Las 7 Etapas de la Planeación y sus Características
Las etapas de la planeación incluyen obtener información sobre los posibles escenarios y anticipar el plan de acción que debe seguirse ante cada uno. La planeación es el primer paso que debe darse en la administración y/o gestión de cualquier organización.
En este sentido, planear es razonar sobre los distintos aspectos de la operatividad de una idea de negocio. En la planeación debe tomarse en cuenta la cultura organizacional que existe o que se desea cultivar en la empresa, porque eso determinará que se escoja una u otra estrategia.
Asimismo, se deben tener muy presentes los objetivos de negocio porque son estos los que guiarán las acciones a ejecutar.
Características de la planeación
Unidad
Cada dependencia de la empresa puede tener un plan de acción, pero siempre debe encadenarse con el plan general para que contribuya con el logro de los objetivos propuestos.
Continuidad
La planeación es una tarea permanente.
Precisión
Debe estar definida con claridad y apuntar a aspectos específicos de la organización.
Penetrabilidad
Es una actividad que atañe a todos los niveles jerárquicos de la empresa.
Etapas principales de la planeación
1- Investigación de entorno
Una etapa de suma importancia es la de investigación, porque permite recabar información de valor sobre el pasado y el presente de la empresa, para predecir posibles escenarios futuros.
Una de las metodologías más populares para realizar esta aproximación al entorno interno y externo de la empresa es la matriz DOFA. Se trata de una herramienta útil para identificar las debilidades (D), oportunidades (O), fortalezas (F) y amenazas (A) de un negocio.
Identificar estos elementos le permitirá a los ejecutivos aprovechar las fortalezas para sacar partido de las oportunidades y para mitigar las amenazas.
También resulta útil conocer las debilidades para trabajar en estas a fin de eliminarlas en la medida de lo posible.
En esta investigación también deben identificarse los factores internos o externos que pueden afectar positiva o negativamente la operación de la organización.
Ejemplo
Una conocida empresa dedicada a la venta de camisetas se decide a crear y vender también calcetines. Aunque con las camisetas le ha ido bien, este nuevo producto resulta toda una incógnita a la hora de saber que acogida tendrá entre el público.
Para ello, la empresa encarga una matriz DOFA, donde se determinará los pros y contras de lanzar esta novedosa prenda.
2- Establecer objetivos
Con la información recopilada en la etapa de investigación, se tienen elementos para establecer los objetivos del negocio.
Esto significa que se definen y perfilan los resultados que se espera obtener en un tiempo determinado. Los esfuerzos y recursos tanto humanos como materiales se invertirán en esas metas que escojan.
Ejemplo
Siguiendo con el ejemplo anterior, la empresa textil establece cuánto le va a suponer producir los calcetines y qué número de ventas debe tener para que el producto sea viable económicamente.
3- Definir estrategias
Una vez que se decide el punto de llegada es momento de definir el modo en el que se alcanzará ese punto.
La estrategia es fundamental para el logro de los objetivos. Debe ser consensuada entre los directivos y debe tomar en cuenta todos los factores posibles.
La estrategia debe ser firme y al mismo tiempo flexible, para que haya ocasión de ajustarla a las condiciones del entorno.
Otro aspecto clave en este punto es la comunicación de la estrategia seleccionada a todos los colaboradores de la empresa, para que todos conozcan su rol en el camino hacia la meta.
Es conveniente que se contemplen estrategias alternativas para hacer frente a distintos escenarios.
Ejemplo
La empresa textil ha decidido lanzar al mercado los calcetines. Teniendo en cuenta que su mayor mercado se da en países nórdicos donde la climatología suele ser fría, establecen el tejido de la prenda (lana) o la altura (tallo alto).
Además, deciden poner como fecha de lanzamiento justo antes de Navidad, ya que puede ser un buen momento para poner el producto en el mercado debido al mayor consumo de esas fechas.
4- Elaborar políticas institucionales
Con la estrategia seleccionada y los objetivos claros se puede decidir cuáles son los criterios que regirán la acción.
Determinar políticas específicas permite delegar la autoridad y delimitan con claridad los procedimientos. Además, implican los valores empresariales y agilizan procesos.
