacen más partidarios de su departamento que de la empresa, afectando esto su toma de decisiones y productividad.
Eventualmente, esto también daña los objetivos generales de la organización. Por tanto, para que una organización funcione de manera efectiva, un buen gerente debe ser capaz de comunicarle a sus empleados lo que se espera de ellos.
Igualmente debe asegurarse de que los empleados estén al tanto de las políticas de la compañía y de cualquier cambio futuro.
Por tanto, los gerentes deberían implementar un conducto regular efectivo para optimizar la productividad de los trabajadores, a fin de garantizar el buen funcionamiento de la organización.
Tipos de conducto regular
Conductos regulares formales
Un conducto regular formal transmite información tal como objetivos, políticas y procedimientos de una organización. Los mensajes en este tipo de conducto regular siguen una cadena de mando.
Esto significa que la información fluye de un gerente a sus subordinados, y ellos a su vez transmiten la información al siguiente nivel del personal.
Conductos regulares informales
Dentro de un ambiente formal de trabajo siempre existe una red de comunicación informal. La estricta red jerárquica de comunicación formal no puede funcionar eficientemente por sí misma. Por tanto, existe otro conducto regular fuera de esta red.
Si bien este tipo de conducto regular puede interrumpir la cadena de mando, un buen gerente debe encontrar un fino equilibrio entre el conducto regular formal y el informal.
Conductos regulares no oficiales
A veces la comunicación que tiene lugar dentro de una organización es interpersonal. Si bien el acta de una reunión pudiera ser un tema de discusión entre los empleados, los deportes, la política y los programas de televisión también forman parte de sus conversaciones.
El conducto regular no oficial en una organización es como un “club”. Es a través del club que circulan los rumores. Los participantes del club conforman grupos, lo cual se traduce en amistades fuera de la organización.
La información que circula en el club es muy exagerada y puede causar alarma innecesaria a los empleados. Un buen gerente debe tener acceso a la información que circula en este conducto regular no oficial y debe tomar medidas positivas para evitar que fluya información falsa.
Cara a cara
La comunicación cara a cara o personal es uno de los conductos regulares más efectivos que se puede utilizar dentro de una organización.
La presencia física, el tono de voz y las expresiones faciales ayudan a los destinatarios de un mensaje a interpretarlo mejor.
Este es el mejor conducto para usar en mensajes complejos o cargados emocionalmente. Permite la interacción entre el hablante y los destinatarios para aclarar cualquier ambigüedad.
Comunicación telefónica
Se debe usar un conducto regular de comunicación telefónica cuando se necesita transmitir un mensaje privado o más complejo a un individuo o grupo pequeño.
Algunas personas dentro de una organización pueden optar por utilizar este conducto para ahorrar el tiempo y esfuerzo de coordinar una reunión cara a cara.
Comunicación electrónica
Los conductos regulares de comunicación electrónica abarcan las plataformas de correo electrónico, Internet, intranet y redes sociales.
Es un método de comunicación menos personal, pero es eficiente. Al usar este conducto se debe tener cuidado de crear mensajes con claridad y evitar el uso de sarcasmos e insinuaciones, a menos que el mensaje lo requiera específicamente.
Mensajes escritos
La comunicación escrita debe usarse cuando se debe comunicar a un empleado o grupo un mensaje que no requiere interacción.
Las políticas, cartas, notas, manuales, amonestaciones, avisos y anuncios son todos mensajes que funcionan bien para este conducto regular.
Ejemplos de conducto regular
– Un ejemplo de un conducto regular formal es el boletín informativo de una empresa, que brinda tanto a los empleados como a los clientes una idea clara de los objetivos y la visión de la compañía.
– Conducto regular de un colegio para comunicar problemas, desde el alumno hasta el director.
– Conducto regular de una universidad para comunicar necesidades desde los profesores hasta el rector.
– Conducto regular de la policía, para comunicar problemas de seguridad desde los agentes de a pie hasta los inspectores.
– También son conductos regulares formales la transferencia de información con memorandos, informes, instrucciones y reuniones programadas en la cadena de mando.
– Son conductos regulares formales un plan de negocios, una encuesta de satisfacción del cliente, informes anuales, reuniones de revisión.
– Un ejemplo de un conducto regular informal es la hora del almuerzo en la cafetería o comedor de la organización. Aquí, en un ambiente relajado, se fomentan las discusiones entre los empleados.
– Los gerentes que caminan por la planta y oficinas, adoptando una actitud amistosa para manejar las consultas de los empleados, también son ejemplos de conductos regulares informales.
– Los círculos de calidad, el trabajo en equipo y los diferentes programas de capacitación están fuera de la cadena de mando; por tanto, están dentro de la categoría de conductos regulares informales.
– Las reuniones sociales entre los empleados son ejemplo de un conducto regular no oficial.