Auditoría interna: concepto, características, para qué sirve, ejemplos
¿Qué es una auditoría interna?
La auditoría interna es la actividad encargada de analizar y evaluar los procesos de gestión de riesgos, control y dirección de una empresa. El alcance de la auditoría interna está definido exclusivamente por la gerencia o la junta directiva, a quienes el auditor informa directamente los resultados obtenidos.
Su fin último es agregar valor y optimizar las operaciones de una compañía. Para lograr esto, la auditoría planifica, ejecuta, analiza y evalúa acciones de control en cualquier departamento de la organización, todo perfectamente enmarcado dentro de las normativas legales vigentes.
La auditoría interna es un procedimiento consensuado. Si bien la gerencia y el auditor elaboran el plan anual, la información sobre los detalles de la auditoría a realizar debe ser comunicada con antelación al auditado, a fin de lograr acuerdos referentes a la planificación programada.
Es de vital importancia realizar el seguimiento de los hallazgos encontrados, los puntos de alerta y las sugerencias propuestas, ya que de ahí no solo dependerá el éxito de la auditoria, sino el alcance de la meta: lograr la máxima efectividad en las diferentes operaciones.
Características de una auditoría interna
Fechas programadas
Se debe realizar una estructuración de las fechas tentativas para realizar la auditoría interna, en conjunto con la gerencia de la empresa.
Pueden efectuarse durante diferentes momentos del año, lo importante es que al finalizarlas se hayan efectuado todos los procesos.
Ambiente profesional
Toda auditoría interna debe desenvolverse en un ambiente de profesionalismo y respeto. Los hallazgos que se encuentren, sean positivos o no, se deberán analizar con el auditado antes de registrarlos.
Auditores competentes
Los auditores deben tener el conocimiento de los procedimientos para auditar y comprender los procesos que se auditan. Además, deben ser objetivos e imparciales.
Son planificadas
Una auditoria no es un proceso improvisado. Esta implica una exhaustiva investigación de todo el proceso que se auditará, que va desde revisar los problemas previos que ha presentado hasta elaborar una lista de verificación que guiará el acto.
Basamento legal
Toda auditoría deberá estar basada en la ley, en los estándares y en las reglas de ética.
Registro y comunicación de resultados
Es fundamental una reunión de cierre con el auditado. En esa reunión el auditor debe señalar las posibles debilidades y áreas que se deben mejorar.
Debe registrarse y comunicarse a los auditados y a la gerencia toda la información, que incluye los puntos de desacuerdo, las áreas positivas y las áreas de mejora.
Por otra parte, el auditor es responsable de garantizar que se hayan tomado medidas correctivas para solucionar los problemas encontrados durante la auditoría.
¿Para qué sirve una auditoría interna?
La auditoría interna cumple diversos propósitos dentro de la organización, pero sus objetivos principales incluyen:
- Ayudar a proteger los activos de la empresa mediante la valoración y verificación de los activos.
- Evaluar los estados financieros preparados por el personal contable, a fin de verificar la eficacia del sistema administrativo, controlar los errores y detectar posibles fraudes.
- Colaborar con la gerencia en identificar y priorizar aquellas áreas o procesos que requieran mayor atención, por encontrarse en situación de riesgo.
- Realizar pruebas a los instrumentos de control interno, a fin de identificar vacíos procedimentales en estos.
- Promover el uso eficiente y efectivo de los recursos de la empresa.
- Identificar posibles situaciones de riesgo, inquietudes u oportunidades futuras, brindando a la gerencia asesoramiento profesional sobre posibles actuaciones en cada caso.
- Proponer sugerencias, nuevas ideas o realizar una investigación especial sobre las cuentas internas de la empresa.
- Determinar la responsabilidad de los empleados ante cualquier situación anómala detectada en la auditoría.
- Apoyar la gestión del auditor externo a través del informe de auditoría, el cual debe realizarse bajo los parámetros, reglas y normas establecidas.
- Garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones, tanto internas como las de carácter nacional e internacional.
Ventajas
Remediar deficiencias oportunamente
Una de sus grandes ventajas es que permite identificar y remediar las deficiencias de manera oportuna, antes de que estas sean detectadas por auditorías externas, regulatorias o de cumplimiento.
Se puede solicitar en cualquier momento
A pesar de existir un plan de auditoria, la gerencia puede solicitar en cualquier momento una auditoría interna general o de algún departamento en específico.
Garantizar datos contables actualizados
Debido a que la información financiera es regularmente solicitada para su evaluación y análisis, el personal contable debe trabajar a fondo en el mantenimiento actualizado de estos registros.
Eliminar posibilidad de fraude interno
Las cuentas de la organización son auditadas con frecuencia, lo que reduce al mínimo la posibilidad de un fraude interno.
Evaluar procedimientos operativos y de control
Considerando la información, se tomarán decisiones respecto a incrementar la efectividad y eficiencia de estos procedimientos.
Revisar las políticas de la empresa
Como la auditoría es un proceso continuo y programado, posibilita hacer un seguimiento a las nuevas políticas diseñadas, a fin de evaluar posibles reestructuraciones de las mismas.
Evaluar el organigrama de la empresa
El informe que arroje la auditoría interna dará la oportunidad, en caso de necesitarse, de hacer cambios en el organigrama estructural de la empresa, tomando en consideración que es de vital importancia que todo el personal trabaje en función de la excelencia.
Desventajas
Posibilidad de no detectar un fraude
La auditoría se basa en la evaluación de la información suministrada por la gerencia. Se hace difícil para el auditor verificar cada uno de los datos contables.
Si estos datos están alterados, el informe final de la auditoría interna no estará apegado a la realidad, pudiendo pasarse por alto algún fraude cometido.
No es posible estandarizarla
Cada empresa tiene sus propios parámetros para ser evaluados dentro de la auditoría. Los aspectos de cómo medir y con base en qué hacerlo, su productividad o eficacia, serán el cimiento para estructurar los objetivos y metas que se persiguen con la auditoria interna de la empresa.
Subjetividad
La auditoría interna pudiese no revelar una información veraz y confiable de la empresa. Esto estaría asociado a varios factores.
Si el personal se siente evaluado, puede ocultar fallas en las que haya incurrido, las cuales, por muy pequeñas que sean, alterarían los resultados del informe final.
Otro aspecto es que las personas encargadas de realizar la auditoría interna pudieran utilizarla como un medio de poder, ejerciéndolo hacia los encargados de emitir la información.
Por otra parte, si la información que se suministra es correcta pero no se interpreta objetivamente, perderá toda validez.
El informe final solo tiene utilidad interna
Para que los datos arrojados por la auditoria interna sean válidos ante los accionistas, bancos y otros entes, la empresa deberá realizar una auditoria externa, lo cual implica costos adicionales al tener que contratar auditores para que la realicen.
Ejemplos
- Auditoría interna al departamento de inversiones de un banco privado.
- Auditoría interna en los contratos públicos de un ayuntamiento.
- Auditoría interna de los gastos en material de una empresa.
- Auditoría interna sobre la seguridad en una empresa de extracción de petróleo.
- Auditoría interna sobre los cuidados sanitarios en una clínica privada.
- Auditoría interna sobre la situación sanitaria en un restaurante.