Departamentos de una Empresa y sus Funciones
Los departamentos de una empresa pueden dividirse en departamento comercial, de recursos humanos, de finanzas y administrativo. Una empresa es una entidad en la que intervienen el capital y el trabajo como factores de producción.
Esto quiere decir, que se usan factores de trabajo, como puede ser la mano de obra, para crear productos o servicios. Las empresas se pueden dividir en tres sectores dependiendo de la actividad económica que desarrollen.
Las empresas del sector primario son aquellas dedicadas a obtener recursos de la naturaleza, estas pueden ser agrícolas, pesqueras o ganaderas. Las empresas del sector secundario son aquellas dedicadas a la industria y construcción, es decir, a coger las materias primas obtenidas por el sector primario, y transformarlas en productos acabados. Y, por último, las empresas del sector terciario, son aquellas destinadas a la producción de servicios.
Al ser las empresas un ente jurídico, también se pueden clasificar según su constitución. Pueden ser empresas individuales, que pertenecen a una sola persona, o también pueden ser sociedades. Las sociedades son empresas conformadas por un grupo de personas, y dentro de las sociedades, podemos hacer distinción en base a la responsabilidad de sus socios.
Las empresas de responsabilidad limitada, son aquellas en las que los socios tienen responsabilidad jurídica limitada a la aportación realizada.
En las sociedades anónimas, el capital se divide en acciones, y los socios son responsables por las acciones de las que disponen. Y por último, las cooperativas, que son sociedades en las que la responsabilidad es ilimitada en la participación de los socios, y las decisiones se toman de forma democrática.
Las empresas también pueden ser clasificables de acuerdo a su tamaño. En Pymes o grandes empresas. Las pymes se consideran las medianas y pequeñas empresas, hasta un máximo de 250 trabajadores. Las grandes empresas, que son aquellas con más de 250 trabajadores, cuentan con una organización característica para desarrollar su función económica.
Estas se dividen en departamentos especializados para mejor organización de las tareas. Estos departamentos son, el comercial, el de recursos humanos, el de finanzas y el administrativo.
Aunque la empresa está fragmentada en departamento más pequeños, todos ellos tienen que trabajar en armonía y contar con gran comunicación interdepartamental para que la empresa tenga éxito en su negocio. Si los departamentos no se comunican entre sí, ni trabajan unidos, la empresa estará fragmentada y será poco probable que sobreviva en el mercado.
Departamentos de las empresas
Departamento comercial
El departamento comercial de una empresa es una de sus partes más importantes. Es el encargado de crear los planes de acción general, y otro de medio a corto plazo. El plan de marketing creado tiene que funcionar como guía de actuación.
En este departamento se realizan los estudios de mercados, estos estudios son necesarios para comprender y analizar la viabilidad de la empresa. Estudian el entorno, aquí valoran a los consumidores, sus hábitos de compra, gustos, etc. Y también los recursos y competidores a los que pueden enfrentarse en el mercado en el que está operando.
A través del estudio de mercado, también se intenta conseguir los proveedores que hay disponibles, para averiguar cual ofrece mejor precio con las mejores condiciones. A esto se le llama gestión de aprovisionamiento.
Otra de las funciones del departamento comercial es encargarse del marketing y los clientes. Como conseguir nuevos clientes, promocionar los productos de la empresa y conseguir maximizar las ventas.
Además de todas estas funciones, el departamento comercial es el encargado de realizar la gestión del almacén. Esta gestión consiste en controlar las materias primas, los productos finalizados, los envases, etc.
Departamento de recursos humanos
Dependiendo del tamaño de la empresa, el departamento de recursos humanos puede ser gestionado por unas pocas personas, o estar dividido en más subconjuntos. Tiene muchas funciones variadas en las que es necesario la gestión de un equipo dedicado.
Función de empleo
Esta función consiste en la organización de plantillas de trabajo, la selección y formación del personal. El departamento de recursos humanos es el encargado de planificar la plantilla y los puestos que son necesarios, ofertar los empleos con una descripción clara del perfil que se necesita y realizar el proceso de selección de nuevos trabajadores.
Una vez que los trabajadores son seleccionados para formar parte de la empresa, también tienen que encargarse de formarlos. Otra de las tareas, es tramitar los procedimientos de despido.
Función de administración del personal
Una vez que los trabajadores pasan a formar parte de la empresa, el departamento de recursos humanos es el encargado de formalizar los contratos, gestionar las nóminas y seguros sociales, gestionar los permisos de vacaciones, baja, etc; y establecer un régimen disciplinario si los trabajadores no acatan las normas de la empresa.
Dentro de esta función también se puede englobar la función de las relaciones laborales que se desarrollan en la empresa, y mediar en casos de problemas con los trabajadores.
Función de desarrollo de los recursos humanos
Esta actividad característica de los recursos humanos, implica que es el encargado de establecer los planes de formación y estudiar el potencial del personal. Es una tarea muy importante para la empresa, ya que un buen desarrollo de los recursos humanos, genera mayor motivación en los trabajadores, que se traduce como empleados más productivos.
