Presupuesto operativo: características, cómo se hace, ventajas
El presupuesto operativo consiste en todos los ingresos y gastos que una empresa, gobierno u organización utiliza para planificar sus operaciones durante un período de tiempo, generalmente un trimestre o un año. Se prepara antes de comenzar un período contable, como una meta que se espera alcanzar.
Es un plan de los gastos necesarios para mantener la operación de una empresa comercial u organización pública. Por ejemplo, un presupuesto operativo típico incluye los costos estimados de mano de obra y materiales necesarios para administrar el negocio o fabricar productos.
Muestra los ingresos proyectados de la compañía y los gastos asociados para el siguiente período, generalmente el próximo año. A menudo se presenta en el formato del estado de resultados.
Por lo general, la gerencia pasa por el proceso de recopilar los datos del presupuesto antes del comienzo del año y luego realiza continuas actualizaciones cada mes. Puede consistir en un plan resumido de alto nivel, respaldado por detalles que respaldan cada partida presupuestaria.
Índice del artículo
- 1 Completar el presupuesto
- 2 Características
- 3 ¿Cómo se hace un presupuesto operativo?
- 4 Ventajas
- 5 Desventajas
- 6 Ejemplos
- 7 Referencias
La parte difícil de completar un presupuesto operativo es estimar adecuadamente los datos históricos y el factor de probabilidad de las diferentes variables del mercado.
Este presupuesto debe tener en cuenta el desempeño histórico de las ventas, las tendencias actuales en la industria o el sector, la estacionalidad, los nuevos productos que se espera lanzar y también las fuerzas competitivas.
A menudo, las empresas crean más de un presupuesto operativo con el objeto de prever una posible disminución de los ingresos, o el lanzamiento de un nuevo producto que podría impulsar la rentabilidad.
El presupuesto operativo toma en consideración los gastos que una empresa sabe que tendrá, los costos que espera en el futuro, así como los ingresos que prevé generar durante el próximo año.
Por tanto, un presupuesto operativo es básicamente una estimación de lo que una empresa cree que serán los costos y los ingresos futuros. Es uno de los dos segmentos del presupuesto maestro. Describe las actividades que sirven para generar ingresos de la compañía.
Se prepara antes de realizar el presupuesto financiero. Esto se debe a que gran parte de las acciones de financiación no son conocidas hasta preparar el presupuesto operacional.
La línea final del presupuesto operativo es el margen estimado de beneficio operativo. Este margen no es igual al beneficio neto, calculado al preparar el presupuesto financiero.
Cada mes se produce un informe que muestra el desempeño real de la empresa, junto con las cifras presupuestadas del mes, para su comparación y análisis. Este análisis incluye preguntas como las siguientes:
– ¿Se está cumpliendo o superando los objetivos de ventas?
– ¿Existe algún gasto que no se incluyó en el presupuesto?
– ¿Se han proyectado bien los costos, o se tienen sobrecostos que necesitan una atención inmediata?
Responder este tipo de preguntas ayudará a la gerencia a planificar mejor, haciendo así los cambios correspondientes, lo que permitirá conducir a la empresa hacia un mejor desempeño.
Contar con los detalles ayuda a mejorar la relevancia del presupuesto operativo, además de agregar valor al usarlo para apoyar decisiones financieras de la empresa.
Cada departamento es responsable de formular su propio presupuesto. El personal que participa en las operaciones diarias suele ser el que más conoce sobre todas las partidas de los presupuestos departamentales.
Por ejemplo, el área de recursos humanos puede ensamblar un presupuesto que incluya cálculos actualizados para ciertos beneficios, costos para cada nuevo empleado y otros detalles con los que regularmente trabajan.
El departamento de compras está familiarizado con el costo de los materiales y con temas que afectan este costo, como oportunidades para reducir precios, costos estacionales de compra, o eventos externos que generan precios fluctuantes.
El desempeño histórico siempre servirá como base para los montos presupuestados orientados al futuro. Se prepara considerando muchos factores y suposiciones, tales como:
– Tendencias pasadas en ventas.
– Tendencias pasadas del precio de la materia prima.
– Cambios en leyes y reglamentaciones gubernamentales con respecto a la industria.
– Economía en general.
Basado en estos factores se desarrolla inicialmente el presupuesto de ingresos. Esto es porque todos los gastos se basarán en esta proyección de ventas.
Luego se prepara el presupuesto de gastos. Los gastos deben estimarse en función de las ventas y en las tendencias pasadas.
El presupuesto operativo comienza con los ingresos y luego muestra cada tipo de gasto. Esto incluye los costos variables, que son los gastos que varían con las ventas, como el costo de las materias primas y la mano de obra de producción.
También incluye los costos fijos, como el alquiler mensual del edificio o el pago mensual de renta de la fotocopiadora. Igualmente incluye los gastos operativos y gastos no monetarios de depreciación.
Todos estos rubros permitirán a la compañía proyectar el porcentaje estimado de ganancia neta.
Ingresos futuros
Esta es la parte donde la empresa intenta predecir cuánto dinero ganará durante el próximo año.
Por ejemplo, si una empresa fabrica teléfonos y espera lanzar un nuevo modelo durante el próximo año, podría anticipar un aumento en las ganancias incrementando los ingresos futuros.
