Automatización de procesos: características, para qué sirve, ejemplos
La automatización de procesos es un término tecnológico que se utiliza para describir cualquier actividad que se automatiza mediante el uso de computadoras y software de computación. Las tareas que se han automatizado requieren menos intervención humana y un menor tiempo de entrega.
Los procesos del negocio se documentan y gestionan para brindar una mayor coherencia y transparencia a las tareas. Esta automatización puede controlarse mediante software y aplicaciones específicas. Se denomina también automatización de procesos de tecnología de información.
Toda empresa necesita esta automatización para manejar las actividades rutinarias, a pequeña o gran escala. Con esto se ayuda a una organización empresarial a manejar las tareas mecánicas de oficina.
La automatización de procesos se enfoca principalmente en la automatización, para luego perfeccionarlos. Como los requerimientos empresariales varían asiduamente, no se diseñan procesos pilotos antes de la escogencia del software.
Efectuar la automatización de procesos puede ser una actividad significativa. Como muchos entornos informáticos de negocios son virtuales o basados en la nube, su complejidad puede ser un reto.
Índice del artículo
- 1 Características de la automatización
- 2 ¿Para qué sirve la automatización de procesos?
- 3 Beneficios
- 4 Ejemplos de automatización de procesos
- 5 Referencias
Los empleados solo necesitan recibir capacitación sobre cómo funciona, que resulta muy fácil de aprender. Esto brinda una ventaja sobre los métodos tradicionales de automatización.
Los softwares de automatización suelen ser muy fáciles de entender y usar. Por tanto, los usuarios no necesitan ningún conocimiento especial para usarlos.
Las plataformas de automatización de procesos tienen como objetivo integrar a la perfección estos tres elementos:
Reglas
Son las cláusulas, datos y documentos que amparan los parámetros del negocio. Parte de estas reglas puede estar completamente automatizada, mientras que otras deben ser revisadas por alguien involucrado en el proceso.
Datos estructurados
Es la información en las aplicaciones empresariales a la que se referencia cuando se realiza la actualización de los procesos. Estos datos están altamente organizados y son fácilmente detectables por los algoritmos, ya que aparecen en campos fijos dentro de registros.
Las máquinas pueden generar datos estructurados, como los sensores que miden la temperatura. También los humanos, como cuando completan los campos de edad, sexo o nacionalidad de un formulario.
Datos no estructurados
Aunque son más subjetivos, son extremadamente importantes, ya que la mayoría de la información utilizada para tomar decisiones comerciales no está estructurada. Estos datos pueden proceder de muchas partes y no es fácil ponerlos en el formato estructurado de filas y columnas para facilitar su análisis.
Procesos manejables a través de la automatización son: trabajos de ensamblaje, tareas de gestión de proyectos, monitoreo de seguridad, flujos de procesos para el llenado de pedidos y gestión de inventario.
Al reducir el trabajo manual en estos procesos, las tareas se pueden realizar de manera uniforme y con pocas posibilidades de errores. Las personas pueden asignarse a tareas que exijan mayor criterio.
El objetivo es lograr una claridad total de los procesos que ocurren fuera de las instalaciones empresariales.
Por ejemplo, colocar sensores en contenedores cargados para rastrear los movimientos de estos, emitiendo alertas al romper los sellos, o cuando las condiciones de temperatura no sean buenas en contenedores que transporten medicamentos o alimentos.
Un cliente quiere obtener un préstamo. Por tanto, el empleado utiliza la automatización en el proceso de aprobación, ejecutando un análisis financiero para verificar el crédito del cliente. Al instante puede decirle al cliente el monto del préstamo, bajo qué tasa de interés y otras condiciones.
La empresa ahorra dinero, se reduce el riesgo que el empleado tome una decisión inconsistente y se satisface al cliente porque recibe una respuesta inmediatamente.
Esto se ha incorporado en procesos comerciales que van desde pedidos de compra y procesamiento de pedidos hasta aprobaciones de presupuestos. Las solicitudes electrónicas, firmas, aprobaciones y archivos se organizan en un flujo de trabajo sin papel.
Ya sea facilitar el flujo de trabajo, hacer más rápida la labor de los trabajadores, o asegurar que el trabajo se haga bien cada vez, la automatización de procesos ayuda a las organizaciones a mantenerse competitivas.
– El software no se olvida de ninguna fecha límite siempre que la información requerida sea ingresada correctamente en el sistema.
– La eficiencia aumenta enormemente, ya que el software funciona sin cansarse y no comete ningún tipo de error.
– Se acelera la finalización del flujo de trabajo asignado a medida que se acelera el tiempo de respuesta.
Además, como el número de trabajadores se reduce después de su implementación, la empresa puede ahorrar dinero en gastos generales. Se podrían asignar trabajadores capaces para resolver problemas más complejos.
Las máquinas no cometen errores. Nunca se atrasan las acciones, a menos que se ordene hacerlo. Esto garantiza un mejor cumplimiento de los estatutos existentes y una pista de auditoría. Hay menos posibilidades que ocurran errores humanos inadvertidos, garantizando así una salida consistente del proceso.
Se asegura que disminuya el costo de completar un proyecto. Además, los trabajadores vinculados a trabajos repetitivos ahora podrán participar en otros proyectos complejos y de alto valor.
Tal división de funciones puede ser beneficiosa en el sector financiero y laboral. Los trabajadores se sienten más valiosos y además tienen una satisfacción más profunda.
Una empresa de transporte tiene como objetivo aumentar su número de choferes, sin aumentar el personal de oficina, buscando incrementar la productividad.
El mayor obstáculo es que todo el trabajo de oficina se hace manualmente. Los choferes recopilan la información de pago de los clientes, realizando además un seguimiento manual de sus propios horarios.
Esa información la entregan a la oficina llamando telefónicamente o por fax, para ser ingresada manualmente en la contabilidad. Este proceso es lento, ineficaz y también proclive a errores humanos.
El flujo del proceso mejoró con su automatización. La compañía adjudicó a los choferes tabletas con un software que:
– Rastrea automáticamente el tiempo en carretera de los choferes.
– Captura fácilmente la información del cliente.
Esta información se envía automáticamente al personal de oficina, sincronizándose así con el sistema contable.
Una empresa desarrolladora de sistemas de información grandes y complejos trabaja con un socio para construir un sistema que facilite las solicitudes de cambio al Directorio de actividades.
El proceso anterior era complicado, porque los datos se pasaban de forma manual a través de varios sistemas diferentes. Aunque el proceso funcionaba bien, en casos particulares cualquier error podía llevar a fallos.
Al centralizarse este proceso con la instalación de un único sistema, la compañía redujo el proceso de aprobaciones, facilitando así su seguimiento y evitando errores causados por no transferirse correctamente la información entre los sistemas.
- Enginess (2016). 3 Examples of Business Process Automation. Tomado de: enginess.io.
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- Mary Shacklett (2015). Business process automation: Where it works, and where it doesn’t. ZDNet. Tomado de: zdnet.com.