Tramo de control: tipos, factores que lo determinan y ejemplos
El tramo de control es un concepto que se refiere a la cantidad de departamentos y de personal que puede dirigir un gerente de manera eficiente y eficaz. Esto principalmente establece el número de gerentes y niveles que va a poseer una empresa.
Cuando se han creado las diferentes secciones, se ha dividido el trabajo y se han designado las áreas de dominio, los gerentes proceden a escoger una línea de mando. De esta manera establecen quién depende de quién, indicando además el número de empleados que un gerente puede tutelar eficiente y eficazmente.
Esta presunción es llamada en ocasiones extensión de mando, amplitud administrativa o capacidad de control, indicando la cantidad de trabajadores que le deben responder a un gerente y, por consiguiente, el número de subalternos que este podrá supervisar.
Mientras el tramo de control sea mayor o la extensión administrativa resulte más amplia, entonces la cantidad de subordinados será más elevada para cada jefe. Si la capacidad administrativa es inferior o está más ajustada, será menor la cantidad de empleados a cargo.
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Mientras el tramo de control sea más grande, la organización será más eficaz en lo que se refiere a los costos.
Sin embargo, se puede hallar que un tramo de control que sea demasiado amplio afecta en ciertos aspectos el desempeño de los empleados. Esto sucede porque los supervisores no tendrán tiempo para ofrecer la ayuda y el liderazgo que se necesitan.
Ventajas
– Los supervisores se ven obligados a delegar funciones.
– La estructura organizacional es menos obesa, más plana.
– Se deben planificar y establecer políticas muy claras para el manejo administrativo.
– Los subalternos se seleccionan cuidadosamente para que puedan cumplir la actividad encargada.
Desventajas
– Es más lenta la toma de decisiones.
– Los gerentes tienden a estar sobrecargados de trabajo.
– Se puede presentar temporalmente una pérdida del control supervisor.
– Pueden presentarse problemas comunicacionales.
– Se requiere un manejo administrativo excepcional y una gran calidad de parte de los gerentes.
– Se requiere que el personal esté más preparado.
Los tramos de control estrechos posibilitan que un gerente pueda tener un control más estricto. Sin embargo, también conllevan ciertas desventajas.
Ventajas
– Se muestra una estricta supervisión.
– Existe una rápida comunicación entre los superiores y los subalternos, repercutiendo así en la toma de decisiones.
– Se realiza un mayor control de las operaciones.
Desventajas
– Con el incremento de los niveles gerenciales, disminuye la toma de decisiones. Además, hace que en general se aísle la alta gerencia, porque existe una excesiva distancia entre el nivel superior y el inferior.
– Debido a que se incrementan los niveles gerenciales, se tiene un costo elevado.
– Provoca que exista una mayor supervisión, tendiendo que los superiores intervengan en la labor de los trabajadores, amilanando así la libertad y autonomía del trabajador.
– Hace que la estructura organizacional sea más obesa y amplia.
– Genera que se haga más compleja la comunicación vertical dentro de la organización.
En cada nivel de jerarquía varía el número de subordinados o tramo de control que un jefe tiene a su cargo en forma directa. Sin embargo, la cantidad de trabajadores que un jefe puede supervisar está en función de diferentes factores, y no del nivel de jerarquía.
En términos generales, el tramo debe ser pequeño cuando los superiores deben involucrarse estrechamente con los subordinados, y puede ser mayor cuando los supervisores no requieren tanto contacto con los subalternos.
A continuación se presentan los diferentes factores que influyen en la determinación del tramo de control:
– Exactitud de la representación de autoridad.
– Formación de los subalternos.
– Utilización de planes objetivos.
– Transparencia de los proyectos.
– Métodos de comunicación.
– Ubicación geográfica de los subalternos.
– Velocidad de los cambios o estabilidad de las operaciones.
– Consecuencias de las juntas.
– Formalización de las tareas.
– Interacción personal necesaria.
– Nivel de tecnología.
– Capacidad del gerente.
– Cantidad utilizada de ayudantes.
– Ocupaciones por niveles.
– Dificultad de las tareas.
– Experiencia y capacitación de los subalternos.
– Necesidad de supervisión o de coordinación estrechas.
Se refiere al grado de estandarización que puedan tener los puestos o cargos de una empresa.
Si un cargo tiene alta formalización, con una descripción del cargo explícita y establecidos claramente los procedimientos a realizar, entonces la persona que lo ocupa tiene solo un margen estrecho para ejercer potestad sobre lo que puede hacer y de qué forma.
Esto sucede porque lo que se busca con la formalización es que los trabajadores manejen el mismo insumo y de la forma ya determinada, para así obtener siempre una producción estable y uniforme.
Cuando en una empresa existe un grado bajo de formalización, se observa que no está programado el proceder que se espera en el cargo. Por tanto, los trabajadores tienen una mayor libertad y autonomía para ejercer su potestad en el trabajo.
Existe un límite en relación al número de subalternos que le deben reportar a un gerente, para que este pueda desarrollar su trabajo de forma eficiente y eficaz.
Por ejemplo, los vendedores por catálogo pueden supervisarse y dirigirse en una mayor cantidad, ya que sus actividades pueden ser fácilmente controladas. Es decir, el tramo de control es más amplio en los niveles operativos.
Por otro lado, cuando los trabajadores bajo supervisión efectúan actividades no repetitivas y más intelectuales, se ve reducido el tramo de control, porque se incrementa el grado de complicación supervisora.
En 1937, el investigador francés V.A. Graicunas mostró que las posibles relaciones organizacionales se incrementan geométricamente, con un aumento lineal en la cantidad de subalternos directos.
Graicunas consideraba que un gerente G tendrá cierto tipo de relaciones organizacionales con dos subalternos A y B. Para este ejemplo serían seis relaciones entre estas tres personas, tal como está indicado a continuación:
– Directas individuales: G –> A y G –> B
– Directas grupales: G –> A –> B y G–> B –> A
– Cruzadas: A –> B y B –> A
Lorsch Jay y Lawrence Paul utilizaron en 1967 un tramo de control promedio para medir la dimensión de la estructura organizacional. Consideraron como indicador de estructura baja los tramos de control de diez subalternos, y como indicador de estructura alta los tramos de tres a cinco subalternos.
Algo que resulta bastante relevante es la diferencia cultural cuando se delimita el tramo de control.
Un estudio realizado en empresas japonesas ubicadas en Estados Unidos desveló que los supervisores de base controlaban 15 trabajadores en promedio. Por otro lado, los números de las empresas americanas era de 30.
Esta diferencia se interpreta que los japoneses dan una importancia relativamente mayor a conocer a cada empleado, que es un proceso que requiere mayor contacto y esfuerzo.
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