Tipos de documentos, características y ejemplos
Un documento es el registro materializado de una actividad específica llevada a cabo por una persona u organización. Esta documentación puede presentarse en medios físicos o virtuales y en formato de texto, fotos, videos, entre otros.
Al hacer un documento en cualquiera de los medios en que puede presentarse, se debe utilizar un lenguaje fácil de asimilar y que exprese con claridad lo que se quiere comunicar, logrando así que quien lo utilice, pueda entender con mayor facilidad lo que se quiere exponer.
Es importante decir que un documento busca también almacenar la información que contiene para que pueda ser consultada a futuro. En otras palabras, al documentar datos puntuales, no solo se busca que se registre un contenido puntual, sino que pueda ser consultado en cualquier momento del tiempo.
Adicionalmente, puede decirse que el mensaje que este deja registrado, puede depender de su clasificación. Esto es si es de carácter público o privado, pues cualquiera de estos dos tipos, tiene una gestión diferente.
Clasificación de documentos
Dentro de la elaboración de documentos, se presentan dos usos principales; según su formato y según su uso.
Según su formato
Esta clasificación se refiere al medio en el que el documento se va a presentar, es decir, a la forma en como el contenido será expuesto. Para esto, se tienen diferentes formatos, tales como:
Documentos de texto:
- La documentación en forma de texto, es la que se expone completamente en lenguaje escrito, bien sea con letras, números, caracteres o símbolos.
- Esta es una de las formas más tradicionales de registrar un contenido en particular, pues permite explicar su contenido con gran detalle y profundidad.
- En este tipo de documentos, se pueden encontrar libros, revistas, informes técnicos, investigaciones académicas o científicas, emails, publicaciones en redes sociales o cartas.
Documentos de imágenes o fotográficos:
- Son aquellos documentos que registran su información en imágenes, fotos, mapas, dibujos, etc.
- La forma en que comunican su contenido es mucho más visual que otros tipos, facilitando así su entendimiento y comprensión.
- Como ejemplo de este tipo de documentos, pueden verse fotos de un lugar, persona o animal en particular, dibujos o bosquejos de ciertos elementos o gráficos de datos económicos o políticos.
Documentos sonoros:
- En este tipo de documentos se documenta contenido en formas auditivas, siendo particularmente medios basados en el lenguaje oral o en expresiones sonoras.
- En estos se evidencian piezas musicales, canciones, sonidos de la naturaleza, expresiones de voz, sonidos de animales, grabaciones de radio o podcasts.
- Dichos elementos, requieren de tecnología que permite grabar sonidos, ayudando así a su almacenamiento y distribución. Gracias a los avances tecnológicos, los medios digitales facilitan su acceso a quien necesite consultarlos.
Documentos audiovisuales:
- Son todos esos documentos basados tanto en elementos visuales (como fotos o imágenes), así como en elementos de sonido (tales como pistas de audio o piezas auditivas).
- Dentro de los formatos audiovisuales, se pueden ver materiales como videos, películas, documentales, animaciones, noticieros, series en plataformas, entre otros.
- Al igual que los documentos sonoros, los registros audiovisuales necesitan de tecnología que posibilite grabar tanto sus componentes visuales, como de sonido.
Es importante aclarar que algunos de los formatos anteriores pueden ser físicos o digitales y que, según su forma, se facilita su almacenamiento, distribución y organización.
En concordancia con lo anterior, los documentos de tipo texto o fotográficos que sean físicos, pueden requerir gran espacio para ser depositados, ya que el papel, las carpetas o archivos pueden necesitar mucha capacidad.
Adicionalmente, los documentos de tipo sonoro o audiovisual pueden almacenarse con mayor facilidad por tratarse en su gran mayoría de elementos digitales. Por esta razón, han ganado gran popularidad en los últimos años como medio para registrar contenido.
Podría decirse que, en los últimos años, la mayoría de documentos de cualquier tipo están siendo gestionados en medios digitales, ya que tienen mayores ventajas sobre los de tipo físico.
Según su uso
La otra clasificación de los documentos, se da según el uso que estos vayan a tener, siendo así de carácter público o privado.
Documentos privados:
Los documentos de uso privado, son aquellos en donde se restringe su uso y acceso a determinadas personas u organizaciones. Esto se hace con el fin de proteger la información que estos exponen, evitando así que pueda ser consultada por quienes no tienen autorización para ello.
Para proteger documentos privados de tipo digital, se pueden utilizar elementos como contraseñas, códigos cifrados o llaves de seguridad virtuales.
De igual manera, si se trata de documentos privados físicos, estos pueden ser protegidos en lugares con almacenamientos vigilados, cajas fuertes o llaves de seguridad.
Dentro de esta clasificación, se tienen elementos como historiales médicos, contratos de negocios, datos bancarios, emails personales o empresariales, investigaciones científicas, documentos militares, etc.
Documentos públicos:
Son todos esos documentos que pueden ser vistos y revisados por cualquier persona, pues no tienen acceso restringido de ninguna clase. Debido a esto, esta clase de contenidos pueden encontrarse en diferentes medios abiertos al público, sean físicos o digitales.
A diferencia de los documentos de carácter privado, los públicos pueden encontrarse almacenados o alojados en lugares de fácil acceso a los que cualquier persona puede ingresar para consultarlos.
Dichos documentos, pueden encontrarse en páginas web si son de tipo digital, o en bibliotecas, librerías u oficinas públicas si son de tipo físico.
Como ejemplo dentro de este tipo de documentos, se pueden ver documentos de identificación (DNI, pasaporte, licencia de tránsito, carnet de trabajo), artículos publicados en revistas o informes, títulos de propiedades, servicios públicos, matrículas de vehículos, actas de matrimonio, entre otros.
Se debe destacar también, que estos documentos, sean de clasificación pública o privada, pueden estar conformados por cualquiera de los tipos vistos anteriormente. Pueden ser de tipo fotográfico, audiovisual, sonoro o de texto.
Por otro lado, debe tenerse muy claro cuál es el tipo de documento a utilizarse según su clasificación, pues hay formas que pueden proteger su información si es privada con mayor efectividad o facilitar su acceso a cualquier persona si son públicos.
Referencias
- Concepto y tipos de documentos. (2010). Obtenido de mailxmail.com
- DOCUMENTOS ORGANIZACIONALES. (2016). Obtenido de http://documentosadministractivos.blogspot.com/
- Tipos y clases de documentos. (2019). Obtenido de sdspanama.com
- Tipos y clases de documentos. (2019). Obtenido de sdspanama.com
- Tipos y formatos de documentos. (2012). Obtenido de uji.es/