Sin embargo, si una empresa fabrica solo un tipo de teléfono y prevé que el competidor lanzará un mejor dispositivo el próximo año, proyectará que caerán las ventas, porque los clientes querrán el teléfono más nuevo.
Gastos conocidos
Estos son gastos que una empresa sabe que tendrá que pagar. Por ejemplo, las facturas de electricidad deberán pagarse para poder mantener los equipos en funcionamiento. También deben pagarse seguros, salarios o alquiler.
Los gastos conocidos son aquellos que ocurren cada año. La empresa espera estos gastos cada vez que planifica un presupuesto.
Costos futuros
Son aquellos que pueden cambiar de un año a otro. No son algo que la empresa espera pagar cada vez que planifica un presupuesto.
Por ejemplo, si una empresa tiene una máquina antigua que parece que deberá reemplazarse durante el próximo año, se considerará un costo futuro.
Como no se sabe exactamente cuándo dejará de funcionar, se incluye en el presupuesto como costo futuro para poder tener suficiente dinero en el presupuesto para cubrir los gastos de una nueva máquina.
Comunicar metas
Brinda una manera de establecer y también comunicar las metas financieras para el próximo año, pudiendo usarse para responsabilizar a los empleados y a la gerencia de lograr dichas metas.
Prepararse para imprevistos
Brinda una oportunidad para que las empresas se preparen en caso de circunstancias imprevistas.
Por ejemplo, una empresa puede establecer sus objetivos de ingresos y gastos planificando tener suficiente rentabilidad como para guardar dinero en un fondo para crisis.
Este fondo podría utilizarse en caso de una recesión económica, la pérdida de un gran proveedor o de un cliente frecuente, o cualquier otro tipo de problema comercial que también pudiera afectar negativamente el flujo de efectivo de la compañía.
Rastreo de ingresos y gastos
Ayuda a mantener un seguimiento de los ingresos y gastos. Controla los gastos mientras alienta a trabajar duro y lograr el objetivo de ventas.
Las empresas preparan un cronograma para comparar el presupuesto con los resultados financieros reales de cada mes, o cada trimestre, para así ver cómo el desempeño real de la empresa persigue los objetivos presupuestados.
Las empresas deben poder mantenerse en contacto con el estado financiero actual de la empresa para tener éxito, así como proyectar lo que esperan en los próximos meses para poder planificar los ingresos y gastos del próximo año.
Arte y ciencia
Crear un presupuesto efectivo es parte arte y parte ciencia. Como propietario de un negocio, se tendrá que averiguar dónde colocar la barra en términos de crear un presupuesto que refleje el tipo de rendimiento que el equipo sea capaz de realizar
Al mismo tiempo, se debe considerar lo que la empresa debe hacer para mantenerse en línea o vencer a sus competidores y así poder sobresalir en el mercado.
Determinar objetivos
Es importante establecer objetivos presupuestarios a un nivel lo suficientemente alto como para que el mercado y los inversores perciban a la empresa como líder y triunfadora.
Sin embargo, se deben mantener los objetivos a un nivel lo suficientemente realista como para no crear una percepción negativa si no se logran los objetivos.
El presupuesto operativo debe reflejar las actividades en la empresa, al igual que el plan de cuentas contables. Un ejemplo de su estructura es el siguiente:
Ventas
– Venta de producto/servicio no. 1
– Venta de producto/servicio no. 2
– Venta de producto/servicio no. … Venta estimada para cada producto/servicio.
Costos variables
– Costo de mercancía vendida.
– Costos de ventas directas.
– Comisiones de ventas.
– Mano de obra directa.
– Costos de transporte.
Costos fijos
– Salarios para el personal en tiendas y oficinas.
– Alquiler.
– Electricidad, agua.
– Mantenimiento de edificios.
– Limpieza.
– Gastos de viaje.
– Teléfono estacionario.
– Teléfono móvil.
– Conexión a Internet.
– Alojamiento y actualización del sitio web.
– Marketing y publicidad.
– Seguros.
– Gastos de arrendamiento.
– Compras menores.
– Mantenimiento de equipos.
– Contador.
– Abogado.
– Otras consultorías.
– Gastos inesperados (5% de los gastos).
Gastos no monetarios
Aunque estos gastos no afectan el flujo de efectivo, afectarán el desempeño en el informe financiero de resultados.
– Depreciación.
– Equipos de computación.
– Planta / edificios.
– Maquinarias.
Las empresas eligen agrupar el presupuesto de diferentes maneras. Por ejemplo, según el tamaño, la estructura, el tipo de negocio y otras consideraciones.
Por ejemplo, se puede decidir agrupar un presupuesto por divisiones, con categorías como dirección, finanzas, planta o informática. Cada una de estas secciones tendrá los mismos componentes, como nómina, honorarios, gastos de computación y de oficina.
Algunas empresas preparan su presupuesto por centro de costo o departamento, en lugar de divisiones.
En una empresa manufacturera podría ser el departamento de fabricación o el departamento de mantenimiento. Estos departamentos son responsables de los gastos operativos directos y no tienen participación sobre la parte de generación de ingresos del negocio.
Para este tipo de presupuesto es difícil calcular la ganancia de cada centro de costo, porque requiere que se le asignen ingresos y gastos generales.
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