Las políticas institucionales proporcionan objetividad, continuidad y estabilidad en la toma de decisiones, al tiempo que facilitan que el personal nuevo se involucre.
Ejemplo
Al crearse un nuevo producto en el que se pondrá mucho esfuerzo para que obtenga éxito, la empresa establece una serie de protocolos y responsabilidades entre los encargados, jefes de departamentos y empleados finales.
Por ejemplo, el departamento de creatividad podría pasar a ser dirigido por dos jefes, uno dedicado a las camisetas y otro a los calcetines.
5- Definir un cronograma
Teniendo objetivos claros y una estrategia definida, es hora de asignar un plazo a la acción. Eso se logra con un cronograma; se le pone fecha al logro de los objetivos.
Es una especie de calendario de actividades. Lo ideal es que sea una estimación prudente pero realista del tiempo que tomará realizar cada tarea. Este gráfico debe integrar las tareas grandes y pequeñas en un orden cronológico.
Hay una matriz ideada en el siglo XX por Henry Laurence Gantt, que permite visualizar las distintas fases de un proyecto con claridad en una línea de tiempo. Se aprecia el punto de inicio y fin de cada tarea.
Ejemplo
La empresa aprueba la creación del producto en marzo y decide iniciar el proyecto en mayo. Para entonces deberá estar constituido el equipo que se encargará de desarrollar la línea de calcetines.
En octubre deberá estar presentado y aprobado el proyecto y en noviembre se fabrican 10.000 unidades para que estén listas para su venta el 8 de diciembre, justo antes de Navidad.
6- Estimar o calcular el presupuesto
En esta fase de la planeación el objetivo es conocer el costo que implica llevar a cabo la estrategia seleccionada. Al cronograma de actividades se le suma el costo por actividad.
También se deben detallar todos los recursos que se invertirán y todo cuanto debe producirse para cumplir los objetivos.
En este momento también se decide el precio del bien o el servicio que se ofrecerá, así como las ganancias estimadas. En este caso también debe haber cierta flexibilidad para lidiar con las posibles desviaciones y/o pérdidas.
Ejemplo
En este aspecto, contabilidad determinará el coste de cada pareja de calcetines y cuánto debería ser el precio de venta al público para lograr los objetivos que se formularon en el segundo punto de planeación.
Si, por ejemplo, se determina que el precio de coste de cada pareja es de 4€ y se quiere ganar un 50% a cada par, la empresa deberá venderlos a 6€.
7- Definir mecanismos de control
Cada una de las fases del proceso de planeación requiere de un indicador que permita calificar el cumplimiento o no de tal fase. Es necesario tener parámetros de evaluación del cumplimiento de cada una de estas.
Ejemplo
Durante el proceso, habrá una persona encargada de que todo se vaya cumpliendo. Servirá además de enlace para informar a gerentes y tendrá potestad de redefinir cualquier aspecto que no funcione.
Por ejemplo, si debido a un problema externo la fabricación de calcetines se retrasa un par de semanas, el encargado deberá decidir si el lanzamiento se mantiene con menos unidades o se retrasa para fechas posteriores con todo el stock.
Importancia de la planeación
Solo planificando se garantiza el uso racional y eficiente de los recursos cuando se quiere desarrollar un negocio. Asimismo, se reduce la improvisación y la subjetividad al momento de tomar decisiones.
Referencias
- Cruz, Chimal Javier (2013). Proceso administrativo: planeación, organización, dirección y control. Recuperado de: gestioolis.com
- Hernández, S. (2002). Administración Pensamiento, Proceso, Estrategia y Vanguardia. México. McGraw-Hill Interamericana.
- Molina, Dafne (2013). Planeación y sus características dentro del proceso administrativo. Recuperado de: grandespymes.com.ar
- San, Luís (2008). Etapas de la planeación. Recuperado de: admluisfernando.blogspot.com
- Sánchez, Isaac (2010). Planeación. Recuperado de: adminteso1.blogspot.com
- Universitat de Barcelona. 5 pasos clave en la etapa de planificación. Recuperado de: obs-edu.com