Departamento financiero
Es el departamento encargado de gestionar todas las entradas y salidas de dinero. Las funciones básicas que todo departamento financiero debe cumplir son, el control de la contabilidad, la gestión de costes y la realización de los presupuestos.
En la contabilidad de una empresa se reflejan todos los costes que tiene la empresa, pueden ser costes directos, indirectos, fijos, variables…
Una vez se tiene el cómputo de los costes, el departamento financiero es el encargado de gestionarlos. El análisis de los costes determina si la empresa es rentable, o por otro lado si es necesario cambiar la producción o incluso cerrar la empresa.
Otra de las funciones importantes del departamento financiero, es la creación de los presupuestos. Los presupuestos, en casos como sociedades anónimas, tienen que ser luego ratificados por el consejo de administración. Con la elaboración del presupuesto, controlamos donde se va a invertir, donde gastar y se establece como plan de seguimiento para la empresa.
Para las grandes empresas que cotizan en bolsa, su departamento financiero es la parte más importante para los accionistas, ya que es el encargado de decidir que se hace con los beneficios de la empresa y si se hace reparto de dividendos.
Departamento administrativo
El departamento administrativo es aquel que se encarga de englobar al resto de departamentos. Sus principales funciones son las de organización, planeación, dirección, coordinación, control y evaluación.
La organización y planeación son unas de las tareas más importantes del departamento administrativo. A través de estas se intercomunican todos los departamentos para conseguir un proceso armónico en la empresa con las metas a conseguir, y cómo conseguirlas. Así se consigue que cada persona y departamento tenga clara su función, sus deberes y responsabilidades.
A través de la dirección, se imparten las instrucciones para llevar a cabo lo organizado y planeado. Es importante que la administración tenga buenas cualidades para el éxito de la empresa.
La dirección debe ser razonable, esto quiere decir, que las órdenes enviadas a los departamentos tienen que ser realizables, teniendo en cuenta a la persona, y si tiene la experiencia y habilidades necesarias para cumplir la tarea. Las órdenes impartidas tienen que ser completas y claras para que no lleven a confusión.
Todo esto se engloba en la función de coordinación del departamento administrativo. Hay que armonizar actos y esfuerzos de todos los departamentos de la empresa. Y por último evaluar el desarrollo de las actividades empresariales que se llevan a cabo y buscar mejoras si fueran necesarias.
El departamento administrativo también es el encargado de la correspondencia que llega a la empresa. Y mantiene la comunicación con proveedores y clientes para mantener la relación comercial del entorno de la empresa.
Asimismo, es el encargado del archivo de todos los documentos legales que tiene la empresa. Los clasifica y custodia, y se encarga de su procesamiento informático o microfilmado para mantenerlos durante el tiempo que estos sean vigentes.
Cuando las empresas son de gran tamaño, el departamento administrativo también es el encargado de la secretaría y comunicación. Estas tareas se podrían incluir en la función de coordinación y organización.
Y es que la parte del secretariado se encarga de facilitar las relaciones entre la dirección y el personal, a través de reuniones, conferencias, etc, así como de la relación con el exterior a través de entrevistas, ruedas de prensa y comunicados.
Departamento de marketing
El departamento de marketing es el encargado de definir la imagen de una empresa y promocionar el producto que ofrece. Debe buscar la manera de representar a la compañía de una manera positiva ante clientes, accionistas, inversores u otros colectivos.
Es decir, tiene la función de crear una representación sobre qué es la empresa o el producto, qué aporta, cómo actúa, etc.
Campañas publicitarias, estudios de mercado, optimización web, supervisión de clientelas o proveedores o gestión de redes sociales son algunas de las técnicas más habituales del departamento para lograr su fin.
Departamento de tecnología
Este departamento es el encargado de la gestión, desarrollo y soporte de los distintos sistemas informáticos y de la computación de una empresa.
Trabaja en todas las direcciones, ya que la mayoría de departamentos dependen de su apoyo para poder desarrollarse eficazmente.
Entre sus funciones principales está la del mantenimiento de sistemas, la gestión y administración de bases de datos, la implementación de programas y plataformas, el desarrollo y diseño digital o la responsabilidad de velar por la seguridad de todo lo anterior.
Departamento de comunicación
Su misión principal es la de gestionar la comunicación interna y externa de una empresa. Aunque en pequeñas y medianas empresas suele ir fusionado con el departamento de marketing, son dos grupos distintos.
El marketing está más enfocado a la venta, mientras que la comunicación a los valores y la reputación de la empresa. A su vez, mientras el marketing busca conseguir objetivos a corto plazo, la comunicación es un trabajo más persistente que otorgará beneficios a medio o largo plazo.
Entre sus funciones está manejar y difundir mensajes positivos, estandarizar los procesos comunicativos, crear un sentimiento de pertenencia a la empresa y generar credibilidad a los clientes.
Referencias
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