Minuta: qué es, tipos, cómo hacerla, ejemplo, formato
¿Qué es una minuta?
La minuta es un oficio, contrato o cualquier otro documento que precede a otro, que será el oficial, debiendo perfeccionarse posteriormente con todos los formulismos del caso. El documento final, al que se podría llamar como la versión definitiva, deberá incorporar información adicional y cumplir con ciertos parámetros.
Por tanto, se debe señalar que la minuta es un borrador que contiene información fundamental, que deberá ser confirmada por las partes negociadoras. Por ejemplo, deberá corroborarse que los firmantes están conformes con todas las cláusulas estipuladas.
Pudiera ser que existan ciertas discrepancias con algunos de los puntos del convenio, por lo cual este se deba modificar. De igual manera, pudiera ser que la versión definitiva del documento agregue más información o se cambien algunos detalles en la redacción.
En términos más amplios, otra acepción de minuta es el borrador de una exposición, oficio, orden u otra clase de documento que luego deberá copiarse en limpio. En general, una minuta puede ser cualquier apunte que se tenga sobre algo, para tenerlo vigente.
Tipos de minuta
Minuta de reunión
Se refiere al resumen del contenido de una reunión, desde las personas asistentes, su desarrollo, hasta las conclusiones finales. Registra los asuntos que se trataron y los compromisos hechos.
Son las notas que toma alguien para dejar constancia en un documento de todas las cuestiones que se tocaron durante la reunión, al igual que las decisiones que se generaron en ella. Además, sirve para notificar a las personas que se debe informar, aunque su participación no se haya solicitado.
Como en una misma compañía su formato no debería cambiar de una reunión a otra, es recomendable realizar una plantilla que valga como modelo, previendo todos los datos que se desean registrar, para poderla utilizar en cualquier ocasión.
Minuta de empresa
Es un documento redactado por un abogado, que contiene el acto de constitución de una empresa, con la descripción y datos de la actividad económica que realizará dicha sociedad. Se deberá presentar ante un notario para ser elevado ante escritura pública.
En esta minuta se debe incluir además el aporte de cada socio, la dirección comercial del negocio y la fecha de su inicio operativo.
Su formato variará de acuerdo al tipo de sociedad que será constituido: sociedad anónima cerrada, sociedad anónima abierta, empresa individual o sociedad de responsabilidad limitada.
Minuta de contrato
En el ámbito legal, esta es un borrador que se redacta sobre un documento legal posterior, por lo cual no posee ningún valor. Se utiliza solamente para indicar los temas fundamentales que conformarán un contrato, pero sin desarrollarlos.
Se efectúa para revisar los temas en conjunto con las partes involucradas, antes de escribir formalmente el contrato final legal.
Minuta de abogados
Para el caso de abogados y otros tipos de profesionales independientes, se refiere al documento que contiene el detalle de sus honorarios.
¿Cómo hacer una minuta?
Estructura
Datos de la reunión
Como el lugar, fecha, hora de inicio y cierre, los asistentes que se requieren, al igual que quién es la persona que moderó o dirigió la reunión y el nombre de quien escribe la minuta. Además, el tipo de reunión: tormenta de ideas, junta directiva, etc.
Agenda del día
Se refiere a los temas centrales que deben ser tratados y por los cuales se convocó la reunión correspondiente.
Temas
Se indica tanto los asuntos que se discutieron como los que no se pudieron discutir, aunque hayan estado agendados, y por qué no se discutieron (ausencia de alguien, falta de tiempo, etc.). Se pueden añadir los pactos que se alcanzaron y cómo se lograron: por debate, voto, consenso, etc.
Acciones a tomar
Se debe poner cuáles son las acciones, tiempo necesario y responsables para finalizar una actividad.
Firmas de asistencia
Cada participante en la reunión debe firmar el documento para dejar constancia de su asistencia.
Consejos de elaboración
La minuta debe ser concreta, especificando todo lo que pueda generar confusión; debe ser objetiva, eliminando todo lo que pueda afectar la definición de la reunión, y debe ser concisa, siendo lo más breve y puntual.
Aunque para este tipo de documento no existe un formato como tal, es recomendable poder crear uno para así no excluir ningún elemento que sea considerado necesario.
Como las reuniones pueden ser largas y tener varios participantes, se podría grabarlas, pero siempre con un previo permiso. Si los asistentes exponen documentos durante la reunión, es recomendable adjuntar en la minuta copias de los mismos.
Ejemplo de minuta
Estatuto interno del colegio “Libre economía S.C.”
Tercera reunión extraordinaria del comité de profesores sobre el estatuto interno del colegio.
Fecha: 14 de mayo de 2021.
Lugar: Sala de conferencias
Personas asistentes:
– Prof. Eulalia Ramírez López.
– C.P. Eduardo Fuentes Contreras.
– Lic. Eladio Muñoz Lara.
– Dr. Armando Lara Flores.
– Mtra. Eugenia Ramos Gómez.
Seguimiento:
Presentación de la minuta sobre el estatuto para el colegio “Libre economía S.C.”, que deberá aprobarse por las dos terceras partes de los profesores citados.
Ha sido leída la totalidad de artículos del mencionado estatuto y se destacan polémicas en los artículos siguientes:
Artículo 2: Este estatuto será aplicado a todos los estudiantes de nuevo ingreso y a los profesores.
Acotación propuesta por el Dr. Armando Lara Flores y el Lic. Eladio Muñoz Lara:
Muestran su inconformidad alegando que se debería aplicar a todos los estudiantes, ya que los alumnos que ingresaron previamente estarán en desventaja por los beneficios que recibirán los estudiantes que ingresan nuevos.
Artículo 28: Se aplicarán las cuotas a discreción para cada caso, de la manera que sea más conveniente.
Acotación propuesta por la Prof. Eulalia Ramírez López y el Dr. Armando Lara Flores:
Muestran su inconformidad al considerar que el dinero obtenido de esta forma debería ser administrado por una comisión, la cual debe exhibir los movimientos efectuados.
Todas las observaciones y movimientos serán discutidos, rechazados o aprobados, en la asamblea siguiente que se realizará el próximo jueves 20 de este mes y año en la reunión final.
Firman esta minuta todos los asistentes:
_______________________ ___________________________
Prof. Eulalia Ramírez López C.P. Eduardo Fuentes Contreras
_____________________ _____________________
Lic. Eladio Muñoz Lara Dr. Armando Lara Flores
_________________________
Mtra. Eugenia Ramos Gómez
Formatos de minuta para descargar
General
A continuación se presenta el formato que se puede utilizar para realizar una minuta general:
Minuta de reunión
A continuación se presenta el formato que se puede utilizar para realizar una minuta de reunión:
Minuta de trabajo
A continuación se presenta el formato que se puede utilizar para realizar una minuta de trabajo:
Minuta de acuerdos
A continuación se presenta el formato que se puede utilizar para realizar una minuta de acuerdos: